電子校務(wù)推動高校檔案管理創(chuàng)新的思考

文/齊齊哈爾大學(xué) 李琦

電子校務(wù)是電子政務(wù)的一種具體應(yīng)用，它主要通過網(wǎng)絡(luò)平臺將高校的各種教學(xué)事物以及各種教學(xué)資源進行整合，能夠有效對學(xué)校各種資源進行配置，能夠有效提升教學(xué)管理的質(zhì)量，在一定程度上有利于學(xué)生的學(xué)習(xí)、有利于教師的教學(xué)。同時電子校務(wù)也是高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)中的一個重要手段，能夠使學(xué)生和教師及時關(guān)注到各種教學(xué)信息以及就業(yè)信息，有利于學(xué)生的創(chuàng)業(yè)和就業(yè)。

一、電子校務(wù)背景下檔案管理存在的問題

我國的高校檔案管理在逐漸改革，電子校務(wù)的發(fā)展已經(jīng)取得了不錯的成果，但是在這樣的情況下，檔案管理還存在著很多的問題，將這些問題進行全面的認識才有利于高校檔案管理的創(chuàng)新，具體表現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）檔案管理的信息沒有得到充分的共享。就目前高校的現(xiàn)狀而言，高校隨著國家經(jīng)濟實力的提高逐漸擴大招生，使得高校的規(guī)模不斷變大，在這樣的發(fā)展形勢下，高校的檔案管理變得更加重要，學(xué)生數(shù)量的增多使得對檔案資源信息的需求也越來越高，而高校檔案管理的信息并沒有被充分共享，這樣就使得高校電子校務(wù)檔案管理沒能充分發(fā)揮它應(yīng)有的優(yōu)勢，阻礙了高校檔案管理的發(fā)展。

（二）檔案管理信息化沒有跟上電子校務(wù)發(fā)展的節(jié)奏。當(dāng)下，高校想充分發(fā)揮電子校務(wù)的功能，更好地實現(xiàn)電子校務(wù)的發(fā)展、實現(xiàn)校務(wù)信息的公開，但是檔案管理的水平還跟不上電子校務(wù)的發(fā)展需要，這就嚴重制約了高校電子校務(wù)的發(fā)展以及檔案管理的發(fā)展。

（三）檔案管理還存在很大的安全問題。高校電子校務(wù)的發(fā)展在很大程度上促進了檔案管理中信息資源的共享，也有效提升了檔案管理的工作效率。但是在這個過程中，檔案管理存在著很大的安全問題，導(dǎo)致一些機密檔案出現(xiàn)泄露的情況，可能會為高校帶來無法估量的嚴重后果。

二、高校檔案管理創(chuàng)新的思路

針對以上敘述到的檔案管理的問題，本文對檔案管理的創(chuàng)新思路進行淺顯的探討。

（一）加強檔案管理中信息資源的共享。高校的檔案管理系統(tǒng)并不僅僅是一個大系統(tǒng)，它是由很多個子系統(tǒng)組成的，它的數(shù)據(jù)是由很多的、不同類別的數(shù)據(jù)構(gòu)成的，所以要想更好地實現(xiàn)高校的檔案管理，就必須加強各個子系統(tǒng)或者各個職能部門之間的信息資源共享，實現(xiàn)各個部門之間的相互溝通，最重要的一點就是實現(xiàn)電子校務(wù)與檔案管理的有效銜接，他們之間不能出現(xiàn)紕漏。而要想實現(xiàn)信息資源的共享，就必須要制定一套完整的信息共享的方案和措施，這樣才能有效保證信息資源共享有目標(biāo)和方向。

（二）加快檔案管理信息化建設(shè)的步伐。檔案管理信息化沒有跟上電子校務(wù)發(fā)展的節(jié)奏，嚴重制約了高校電子校務(wù)以及檔案管理的發(fā)展，所以要實現(xiàn)高校檔案管理的創(chuàng)新就必須加快檔案管理信息化的建設(shè)步伐，這樣才能充分保證檔案管理的數(shù)字化和信息化發(fā)展，而要實現(xiàn)檔案管理的信息化，就必須要對檔案管理的資源進行豐富和收集，這樣有利于檔案管理結(jié)構(gòu)的深化。

（三）要充分保證檔案管理的安全。在高校檔案管理創(chuàng)新和發(fā)展的過程中，必須要保證檔案管理的安全，這里指的是那些不適合公開的資源的安全性，適合公開和共享的資源還是應(yīng)該更好地共享，但是對于這種私密文件或資料應(yīng)該對其進行安全防護，保證其不被泄露和被偷取。而檔案管理的安全性要從兩個方面進行保障：首先，要從技術(shù)方面進行保障，將檔案管理中的技術(shù)不利因素進行針對性解決。一般黑客竊取資料都是從技術(shù)層面中的漏洞作為突破口，那么檔案管理中應(yīng)該將在技術(shù)層面實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)的完善，盡量不留下漏洞，不給黑客可乘之機。其次，要構(gòu)建嚴格的檔案管理制度，避免工作人員不小心將資料泄露出去，或者資料被工作人員順走。加強管理制度過后，就能夠在很大程度上避免檔案資料的泄露和遺失。

（四）在檔案管理的前后進行管理。高校的檔案一般有三個環(huán)節(jié)，分別是檔案的形成、檔案的保存和分類、檔案的銷毀。在這里，除了在檔案的管理過程之外，還可以在檔案的形成和檔案的銷毀兩個過程中實現(xiàn)對檔案的管理。首先，在檔案形成前，檔案管理部門可以從高校的各個部門調(diào)集材料，直接生成一手的、可靠的、真實的、完成的檔案資料，保證檔案管理過程中資料的準(zhǔn)確性。其次，在檔案的銷毀過程中，檔案管理人員要親自監(jiān)督每一個環(huán)節(jié)，不能漏掉一絲一毫，以防出現(xiàn)檔案資料被掉包、被偷換、被竊取的現(xiàn)象發(fā)生，保證對每一份檔案資料的去向清楚。

三、結(jié)束語

隨著高校的教學(xué)規(guī)模逐漸變大，高校的師生數(shù)量在一定程度上都得到了增加，這對高校的檔案管理提出了更高的要求，電子校務(wù)能夠有效幫助高校進行檔案管理，但同時在電子校務(wù)的背景下，檔案管理還存在許多問題，本文對電子校務(wù)下高校檔案管理的創(chuàng)新進行了思考。