血站實物檔案的管理和利用

文/唐山市中心血站 王艷春

唐山市中心血站是全國較早成立的血站，是不以營利為目的的公益性衛生事業單位，也是唐山市唯一一家集采、供血為一體的專業機構，承擔著全市300余家醫療機構臨床用血的艱巨任務。通過不懈努力，先后7次榮獲全國無償獻血先進城市榮譽稱號，多次被授予河北省文明單位、無償獻血先進城市、河北省巾幗文明示范單位和唐山市文明單位、唐山市誠信血站、唐山市愛國衛生達標模范單位、唐山市園林綠化先進單位等榮譽稱號。血站實物檔案指血站在采供血日常工作與活動中形成的具有保存價值實物形式的檔案。血站綜合檔案室把實物檔案明確地劃在檔案收集的范圍之列。制定了《唐山市中心血站實物檔案管理辦法》，對實物檔案定義為：實物檔案是血站在采供血、科研及其他工作中形成的，具有保存價值的，按歸檔要求整理歸檔的實物。

一、血站實物檔案的特點

（一）實物檔案的豐富性。血站以采供血為主線的工作內容多種多樣，使反映記錄采供血、無償獻血宣傳、科研、黨政管理各項活動的實物檔案也具有多樣性的特點。有上級頒發的各種獎牌、獎杯、證書；有各類比賽活動中獲得的錦旗、獎杯、證書；有友好交往中受贈的禮品，還有無償獻血宣傳活動中產生的繪畫作品。

（二）實物檔案的形象性。形象性是實物檔案最顯著的特征，因為實物檔案具有形狀、神態、顏色、質感等表面性狀，也具有材質、比重等物理特性，還具有耐熱、防潮和感光等化學特性。形象鮮明突出，使人們容易理解和感受，從而激發起豐富的情感和廣泛的聯想，是其他形式的檔案無法比擬和替代的。

（三）實物檔案的獨特性。實物檔案的豐富性、形象性，形成了實物檔案的獨特性。實物檔案除了具有一般檔案的文字、照片、聲像等材料外，還有大量的書畫、題詞、宣傳品設計等實物材料，這些實物檔案在用料和造型上千姿百態，代表著時代風格的藝術造詣，反映了不同時期的創意和科技發展水平，充分顯現了實物檔案的藝術性。

二、實物檔案的收集和整理

實物檔案載體形態各異、大小規格不一，小的有獎章、證書，大的有獎杯、錦旗、牌匾，由于裝具不統一，因此，收集和整理的方法也不盡相同。

（一）榮譽性實物。主要有：獎狀、獎杯、獎章、牌匾、錦旗、獎品等等，整理順序：首先進行分類。一般先按實物的形狀和質地分類，分為獎牌、獎杯、獎旗、證書、其它等幾類，然后按實物授予者的級別分，從國家到地方各級黨委、政府及其部門依次排列。其次是編號。按照分類的結果，先給各類實物一個代號，代號用字母（S）表示，然后在屬類下按保管期限以件為單位按時間順序編大流水號，一件實物一個順序號。再次是編目。為方便管理和利用，要對已經編號的實物檔案逐件登記編目，具體項目有目錄號、件號、題名、時間、授予者或捐贈者、保管期限、備注等。

（二）字畫。字畫主要是指本單位收藏的領導或名人的題字、畫作。首先將其進行分類。字畫分為題字和畫作兩大類，字畫數量少的話也可以作為一類。其次是裝裱。收藏的字畫一般都要進行裝裱，經過裝裱后，卷起來放入特制的盒子中，或再用襯紙包住。再次是排列編號。根據分類情況而定，如分兩類，則編兩個流水號；如作為一類，則按接收先后大流水編號，每一件編一個號。最后是編制目錄。目錄格式可套用文書檔案卷內目錄。將責任者視為字畫作者，頁號可填寫字畫編號，備注可填寫字畫的規格。

三、實物檔案的保管和安全

由于實物檔案載體形式多樣，無法采用統一的保管模式，因此對實物檔案可分門別類采取不同的方式進行保管。比如：獎旗要去掉竹桿（或木棒），折疊成A4規格，將有字一側折疊在內，無字一側折疊在外，注意盡量不要在獎旗上有文字處留有折痕，貼有“實物檔案小標簽”的地方露出在面上，按歸檔順序放入抽屜保存；獎狀、證書的保管采用在實物背面左上角貼上標簽，按歸檔順序放入抽屜保存；對較大且不能入柜的實物檔案，我們把其置于單位榮譽室或會議室中，但必須對每件實物進行抄錄編目并在相應位置粘貼實物檔案小標簽，貼在實物檔案背面的右上角或底座、印把等，以不影響對實物的觀瞻為宜。同時要進行拍照歸檔將照片按歸檔順序排列在實物檔案的同一類別中，并在照片上標明實物檔案的實際存放位置。

四、實物檔案的開發和利用

實物檔案的收集、保管目的在于利用，我站充分利用實物檔案具有直觀性，具有無可爭議的憑證作用，多形式、多渠道、多層次、多方位地開展利用工作，充分發揮了實物檔案的潛在價值。設置了專門的實物檔案陳列室，寓教于物，利用這種特殊的信息輸出方式，激發全站職工愛崗、愛站的情感，從而實現實物檔案的教育和展示功能。在血站站慶，大型無償獻血宣傳活動、人才招聘會進行實物檔案圖片展，反映輸血成果和輝煌歷史，創造濃厚的血站文化氛圍；將歷年收藏的榮譽類實物檔案匯編成資料和相冊，作為行業交流的宣傳品，提高血站的知名度和美譽度，同時也提高了血站的社會地位和社會影響力；日常工作中更是可利用實物檔案為血站撰寫大事記、年鑒、站史等編研材料提供依據和憑證。

總之，實物檔案是血站檔案工作的重要組成部分，只有切實把實物檔案工作做精做好，血站的檔案工作才稱得上完整，也才能充分發揮檔案的歷史作用。