新醫改背景下醫院檔案管理的改進方法

文/陜西省寶雞市婦幼保健院 李妍月秀

醫院檔案管理目前在我國各個醫院存在著很多問題，尤其是醫院檔案管理因重視度不夠導致了其他問題的發生。檔案記錄保存著每一個當事人的相關信息，既是醫生們進行就診的重要依據之一，也是保存當事者隱私和身體狀況的重要載體。所以在當今新醫改的推動下，檔案管理也應被高度重視起來，本文結合新醫改背景下醫院檔案管理工作的現狀及相關問題，對醫院檔案管理工作的改進方法進行探討。

一、當前醫院檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理辦法不完善，根本管理制度沒落實。我國很多醫院的管理層在舊觀念的錯誤引導下，把醫院醫生就診、醫療設備采購、醫療技術更新等問題作為發展醫院的首要任務，其實不然，他們忽視了醫院最基礎也是最根本的部分——檔案室的建設與管理。由于醫院通常把檔案管理作為一個基礎的部分，將檔案室簡單看作是一個妥善保管檔案的機構，只需要保證不將檔案弄丟便好。所以在安排負責檔案的工作人員時，對他們的工作技能要求不高，只要他們能夠將所有的檔案分類存放就好，這樣導致查閱檔案資料的過程中，會遇到信息斷層等問題。醫院檔案的管理其實是一項非常復雜的工作，其中涉及的內容不僅僅是將檔案歸類，最重要的是能夠對每一項檔案管理的流程進行有效跟蹤，對檔案的提取、收回、后續記載、主要用途等都要有一個清楚的定義。很大一部分醫院是根據自己的習慣來管理醫院的檔案，缺乏一套科學系統的檔案管理系統。使各個科室的檔案材料都處于分散管理的狀態，隨意放置的檔案會降低提取檔案的速度，更不能做到檔案的實時跟蹤。

（二）管理人員專業素質有待增強。我國各個地區分布著大大小小公辦私辦的各種醫院，因此在醫院醫療資源、人事分配和其他管理上的水平和標準不一樣。在一些小型的醫院，醫院高層沒有專門對負責檔案管理的工作人員進行培訓，讓他們按照自己的工作經驗和嘗試來對醫院的所有檔案進行管理。工作人員在沒有接受專業系統的培訓下，只能憑借工作經驗來對檔案進行分類儲存。此外由于醫院的檔案管理工作是一個非常龐大的內容，安排的工作人員數量又不多，存在工作人員懈怠工作的狀況，他們不閱覽新接收的檔案，對存儲的舊檔案也不按時歸類，甚至將送來的新檔案隨意歸置。缺少專業的工作素養。導致在急需要使用檔案的情況下，他們不能提煉出醫院檔案資料里非常重要的信息，從而導致檔案管理工作流于形式。同樣的問題也出現在大型醫院，醫院只注重對醫療工作人員的業務培訓和技能培訓，卻對檔案管理視而不見，恰恰是因為醫院高層的不重視才導致檔案管理工作人員工作態度敷衍，工作效率不高。

（三）檔案管理信息化水平不高。影響醫院檔案管理的另外一個原因是醫院對檔案管理室建設的投入資金少，導致檔案管理室沒有經費引進先進的設備和管理經驗。信息化現在是我國社會規模最大、用途最廣的生產和技術工具。加入了信息化的檔案管理室管理起來就輕松多了，除了設備的引進，工作人員對信息化的運用操作也十分重要，倘若工作人員不能很好地借用信息化來輔助檔案管理，那么對設備是極大的浪費。醫院檔案管理工作缺少與之相對應的信息化檔案管理制度，從而導致醫院檔案管理人員存在崗位職責不夠清晰、信息化管理不夠規范、檔案信息化管理流于形式等問題，這些都是亟待解決的。

二、新醫改背景下醫院進行檔案管理工作的改進方式

（一）健全和完善檔案管理體制。完善的制度是進行檔案管理工作的根本所在，沒有制度就沒有規范，沒有規范就沒有嚴謹的工作態度。基于此，醫院管理層應當分析醫院當前檔案管理存在的問題，并討論出完整的檔案管理體制。針對如何分類歸置檔案問題、檔案跟蹤負責人落實問題、工作人員培訓問題、檔案室硬件設施配置等一系列問題都做出統一安排和解決。此外健全和完善檔案管理制度還需要和醫院其他部門進行合作，讓部門之間相互配合，提高檔案信息錄入及重要信息跟蹤的效率。及時收到醫院各項經營管理內容，尤其是針對醫療事故和突發狀況的記錄，便于后續醫療服務改進參考。檔案管理非常重要的環節是制定對工作人員進行考核的相關規定，對檔案管理工作人員的綜合素質進行總體考評，從而決定其去留問題。

（二）加強對檔案管理工作的宣傳，積極引進專業人才。通過上述分析我們知道，針對醫院檔案管理工作人員專業管理技能和管理能力的缺陷，醫院要加大整改措施：一方面，要聘請專業的富有檔案管理經驗和能力的人士來負責檔案管理。另一方面，要對醫院內部所有的檔案管理工作者進行集體培訓。可以將檔案管理人員以團隊建設的形式來提高工作效率，將所有工作者分成不同的工作團隊，由能力和管理能力最佳者擔任團隊領導。領導者要做的不僅是落實每個人的參訓進度，還要負責督促、帶領團隊做好每日的檔案管理。把不同的工作任務落實到不同的團隊成員身上，將擅長操作計算機、擅長記憶、擅長分類提取的工作人員分配到不同的崗位，各司其職、各盡其能，從而提高工作效率，避免出現“踢皮球”的工作態度。同時醫院也要進一步推進獎懲制度，對于表現好的檔案管理人員給予一定的獎勵，對于工作上失職的人員要進行懲罰，作為激勵工作人員的重要手段。

（三）促進醫院檔案管理信息化建設。隨著信息時代的發展，需要為醫院檔案管理工作構建一個多元化、網絡化的組織機構，使其更好地符合人性化發展需求。為實現醫院檔案管理的信息化，醫院首先要做的是增加設備采購的資金，采購一批先進的設備，能夠讓信息化鏈接各個部門，使得檔案管理部門能夠在最短時間內調動其他部門的相關人事和信息，使各個科室之間都可以實現資源共享。檔案信息的處理可以通過計算機來節省更多時間，并且提高檔案信息提取的精準度，確保每一個調動的檔案信息與所需信息匹配度精確。在互聯網時代，將檔案資源信息的收集、處理、存儲、通信和交互集于一體，能夠更好地為醫院檔案管理工作提供人性化服務。

（四）轉變陳舊觀念，做到與時俱進。高校領導首先要重新定位對檔案室的看法，樹立檔案信息化建設的觀念，認識到檔案信息化建設對于高校任一時間發展都能發揮重要的作用，真實客觀地記錄高校的發展。對于檔案從業人員陳舊的思想意識，領導要加強對檔案工作的領導，使檔案從業人員做到解放思想，與時俱進。

三、結束語

在新醫改下，醫院更應加大檔案管理工作力度，完善和健全醫院檔案管理制度和體系。時代在前進，人民的生活追求在不斷提高，面對來自社會和自身的雙重壓力，醫院必須要跟進時代步伐，自覺認識到自身的不足。檔案管理的重要性關乎醫院的聲譽，希望各個醫院能夠認真落實檔案管理改進，向可持續發展邁進。