工程檔案在重大工程項目安全管理中的作用

文/浙江省嘉興市嘉城建設(shè)發(fā)展有限公司 沈于蘭

相關(guān)人員要將工程檔案作為重要的業(yè)務(wù)交流依據(jù)，能夠通過檔案資料分析得到有用的結(jié)果。我們必須要發(fā)揮出工程檔案的最大作用，做好項目管理工作，保護好工程項目的數(shù)據(jù)和有效文字。在進行工程檔案管理工作過程中要堅持一定的原則，最終保證資料的完整性。另外我們一定要保證文件資料與工程建設(shè)項目的同步性，保證工程驗收。做好工程檔案管理工作可以為日后的工作交涉、項目管理提供重要的依據(jù)。

一、工程檔案在重大工程項目安全管理的重要性

做好工程檔案管理工作是完善建設(shè)信息、保證工程質(zhì)量的前提和基礎(chǔ)。工程單位進行數(shù)據(jù)收集，再將這些有用的數(shù)據(jù)進行整合，形成一個工程檔案庫，這可以給我們的工程提供重要參考。例如，我們可以通過查看工程檔案了解工程狀況，如若發(fā)現(xiàn)相關(guān)問題雙方之間可以第一時間調(diào)查檔案進行工作交流，避免態(tài)勢的蔓延。另外當發(fā)現(xiàn)工程現(xiàn)實施工和文件記錄有出入時我們可以將其作為書面證據(jù)。工程項目管理需要進行交接工作，有了工程檔案可以有效提高工程交接效率，通過業(yè)務(wù)交流保證項目的順利實施。監(jiān)管部門通過工程檔案可以有效監(jiān)管工程單位，避免出現(xiàn)安全問題。工程開展時間較長，做好工程檔案工作可以記錄工程施工的全過程，保證數(shù)據(jù)的完整性，這些資料作為一個歷史記憶出現(xiàn)，可以為后續(xù)工作提供諸多的便利。

二、現(xiàn)今工程檔案管理工作的不足

工程建設(shè)者缺乏正確認識，不重視檔案管理工作，沒有設(shè)置一個科學(xué)合理的體系進行管理。工程檔案較多，但是由于沒有及時進行收集，又因為沒有專門的人負責管理導(dǎo)致工程檔案資料遺失，給后續(xù)工作帶來了諸多的困難。各大部門之間缺少溝通交流，現(xiàn)有檔案管理工作具有一定的弊端，難以保證工程安全管理質(zhì)量，難以實現(xiàn)工程檔案管理的標準化。另外在現(xiàn)實工作中缺乏檔案收集渠道，工程本身具有一定的復(fù)雜性，容易出現(xiàn)工作失誤。

三、如何做好工程檔案管理工作

（一）設(shè)置專項人員進行管理。相關(guān)部門要提高工程檔案管理工作的重視程度，設(shè)置專門的人員進行檔案管理工作，保證該項工作的規(guī)范性。管理人員可以向社會和公司內(nèi)部招收專業(yè)人才，保證人才的先進性。另外還要提高專項人員的工作待遇，形成金錢激勵，有效激發(fā)檔案管理工作人員的工作積極性。沒有規(guī)矩不成方圓，管理者要制定專門的檔案管理工作體系，制定嚴格的管理標準，保證標準的科學(xué)性和合理性，從而促使工作人員嚴格要求自我，最終保證工程檔案管理工作的質(zhì)量。檔案專項管理人員要提高自我認知，端正工作態(tài)度，按照標準嚴格規(guī)范自我，提高自身工作警惕，做好檔案的歸檔工作，認真細致的檢查文件，避免出現(xiàn)人為失誤。為了保證檔案管理人員具有較高的素質(zhì)，項目管理者要定期組織培訓(xùn)，為其提供學(xué)習(xí)的機會。在培訓(xùn)過程中教給從事檔案管理工作的員工一些具體技術(shù)，為其講解工作流程，另外還要向他們灌輸科學(xué)檔案記錄知識，最終保證工程檔案管理的有效性。

（二）以科學(xué)技術(shù)為前提，保證檔案管理工作的有序化。現(xiàn)今社會不斷發(fā)展進步，信息技術(shù)的出現(xiàn)給檔案管理工作帶來了新的管理機遇，具有一定的優(yōu)越性。由于紙質(zhì)文件保存難度較大，管理人員要設(shè)置專項資金引進新技術(shù)，從而設(shè)計出工程檔案管理信息系統(tǒng)，借助相關(guān)技術(shù)保證檔案管理的數(shù)字化、智能化，要求管理人員學(xué)習(xí)相關(guān)技術(shù)，懂得運用技術(shù)進行檔案分類和編目，保證檔案管理工作的有序化。

四、如何做好檔案收集工作

首先我們可以進行追蹤收集。這種方法適用周期較短的工程。檔案人員可以在工程施工期間采用現(xiàn)場詢問和自身觀察的方式具體掌握工程進程，運用自己的專業(yè)知識記錄工程信息，從而快速地完成資料收集。另外我們還可以采用分階段收集法，這種方式主要適用于工程建設(shè)周期較長的情況。要求檔案管理人員要與建筑施工部門保持長久的聯(lián)系，彼此之間進行溝通交流，可以將工程的進展進行整體掌握。

五、工程檔案信息的開發(fā)和利用

我們要做好工程檔案信息的開發(fā)利用工作，發(fā)揮檔案信息的最大作用。做好檔案收集工作，經(jīng)過一段時間內(nèi)工程檔案積累較為豐富，可以為相關(guān)人員提供理論依據(jù)，幫助其進行業(yè)務(wù)交流，拓展檔案信息的深度。我們收集檔案信息的一個重要目的是為項目建設(shè)工作者提供資源，供其參考，只有這樣才能最終發(fā)揮檔案信息的價值。

六、結(jié)語

工程檔案管理能夠為建設(shè)者提供重要依據(jù)，通過分析數(shù)據(jù)進行業(yè)務(wù)交流。現(xiàn)今工程檔案管理還存在一些不足，我們必須要提高自身意識，有針對性地開展各項工作。首先我們要保證檔案管理工作隊伍的先進性，其次要形成科學(xué)合理的管理制度，最后要以科學(xué)技術(shù)為前提，保證檔案管理的智能化、信息化，通過此上各種方式為工程建設(shè)事業(yè)助力。