略談高校檔案管理中信息資源共享模式的構建途徑

文/山西師范大學臨汾學院 吳建平

高校檔案管理包括多種信息內容，包括師生的個人信息情況，同時也包括研究成果、社會實踐信息等，有大量的視頻、圖片、文字資料等需要通過對應的方式予以保存與運用，以此來發揮檔案管理的價值。作為檔案管理工作而言，展開信息資源共享模式是促使檔案管理價值更高的有效對策。在具體的運用中，需要有效地把控信息資源共享的安全性、便捷性、有效性，其有助于工作水平的提升。

一、高校檔案管理中信息資源共享的基本概念

高校信息資源管理包括校園各有關部門、不同層次信息資源的整合運用管理，尤其是隨著信息化的不斷發展，網絡技術的不斷完善升級，讓信息資源共享得到更好的基礎條件。信息資源共享需要依賴信息資源、用戶與信息傳播結構等，在此基礎之上可以進行信息資源共建與共享，其中共享是為了達到這個資源系統的關鍵部分。信息資源管理有關理論本身是在文檔管理操作基礎之上生發而來，而后通過信息資源管理有關專家做逐步的研究而不斷創新與完善。

二、高校檔案管理中信息資源共享模式的構建途徑

（一）提升重視程度，完善頂層設計。高校檔案管理作為信息資源共享模式的展開，需要具備完善的規劃，保證有充分的意識層面的成熟與技術的完備，避免在實際建設工作中受到技術開發層面的局限。在具體的工作上，高校之間存在一定獨立性操作氛圍，各高校各自為政，因此對于工作開展的計劃、協調與具體管理都需要符合實際情況所需。有關主管部門需要做好科學專業的信息資源共享建設，保持各項工作協調。在工作開展上需要從上而下推行，因此要做好頂層設計，才能保證后續推行工作的有效性。要讓各方面對該工作重視，由此調動各方面對此工作的支持。在當下各院校多集中在自身組織的微觀具象層面，需要突破視野的局限性，積極的看到網絡級中觀層面與國家宏觀層面的重要價值。由這三個層面來構建高效檔案信息資源共享建設工作。

（二）注重檔案管理上的投入。要構建好高效檔案管理信息資源共享模式，需要積極地投入有關人力、物力、財力等，順利開展工作。要促進檔案管理的現代化、信息化，符合時代發展的步伐，需要提供良好的數字檔案管理條件，為數字化校園、智慧校園的建設提供基礎環境。要注重對該工作開展的人才培養支持，經費投入，物資的完善，讓軟硬件條件都符合實際工作所需，減少工作阻力。要優化各項基礎設施建設，及時配置先進的設備，做好軟硬件的更新。要提升檔案管理有關經費水平，由此才能更好地促使工作開展。

（三）注重人才培養。高校檔案管理中開展信息資源共享模式，無論是構建過程、日常維護都需要人才的支持。要積極建立自身的專業工作團隊，做好信息化管理的優化。人員可以通過對外招聘專業對口人才，也可以發展校內專業人才，務必保證人才的專業對口。對于已有的檔案管理工作人員，需要和新人員一起做好培訓管理，讓工作能力保持與時俱進，避免能力的退化或者陳舊。尤其是新時代技術更新換代迅速，環境變化快，在信息資源共享模式構建中需要充分匹配實際的社會環境與技術條件，工作人員自身的知識體系與能力水平都需要與時代保持同步，這樣才能有效地構建更高的工作水平。培訓要結合考核制度、激勵制度聯合進行，有效地提升工作人員自我提升的積極性。

（四）注重信息中心與共享系統的建設。要注重專業的信息中心與共享系統建設，系統本身有助于信息的錄入、整理、查詢、分享運用等，有效發揮檔案信息資源的價值，提升工作效率。具體的系統設置中，需要完善安全管理，做好權限設置。日常做好安全運行的監管，及時消除系統隱患。要促使各高校之間的資源整合運用，避免形成信息孤島，讓信息在合理的范圍內進行資源整合運用，開通部分信息資源權限來方便各校之間的共享運用。對于各校自身不便公開的內部私密信息則做好各自信息的管理，并不代表所有信息資源的全面開放，可以依據實際情況做好每個信息類別的權限開通。

三、結語

高校檔案管理中實現信息資源共享模式需要一個過程，任何工作開展都不是一蹴而就，需要協調各方面資源，保證工作開展的有效性。要爭取各方面的政策支持，資源投入，讓構建工作能夠有更好的軟硬條件支撐，由此提升工作開展的水準。