關于創新文書檔案管理制度與模式的體會

文/揚州市城市規劃編制研究中心 張室芝

現階段的揚州市城市規劃編制研究中心的檔案管理制度與模式還存在許多不健全的地方，這些檔案管理中的問題在一定程度上阻礙了揚州市城市規劃編制研究中心管理工作的開展，也不能夠將文書檔案在單位管理中的作用充分發揮出來，因此，文書檔案管理制度與模式的創新工作成為單位的重要工作內容之一，通過對文書檔案管理制度與模式的創新促進檔案部門工作的順利開展。

一、樹立正確管理思想

在現階段的我國文書檔案管理中，管理人員的管理思想存在一定的片面性，在之前的很長一段時間中，并不是所有的人都能夠建立自己的文書檔案，檔案建立的權利只有一少部分人能夠享受到，但是，在事實上人們都是平等的，并不會因為職業的不同或者其他的原因而產生不平等，無論你從事的任何職業或者任何行業，都有享受建立檔案的權利，在現階段中，部分沒有建立檔案的工作人員與某些建立了檔案的工作人員在工作中貌似存在某種差異性，因此，在檔案管理工作中，工作人員首先要糾正檔案管理思想，無論從事何種工作的人員都將建立自己的文書檔案。在揚州市城市規劃編制研究中心的檔案管理工作人員一定要樹立正確的檔案管理思想，轉變管理理念，讓工作人員都能夠擁有自己的檔案。

二、完善檔案管理制度

在現階段的檔案管理制度中，基本是檔案跟隨工作人員走，這樣的工作制度存在很多缺陷，現在的經濟發展迅速，行業越來越豐富，就業的流動性加大，如果人員在工作的調動中每一次都要將檔案轉移，就會給人員造成很大的困擾，人員的檔案轉移需要經過多個部門的手續辦理才能夠解決好，在這個過程中需要浪費大量的時間，人事部門和檔案部門的工作量也會隨之加大。我國的疆域面積廣大，城市也相對比較多，如果人事的調動涉及兩個城市，那么檔案的轉移工作就會有更大的難度，對于人力物力來說都是很大的耗費。因此，要完善檔案管理制度，在新的檔案管理制度中，人員的檔案可以存放在某一相關部門，不必要實行檔案跟隨人員走。揚州市城市規劃編制中心的檔案不隨意變動，在遇到員工必要的檔案變動的情況，可以填寫檔案變動申請，將變動申請移送到檔案管理的相關部門，以調動手續代替檔案本身的變動，對于需要了解檔案詳細信息的情況，可以復印檔案復印件，這種方式能夠有效地減少檔案調動情況的出現，減少揚州市城市規劃研究中心的檔案管理工作。

三、建立員工電子檔案

科學技術水平越來越高，人們的生活逐漸發生變化，信息技術在各行各業逐漸被應用。但一些工作部門，還沒有將信息技術應用到檔案的管理中，仍舊使用紙質檔案。紙質檔案在填寫后無法進行修改，并且紙質檔案的保存工作與查找工作也不是很便利。紙質檔案的調動工作更是存在著一定的困難。許多工作人員對于自己的檔案內容都是不清楚的，其中的信息更是無從得知，在人員尋找工作的時候，經常是填寫簡短的簡歷，但是這樣的簡歷并不能將應聘者的信息表達完整，所以，如果能夠將紙質檔案轉化為電子檔案，在應聘中共享檔案，對于促進我國的就業工作會產生一定的積極影響。所以，揚州市城市規劃編制研究中心要逐漸將檔案轉變為電子檔案，這對于檔案管理部門的管理工作也存在一定的便利，能夠減輕管理部門人員的工作量，利于檔案的保存以及查找工作。

四、檔案管理社會化

現階段我國實行的是社會主義市場經濟，這樣的經濟體制對人事的檔案管理產生著一定的影響，在現階段的文書檔案只為單位內部服務，要逐漸轉變為社會化的檔案管理，在此基礎上建立新的檔案管理模式，讓新的檔案管理模式以社會化為特征，讓人員的檔案在不同城市之間的調動更加方便，同時能夠利于檔案的保存和管理工作。文書檔案的管理工作不僅是為企業內部服務的，其服務對象還有國家和社會等，通過采取措施促進檔案管理的社會化，有利于提高檔案的利用價值，在社會化的基礎上采取多種多樣的管理模式，促進檔案管理工作的有效改革和創新。讓人員自身對檔案有一定的知情權，提高檔案的真實性。在揚州市城市規劃編制研究中心的管理工作中，以社會化為目標進行創新工作，借助現代化信息技術手段，讓檔案能夠為整個社會服務，讓研究中心的檔案管理效率有一定程度的提高。

五、結語

文書檔案管理制度與模式的創新工作要以市場經濟的轉變為基礎，結合本單位的發展需求，對原管理制度與模式進行創新，打破原有的管理模式的限制。文書檔案是工作人員的個人信息，具有一定的隱私性，在檔案管理功能工作創新的過程中必須注重對于文書檔案的保密工作，在此基礎上建立公開、透明的文書檔案管理制度與模式。