探究信息化背景下如何加強數字檔案管理

韓雨珂

摘要：隨著時代的發展，信息化技術已經深深地融入到了民眾工作生活的每一個細節中，帶來了極大的便利。在檔案管理工作中，僅僅依靠傳統的檔案管理方式已經不能夠滿足社會發展的需求。因此就應當結合信息化技術來做好數字檔案管理工作，不斷的提高檔案管理的服務水平。本文將對數字檔案管理的一些特征進行說明，并且對其中存在的一些問題進行分析，最終提出一些建議。

關鍵詞：信息化 檔案管理 數字

如今數字檔案管理已經成為了檔案管理事業發展的必然趨勢。這種管理模式將檔案信息按照二進制數據保存起來，這樣就能夠通過體積較小的存儲介質保存海量檔案數據，并且能夠借助互聯網進行相應的檔案信息傳輸。這樣不僅能夠給檔案管理工作者帶來便利，還能夠提高民眾查閱檔案時的效率。但是當前在數字檔案管理中還存在技術以及安全性等方面的限制，這都極大的限制了數字檔案管理工作的發展。

一、數字檔案的特點

一般在傳統的檔案管理中，都是使用紙質檔案的形式進行存儲和查閱。在紙質檔案的管理過程中，對檔案室的環境要求比較嚴格，一旦出現潮濕的情況，很多紙質檔案就會發霉，最終出現腐爛的現象，造成檔案信息丟失。但是數字檔案是以數據形式進行存儲，僅僅通過一塊體積狹小的硬盤，既能夠保存幾百G甚至幾個T的數據容量，這都遠遠超過了一間標準化檔案室能夠存儲的檔案信息，極大的降低檔案管理成本。并且使用數字檔案形式進行數據存儲，不需要進行過多的后期管理，即便是設備突然斷電或者是一些網絡攻擊，現在也已經能夠有比較成熟的技術進行防范，不至于出現數據丟失的情況。

使用數字檔案管理能夠在用戶進行信息查詢、借閱以及歸還等方面帶來優勢。這些過程都不需要再通過服務人員提供業務服務。而是直接可以通過自助操作終端進行操作。還可以將互聯網結合多個檔案室進行互聯，所有信息資源實現互通，能夠提供給用戶的檔案信息資源更加齊全。用戶可以使用手機、電腦等上網終端進行信息查閱。節省大量的時間。實現資源共享。

二、數字檔案管理存在的問題

盡管使用數字檔案管理能夠帶來眾多優勢，但是也還存在一些缺陷。首先就體現在安全性方面。因為檔案信息存儲的介質往往受到磁場這類物理介質的干擾。如果干擾過于嚴重，就會導致數據丟失，并且形成永久性危害。此外，數字檔案和互聯網緊密貼合在一起，互聯網本身就具有一些不安全因素，因此接入互聯網的數字檔案管理可能會存在被黑客攻擊的危險。此外，還需要在數字檔案使用過程中對可能出現的人為危害進行預防，一旦造成危害，帶來的損失是不可估量的。一般來說人為因素都可以分為兩種，其一就是來自于不法分子的網絡工具，往往主要針對的檔案資源都是具有重要價值的，一旦出現這種違法行為，所造成的后果比較嚴重，并且會造成不好的社會影響。第二類就是由于檔案管理工作人員操作失誤造成的，有時候工作人員因為對業務不熟練，就有可能導致數字檔案被誤刪。第二種人為因素比較好控制，只需要加大對管理人員的業務培訓力度，完善工作流程就能夠解決這些問題。

三、信息技術在數字檔案管理中的改進

（一）加強硬件設施的管理

在數字檔案管理中。最基本的就是應當做好硬件設施支持，否者就無法發揮出數字檔案管理的優勢。要避免因為數字檔案管理設備在運行中出現不穩定的情況，這樣就極有可能造成檔案信息丟失或者是損壞。首先就應當加大資金投入，要采購性能可靠，穩定性高的設備，并且還要對整個數字檔案管理系統進行檢查，查看是否存在安全隱患。對于非常珍貴的檔案信息，應當要做好備份工作，防范可能出現的危險。當前區塊鏈技術能夠以去中心化的特征更好的保障數據安全，因此在數字檔案管理中也可以相應的引進該技術。

（二）建立完善的管理制度

要保障數字檔案管理工作的順利進行。就必須制定完善的管理制度。要通過制度來對每一個工作細節進行約束。構建高效率的工作模式。可以規定數字檔案管理人員在實際操作中的工作流程，保障網絡安全。為了提高數字檔案信息的安全性，還可以使用安全可靠的殺毒軟件進行定期清理數據庫，對可能存在的計算機病毒及時清理，避免造成更加嚴重的后果。此外，國家也應當給與一定的政策支持，加強對計算機攻擊行為的打擊力度，為數字檔案管理工作提供必要的技術支持。數字檔案管理人員應當要重視工作中的每一個細節，當出現數據存儲方面的問題時。應當及時尋求技術人員的幫助，盡量避免出現數據損害的情況。

（三）滿足用戶的多元化需求

數字檔案管理人員應當明確其工作是為了更好的服務民眾，在當今社會發展趨勢下，數字檔案管理工作更加應該具備滿足用戶多元化需求的特征。相關工作人員應當不斷在工作中學習，掌握了解數據庫開發方面的先進知識，不斷按照用戶的需求去對數字檔案數據庫的功能進行完善。提供更加人性化的服務。對于檔案管理人員。應當要熟練掌握數字檔案管理設備的操作方法，對信息技術進行學習，提高數據安全意識，要能夠具備優良的數據處理能力。對數字檔案管理平臺進行全面分析。此外。還需要能夠和用戶之間建立良好的溝通渠道。了解用戶的真實需求，不斷改進工作中不完善的地方，更好的提高數字檔案管理工作的水平。

四、結語

隨著時代的發展，數字檔案會逐漸取代傳統檔案，贏得社會大眾的青睞。數字檔案能夠提高檔案管理效率，減小成本支出，使得檔案信息查閱過程更加便捷。但是目前由于種種原因的限制，在數字檔案管理方面還存在一定的限制作用，因此就應當加大對這方面的研究力度，更好的促進數字檔案管理事業的發展。