檔案管理在衛生院管理中的作用研究

文/山東省菏澤市鄆城縣黃集鄉衛生院 楊玉潔

檔案無時無刻不存在于人類社會，它是對人類醫療、科研、教育等領域活動的總結。隨著科學技術的發展，檔案管理的類型從傳統的紙質發展成為現代的電子版，這也為檔案管理工作提出了巨大的挑戰，想要使檔案在衛生院管理中發揮更大的作用，工作人員就應當加強對檔案管理的分析與研究。

一、衛生院檔案管理的作用分析

（一）保存作用。檔案是一種重要信息的記錄與收藏方式，是人類智慧與文明的延續。衛生院收藏的檔案可以反映出該區域的疫病發生情況，研究與救治的過程，以及國家頒布的相關政策等，工作人員可以從檔案中找到一定的發展規律，并大膽推測衛生院未來發展的道路,對于衛生院未來的發展起到十分重要的作用。

（二）利用作用。俗話說得好，“以史為鑒，可以知興替”，衛生院的檔案是衛生院工作的重要組成部分，是其長期發展過程中所積累下來的珍貴信息資源。衛生院想要不斷提高自身的工作效率與服務質量，就應當加大對檔案管理的重視力度，設立專門的檔案監督與管理部門，做好檔案評估與檢查等工作，確保信息的真實與有效性，以實現對檔案的動態化管理。

（三）歷史研究作用。檔案管理不僅僅是衛生院工作的組成部分，更是一門獨立的學科。檔案管理包括整理、借閱、收藏、分類等方面，涉及到的內容繁多。負責檔案管理的人員不僅要具備系統的專業知識，還需要對衛生院的發展歷程進行詳細的了解，并對檔案進行細致的分類與管理。檔案中記載著大量與臨床教學有關的內容，還包括科研計劃與教研手段等，它對衛生院工作帶來的影響是不容忽視的。管理人員需要結合不同時代的法律文獻與相關政策，對當時的檔案內容進行考證，確保檔案內容的完整性。

（四）證據作用。病例也是檔案管理的一部分，當發生醫患糾紛時，病例就可作為一種憑證，由此可見，檔案還具有一定的證據作用。隨著科學技術發展，電子病例在我國得到了廣泛的使用，為了確保診斷過程的準確無誤，病例中不僅包括醫療活動的記錄內容，更包含一些法律層面的信息，這也使得病例成為了司法鑒定與判決中的重要憑證。衛生院的檔案雖然無法為醫療糾紛的判定提供合理依據，但卻能夠為相關法律的制定提供借鑒，滿足國家衛生事業發展的實際需要。

（五）傳承作用。年代越久遠的檔案，越具有考證與研究的作用，檔案作為第一手材料，可以供人參考與使用，為人類醫療衛生事業的建設積蓄力量。衛生院的檔案管理具有共享型特征，可以供人借閱與參考。但這就導致檔案的安全性受到的影響，一些紙質檔案經常出現未歸還與損壞等現象，而電子檔案被復制與轉載的現象也頻繁發生，為了保護檔案的傳承性作用，衛生院應當重視對檔案的監督，為檔案的管理提供安全的環境，確保其能夠在衛生院發展中始終發揮重要的作用。

二、創新衛生院檔案管理工作的有效途徑

（一）樹立科學的檔案管理觀念。衛生院應當對檔案管理工作進行重新認識，加大對檔案管理人員的培訓，從衛生院的實際出發，制定科學的管理方案，并引進先進的信息設備，實現傳統的管理方法向現代化信息管理模式的轉變。積極落實國家頒布的各項管理政策，確保檔案的作用得到真正的發揮。

（二）加大對檔案管理工作的扶持力度。院領導應當不斷轉換思想，意識到檔案管理的重要性，并從資源與技術上加大對檔案管理的扶持力度，不斷完善硬件設施，提高工作人員的整體素質水平，構建起系統的管理體系。此外，工作人員也應當加強與領導的溝通，定期向上級提出可行性計劃，以此來挖掘領導的扶持潛力，為檔案管理工作創造更好的條件。

（三）優化檔案管理環境。環境對于檔案管理工作具有很大的影響，院領導應當為檔案管理創建更加有利的工作環境，使檔案管理人員能夠感受到上級的重視，工作上也會更加用心。此外，工作人員應當注重對網絡環境的開發與利用，在網絡上構建起科學的管理平臺，實現對檔案的全方位監控，各部門利用社交軟件進行信息資源的共享，提高檔案使用效率。

（四）提高檔案管理人員的整體素質水平。信息化技術的出現為傳統檔案管理工作帶來了巨大的沖擊，檔案管理人員不僅要加強對專業知識的學習，還要熟練掌握網絡技術，熟練操作各種軟件，定期做好軟件更新工作。此外，衛生院要加強對檔案管理人員的集中培訓，并借助社會的力量舉辦知識競賽等活動，使管理人員的整體素質水平得到顯著的提高。

三、結語

綜上所述，檔案管理在現代衛生院管理中起著十分重要的作用，院領導應當加大對檔案管理的重視力度，學習優秀單位的先進管理經驗，建立科學的管理體系，注重對先進科學技術的應用，確保檔案管理能夠真正發揮效果。