淺談醫(yī)院檔案的利用與服務(wù)

文/肇慶市第二人民醫(yī)院 韓貞

檔案利用與服務(wù)工作要求檔案工作者要及時了解醫(yī)院各科室對檔案工作的需求，并在服務(wù)方式和內(nèi)容上進(jìn)行探索和改善，才能滿足醫(yī)院工作和醫(yī)護(hù)人員日益增長的信息需求，才能為醫(yī)院檔案工作帶來活力和生機，從而達(dá)到信息資源共享的目的。

一、檔案工作人員必須熟悉室藏檔案內(nèi)容

熟悉程度包括對室藏檔案的成分、內(nèi)容和數(shù)量以及存放的庫架位置了如指掌，了解各個全宗形成及整理狀況，熟悉全宗內(nèi)檔案的利用價值，特別是對重點全宗和珍貴檔案更應(yīng)如數(shù)家珍。只有熟悉自己的家底，才能減少查閱調(diào)卷的盲目性，為利用者及時全面準(zhǔn)確地提供服務(wù)。

二、豐富室藏是檔案利用與服務(wù)的物質(zhì)基礎(chǔ)

醫(yī)院檔案室要嚴(yán)抓移交接收工作，根據(jù)《歸檔接收制度》的規(guī)定接收各科室應(yīng)移交文件資料，并確保檔案的完整，同時要加強對本醫(yī)院重大活動、重大事件、重大醫(yī)療創(chuàng)新技術(shù)、重大工程檔案的收集，加強對本醫(yī)院名醫(yī)人物或物色專科建設(shè)等珍貴檔案的收集。檔案室還要定期向市檔案館移交有關(guān)檔案，并及時整理現(xiàn)有檔案，按照《檔案鑒定銷毀制度》對已到期的短期、長期或者10年、30年檔案進(jìn)行鑒定銷毀，逐步形成室藏檔案案卷質(zhì)量優(yōu)化的良性循環(huán)。

三、認(rèn)真編寫檔案參考資料

目前醫(yī)院檔案室編寫的檔案參考資料有大事記、組織沿革、統(tǒng)計數(shù)字匯編、發(fā)文匯編、醫(yī)療專家簡介、會議簡介等，通過檔案信息編研，可以為檔案利用者提供主動的、系統(tǒng)的和有針對性的服務(wù)，從而提高檔案利用工作的效率，還可以在相當(dāng)程度上減少直接利用對檔案原件造成的自然磨損，從而有效地保護(hù)原始檔案。

四、及時做好檔案利用和利用效果登記等工作

檔案利用與服務(wù)工作要做到主動、熱情、服務(wù)周到，不論利用者職位高低，親疏遠(yuǎn)近，一律熱情接待，對其所需利用的檔案，無論查找難易，都要耐心細(xì)致，不厭其煩。檔案工作人員還要按《檔案借閱制度》的要求，填寫《檔案查（借）閱登記簿》，及時跟蹤未歸還的文件資料，嚴(yán)防遺失。檔案利用結(jié)束后由利用者填寫《檔案利用效果登記簿》。對現(xiàn)有檔案因歷史原因用常規(guī)方法難以查到的重要信息，要建立特殊信息登記簿做好記錄。以我院為例，近三年我院的檔案利用數(shù)據(jù)為：2015年檔案借（查）閱128人/次，提供檔案資料302件/卷；2016年檔案借（查）閱182人/次，提供檔案資料352件/卷；2017年檔案借（查）閱235人/次，提供檔案資料725件/卷。檔案利用的數(shù)據(jù)逐年上升，證明我院檔案室為醫(yī)院的管理建設(shè)、員工職稱晉升、設(shè)備維修、基建工程、審計、廉政建設(shè)、單位評先爭優(yōu)等發(fā)揮了重要作用。我院在檔案利用效果登記方面已養(yǎng)成良好習(xí)慣：檔案室每年為人事科提供專業(yè)技術(shù)考核登記表、論文、科研成果等原始資料，使醫(yī)務(wù)人員順利通過評審，壯大了醫(yī)院的專業(yè)技術(shù)梯隊，為醫(yī)院增添了新鮮的血液，具體職稱晉升人數(shù)為：2010年26人，2011年11人，2012年22人，2013年24人，2014年25人，2015年19人，2016年18人，2017年20人。值得一提的是：2018年初我院病理科、臨床護(hù)理、新生兒科、腫瘤科、兒童保健科、腎病內(nèi)科、普通外科申報肇慶市第四批臨床醫(yī)學(xué)重點專科，麻醉科、兒科、重癥醫(yī)學(xué)科、內(nèi)分泌科申報肇慶市第四批臨床醫(yī)學(xué)特色專科，檔案室為其提供2014年至2017年發(fā)表的護(hù)理論文84篇、醫(yī)技論文280篇、科研成果28卷等原始資料，使這些科室順利通過評審，提高了醫(yī)院的知名度，由此可見，檔案利用與服務(wù)工作是非常重要的。

五、提高檔案利用與服務(wù)的整體水平

要積極拓寬檔案服務(wù)領(lǐng)域，建立多元化的利用服務(wù)平臺，檔案利用與服務(wù)工作不能墨守成規(guī)，拘泥于傳統(tǒng)的接待利用、查閱檔案、咨詢服務(wù)等利用服務(wù)模式，我們應(yīng)該不斷推進(jìn)醫(yī)院檔案信息資源的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，為電子檔案管理利用創(chuàng)造條件。以“積極開發(fā)，主動服務(wù)”的新姿態(tài)向醫(yī)院的臨床科室、醫(yī)技科室和職能科室提供迅速、高質(zhì)量的檔案信息服務(wù)，變消極為積極，變被動為主動。如我院于2011年11月啟用OA系統(tǒng)，各科室及個人均可登錄OA系統(tǒng)收閱現(xiàn)行電子文件，使不屬于保密類的文件可在OA系統(tǒng)發(fā)布、傳閱、下載或轉(zhuǎn)發(fā)，方便了臨床醫(yī)務(wù)人員不用直接跑到檔案室查閱文件，大大提高了檔案利用工作效率，這樣有效利用檔案信息可為將來醫(yī)院共享檔案信息打下基礎(chǔ)，逐步使計算機進(jìn)入檔案利用服務(wù)工作領(lǐng)域。

總之，醫(yī)院檔案利用服務(wù)工作要圍繞醫(yī)院的中心工作，以創(chuàng)建優(yōu)質(zhì)高效的醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)為目的，以服務(wù)社會、服務(wù)人民為主要內(nèi)容，不斷改進(jìn)檔案利用服務(wù)工作，不斷拓展檔案服務(wù)領(lǐng)域，做到醫(yī)院建設(shè)推進(jìn)到哪里，檔案服務(wù)就覆蓋到哪里。拓展檔案室的服務(wù)功能，充分挖掘檔案資源，準(zhǔn)確提供利用，以滿足醫(yī)院發(fā)展的需要。