淺析網絡環境下人事檔案的數字化管理

文/黑龍江省傳染病防治院 張鐵成

在人事檔案數字化管理工作中，涉及較多種新型技術，這也使人事檔案數字化管理具有較強的技術性特點，因此在實際工作中加大對這些先進的普及和研發，全面提高技術的發展水平，為人事檔案數字化管理進程的推動提供重要的技術支撐。

一、建立健全人事檔案數字化管理制度

在當前網絡環境下，傳統的人事檔案管理制度已無法與當前社會的發展需求相適應。在這種情況下，需要以傳統的人事檔案管理制度為基礎，并與當前網絡環境下檔案管理工作相結合，建立健全人事檔案數字化管理制度。作為單位領導，需要對人事檔案數字化管理的重要性有一個深入的認識，并在實際工作中加強人事檔案數字化建設，基于自身的實際情況來進一步完善人事檔案管理體制，全面提高人事檔案數字化管理的水平，確保員工人事檔案信息的真實性和可靠性。

二、轉變人事檔案管理的方式

一直以來，由于人事檔案管理工作中，檔案內容并不進行聯網更新，這就導致部分人員利用這個漏洞來更改檔案，影響檔案信息的真實性。因此在當前網絡環境下，需要加快對人事檔案管理方式的轉變，利用信息化技術來對人事檔案進行管理，進一步提高檔案管理人員的甄別能力，以此來保護人事檔案信息的安全，確保人事檔案信息的真實性和可靠性。在實際工作中可以通過創建電子人事檔案管理模式，通過對紙質檔案進行數字化處理，以此推動人事檔案在各部門之間的有效共享。在電子人事檔案中，通過對員工個人信息進行匯總，并提高信息存儲、更新和檢索的水平，為人事檔案數字化管理工作奠定良好的基礎。

三、提高對人事檔案信息資源的整合力度

在現代社會發展過程中，人力資源發揮著越來越重要的作用，對于人力資源的開發和應用也成為人事管理部門最為重要的一項工作。人事檔案在人力資源管理工作中發揮著越來越重要的作用，因此在當前人事檔案開發利用過程中，需要加大對人事檔案信息資源的整合力度。

作為人事部門，需要積極為其他部門提供工作人員的信息數據，這樣各部門根據每個員工的實際專業能力來合理安排工作崗位，使員工積極參與到各項工作中，實現人盡其能，為單位的發展作出更大的貢獻。同時人事檔案管理部門還要努力提高自身的服務意識，對自己的服務職責有一個清楚的認知，并在實際工作中端正自己的態度，從而更好地為其他部門提供人事信息服務。另外，人事檔案管理部門還要加快推動人事檔案信息化建設，構建人事檔案信息管理系統，實現人事檔案信息資源的整合和共享，全面提高人事檔案信息資源的利用效率。

四、建立符合實際情況的人事檔案數據庫

當前的人事檔案數據庫建立過程中，需要針對單位自身的規模為依據，通過實現數據的信息化，通過建立檔案數據庫，并將人事信息導入計算機系統中，使電子檔案與紙質檔案一一對應。檔案信息訪問的具體界面以前臺操作系統和后臺操作系統為主。前臺操作系統有效提高了人事檔案信息檢索和查詢的效率，后臺操作系統有利于工作人員進一步完善和更新人事資料，實現人事檔案信息的收集和存儲。人事檔案數據庫的建立作為人事檔案數字化管理的硬件基礎，可以為人事檔案管理部門的管理工作提供更多的便利，有效提高了人事檔案數字化管理的效率。

五、提升人事檔案管理人員素質

人事檔案管理人員的整體水平直接影響到人事檔案管理的質量。當前人事檔案數字化管理工作中普遍存在專業人員缺乏的問題。人事檔案數字化管理工作中，需要不斷完善人事檔案信息管理系統，確保系統的安全。因此要不斷提升人事檔案管理部門人事檔案管理隊伍的整體素質，使其掌握計算機軟件知識，提高人事檔案管理人員信息化技能水平，以此來促進軟件系統的開發，保證人事檔案管理系統安全、穩定運行。人事檔案數字化管理工作是一項較為系統的工作，對于高素質管理人才及計算機專業技術人才的需求量較大，因此要打造一支綜合性的專業化人事檔案管理隊伍，以此來提高人事檔案數字化建設能力，確保人事檔案信息的安全。

六、結束語

在當前網絡環境下，人事檔案在各單位發揮著重要的作用，因此通過構建人事檔案數據庫，轉變人事檔案管理方式，構建人事檔案信息化管理系統，不斷對人事檔案信息進行完善，確保人事檔案信息的真實性和可靠性，可以更好地發揮出人事檔案的重要作用，為單位人事管理工作提供重要的支撐。