基于互聯(lián)網(wǎng)的圖書館檔案信息化管理

文/北京服裝學(xué)院 李瑋

檔案是圖書館的發(fā)展史，見證圖書館的成長歷程。檔案管理工作在圖書館工作中占有重要地位，關(guān)系著圖書館未來發(fā)展趨勢。隨著信息化時代的到來，傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)不能滿足圖書館發(fā)展需求，檔案信息化管理應(yīng)運而生。檔案信息化管理是一種新型管理形式，通過信息化設(shè)備管理檔案信息，利用互聯(lián)網(wǎng)傳遞檔案信息，有利于提高圖書館檔案管理水平。因此，研究基于互聯(lián)網(wǎng)的圖書館檔案信息化管理具有重要的現(xiàn)實意義。

一、圖書館檔案信息化管理中存在的問題

（一）電子檔案和紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化、區(qū)分問題。在信息化時代，計算機應(yīng)用范圍逐漸擴大，在圖書館檔案管理工作中發(fā)揮出重要作用。圖書館檔案信息化管理面臨的首要問題，是電子檔案和紙質(zhì)檔案的轉(zhuǎn)化、區(qū)分問題。紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，需要花費大量的時間來整理材料，而許多圖書管理人員不重視轉(zhuǎn)化問題，阻礙圖書館信息化發(fā)展進(jìn)程。雖然電子檔案具有多種優(yōu)勢，但是檔案信息化管理需要長時間發(fā)展，所以現(xiàn)階段電子檔案還不能完全替代紙質(zhì)檔案。另外，紙質(zhì)檔案中有許多珍貴手稿，其價值遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于電子檔案，如果這些有價值的紙質(zhì)檔案被丟棄，會給圖書館造成巨大損失。

（二）信息化建設(shè)不完善問題。檔案信息化管理需要完善的信息化建設(shè)來保證質(zhì)量。在現(xiàn)實生活中，許多圖書館都存在信息化建設(shè)不完善問題，主要表現(xiàn)在兩個方面：第一，設(shè)施不完善。檔案信息化管理，通過信息化設(shè)備來完成檔案管理工作，而有些圖書館沒有購買高質(zhì)量設(shè)備，不舍得投入大量資金，影響檔案管理人員正常工作，制約圖書館檔案管理信息化建設(shè)。第二，制度不完善。檔案信息化管理通過管理制度來規(guī)范檔案管理人員行為。一些學(xué)校雖然開始進(jìn)行信息化管理，但沒有建立信息化制度，無法發(fā)揮出信息化管理的作用。

（三）檔案管理人員技術(shù)問題。檔案信息化管理需要高技術(shù)水平檔案管理人員。從目前情況來看，許多圖書館的檔案管理人員沒有較高的技術(shù)水平，難以完成檔案信息化管理工作，主要由兩個原因造成：第一，部分圖書館檔案管理人員仍受固化思維限制，缺乏檔案信息化管理意識，技術(shù)水平達(dá)不到信息化管理要求。第二，圖書館培訓(xùn)過少，內(nèi)容不夠豐富，無法提高檔案管理人員技術(shù)水平，浪費過多教育資源，延誤信息化管理進(jìn)程，

二、圖書館檔案信息化管理策略

（一）信息管理和傳統(tǒng)管理相結(jié)合。在檔案信息化管理初期，檔案管理人員應(yīng)將信息管理和傳統(tǒng)管理相結(jié)合，讓電子檔案和紙質(zhì)檔案并存，逐步完成檔案整理、轉(zhuǎn)化工作。首先，檔案管理人員應(yīng)做好分類工作，將紙質(zhì)檔案分類匯總，按類別轉(zhuǎn)化為電子檔案，方便后續(xù)使用。對于一些珍貴手稿，在掃描成電子檔案的同時，需要細(xì)心保管，避免損失高價值檔案。其次，檔案管理人員應(yīng)重視更新工作，定期更新電子檔案，保證電子檔案的實效性和適用性。同時將過去的紙質(zhì)檔案封存好，以便后期利用紙質(zhì)檔案對比，避免檔案信息不一致的情況出現(xiàn)。最后，檔案管理人員應(yīng)做好分析工作，分析電子檔案和紙質(zhì)檔案中的價值信息，找出圖書館發(fā)展方向，為圖書館信息化發(fā)展作出貢獻(xiàn)。

（二）加強信息化建設(shè)。圖書館應(yīng)加強信息化建設(shè)，注重檔案信息化管理，為檔案管理人員構(gòu)建良好的工作環(huán)境。第一，增加資金投入。圖書館領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)意識到信息設(shè)備對信息化管理質(zhì)量的影響，加大財力投入，購買高質(zhì)量硬件設(shè)備，加快檔案管理人員的工作速度。根據(jù)檔案管理人員的需求，更新老化設(shè)備，并定期維護(hù)新設(shè)備，延長設(shè)備使用周期，提高設(shè)備使用率，保證檔案信息化管理質(zhì)量。第二，建立管理制度。圖書館領(lǐng)導(dǎo)需要構(gòu)建一套完整的管理制度，提高檔案管理人員安全意識，規(guī)范檔案管理人員工作行為，讓檔案管理人員做好本職工作，促進(jìn)圖書館現(xiàn)代化發(fā)展。

（三）組建高水平檔案管理隊伍。圖書館應(yīng)組建一支高水平檔案管理隊伍，提升檔案信息化管理水平。第一，引進(jìn)技術(shù)人才。圖書館在招聘時，需要著重注意應(yīng)聘者的技術(shù)水平，通過技術(shù)考核檢測應(yīng)聘者，挑選出符合信息化管理要求的應(yīng)聘者。對于有豐富檔案信息化管理經(jīng)驗的應(yīng)聘者，圖書館應(yīng)優(yōu)先招收。第二，增加技術(shù)培訓(xùn)。圖書館應(yīng)重視技術(shù)培訓(xùn)，利用技術(shù)培訓(xùn)提高檔案管理人員的技術(shù)水平，同時通過考核檢測培訓(xùn)成果，針對檔案管理人員的弱項能力，制定培訓(xùn)計劃。根據(jù)培訓(xùn)內(nèi)容開展實踐活動，讓檔案管理人員運用技術(shù)，提高技術(shù)熟練度。

三、結(jié)語

基于互聯(lián)網(wǎng)的圖書館檔案信息化管理，以信息技術(shù)為核心，以信息設(shè)備為主要工具，能實現(xiàn)信息化管理目標(biāo)。檔案管理人員應(yīng)將信息管理和傳統(tǒng)管理相結(jié)合，逐步推進(jìn)圖書館信息化發(fā)展。圖書館應(yīng)加強信息建設(shè)，組建高水平檔案管理隊伍，促使檔案管理人員快速完成工作，讓圖書館適應(yīng)時代發(fā)展潮流，促進(jìn)圖書館現(xiàn)代化發(fā)展。