電子信息技術條件下檔案保密工作的探討

文/吉林省樺甸市檔案局 姜慶紅

眾所周知，隨著電子信息技術的廣泛應用，事業單位紙質檔案保密工作逐漸被摒棄，但是從整體角度分析，在電子信息技術環境下怎樣做好檔案保密工作已經成為關鍵所在，需加以重視，鑒于此，本文從理論角度展開論述，并提出幾點建議與對策。

一、傳統檔案保密工作的特征

其一，對檔案管理人員職業教育比較重視，大多數事業單位在傳統檔案保密崗位招聘時要求檔案管理人員需經過考核后持證上崗，保證所招聘的檔案管理人員具有良好的職業素養。其二，因為傳統檔案載體以紙質檔案為主，甚至有相關人員值守與監控，工作人員進入檔案室需經領導批準，保證檔案實體的安全性。其三，對檔案進行分級管理，在傳統檔案管理中需要根據情況將秘密檔案劃分為多個等級，并且加密程度不同的檔案保密方式、監控保護也有所不同，確保檔案的安全性。

二、電子信息技術對于檔案保密的優勢

從優勢上分析，利用電子信息技術對檔案進行保密是十分重要的，可以更快捷的傳輸與利用。另外，與傳統紙質檔案保密工作對比，利用電子信息技術可以節省存儲空間，尤其是隨著時代的不斷發展，可以實現檔案的信息化處理，實現超大容量檔案信息存儲，應用電子信息還便于檔案管理人員隨時做好調用，打破傳統方式帶來的限制，提高有效性。

三、如何應用電子信息技術做好檔案保密工作

正如上文所言，應用電子信息技術可以積極做好檔案保密工作，在新時期需要重視電子信息技術的作用與價值，多角度地分析與研究，提出相應的解決對策。

（一）在新時期樹立檔案保密意識，主要為社會提供各類資料性參考文件，進一步發揮出電子信息技術的作用與價值。新時期，我們要從本質上出發，遵循相應的理念與原則，積極樹立正確的服務意識，尤其是需要將服務社會作為主要的核心目標和主要的工作要求。

（二）嚴格按照實際發展情況，積極構建完善的電子檔案查詢利用制度。在電子信息技術的發展背景下，電子檔案成為最為主要的載體與模式，不僅改變了傳統紙質載體存在的缺陷，還在一定程度上提高了檔案管理效率，但是因為受到多方面因素的影響，電子檔案安全問題備受關注。為進一步提高電子檔案的安全性，需要結合現狀制定切實有效的電子檔案查詢利用制度，尤其是需要對不同秘級的檔案構建不同的審核程序，同時要密切關注檔案查閱者，從源頭上避免泄密事件的發生。

（三）積極做好內部信息安全管理。就目前而言，對安全管理造成影響的主要因素是計算機病毒，黑客利用計算機病毒侵入各大網站，導致各類問題層出不窮，嚴重制約檔案保密工作的完善性。為改善這一現象需要做好三點：一是拒絕盜版軟件，檔案管理人員在選擇管理軟件的時候需要選擇安全性高的正版軟件，避免因貪圖小便宜而使用盜版軟件，給計算機病毒提供可乘之機。二是要對軟盤加以分析與留意，在密碼檔案保護中軟盤也是十分重要的組成部分，要做好嚴格的控制與管理，避免無關人員隨意接觸。三是在瀏覽網頁的時候不可隨意下載無安全保障的文件，遠離病毒的侵害。還有留意電子郵件，陌生電子郵件切不可隨意打開。對于這一系列的安全問題，筆者認為要想從根源上加以防范和改進，要正確選擇最有效的防毒軟件，并且要經過層層測試，做好備份工作，如果發生失泄現象將損失巨大。

四、結語

綜上所述，在電子信息技術的發展背景下，做好檔案保密工作是十分重要的，需要從根源上分析與研究，尤其要充分發揮電子信息技術的作用與價值，并運用到檔案管理工作中。當然，現階段受到諸多因素的影響，保密檔案管理中存在諸多的缺陷，需要將電子信息技術應用其中，提出可行性建議，保證其相對安全性，樹立正確的意識，構建完善的規章制度，只有真正做到這些，才能從本質上做好檔案保密工作，增強檔案管理工作的創新性與可行性。