淺議成人高等院校文書檔案收集歸檔工作

文/北京市西城經濟科學大學 何伶

一、檔案收集歸檔的要求和特點

（一）檔案收集歸檔的要求。檔案工作要求學校檔案室進行集中統一管理，任何教職員工不得把工作中形成的文件材料據為己有或拒絕移交檔案室歸檔。歸檔就是學校檔案員把收集來的分散的文件材料進行分類、組合、排序、編號、錄入檔案管理軟件的有序化過程，經過整理的文件材料才能成為被利用的檔案。檔案員通過檔案管理軟件中歸檔文件級目錄進行檢索，為借閱者提供利用。檔案歸檔時要求檔案員區分文件材料的保管期限，整理過程中遵循文件材料形成的規律和聯系，重要的是文件材料歸檔要求齊全完整，這樣形成的檔案才能反映學校工作活動的真實面貌，才有利用的價值。

（二）檔案的來源具有廣泛性。檔案來源于學校、內設機構和上級單位普發性文件或專指性文件，其內容廣泛豐富，形式多樣化。檔案內容包括學校制定的規章制度、管理辦法、工作報告、工作總結和計劃等；學校召開的各類會議、舉辦各種活動形成的文件材料；涉及學校和教職員工權益的人事任免、請示與批復、協議、合同、單據等法律書證；還有上級單位針對學校的指導性公文；需要學校貫徹執行或參照執行的領導性公文材料等等。檔案的內容涵蓋了學校方方面面的活動記錄，涉及學校各個科室及教職員工的工作。

二、檔案歸檔工作存在的問題和原因分析

（一）學校對檔案歸檔工作重視程度不夠。從狹義上講，我國檔案機構主要由檔案局、檔案館、檔案室三部門組成，各級各類單位內設立檔案室，負責對檔案的收集、整理、保管和利用。據筆者了解，多數學校檔案工作基本由行政辦公室一名工作人員兼任，這名工作人員除了從事檔案工作外，還要負責辦公室其他多項工作，留給檔案工作的時間和精力不足，這勢必影響到檔案工作的完成。學校教職員工的檔案歸檔意識比較薄弱，有些人為了工作便利，把應該歸檔的文件材料據為己有；或相互之間借用手中留存的文件材料，沒有任何借閱手續，久而久之，也無人催辦歸檔，造成文件材料歸檔時出現漏歸或遺失的情況。教職員工檔案意識缺失，檔案管理制度不健全不完善，輕視檔案工作的重要性是導致檔案歸檔不齊全不完整的主要原因。

（二）科室檔案移交時間過長。學校在一年中開展職能活動都會產生大量的文件材料，平時都零散在學校各項工作的承辦者手中，第二年上半年科室檔案員才把整理完畢的檔案移交學校檔案室。科室移交的檔案中一般性的文件材料居多，永久和30年保存的文件材料收集缺失，由于不是即時歸檔，學校檔案室人員對缺失的文件材料也無法整理清楚。科室形成的文件材料基本是事后歸檔，移交時間長，容易造成學校檔案歸檔出現不齊全完整的情況。

三、相關建議

（一）提升檔案法治意識，健全和完善檔案歸檔制度。檔案法治意識是學校檔案工作取得成效的關鍵。學校要切實落實國家檔案局發布的《檔案管理違法違紀行為處分規定》，讓教職工知悉檔案歸檔工作的責任、權利和義務。在檔案法制化建設進程中，大力培養檔案工作人員的法治思維尤其重要，要強化領導的法治意識，加強檔案法治的宣傳和檔案的行政執法監督力度。強化學校教職工的檔案法治意識，建立檔案歸檔工作制度，學校領導要依法治檔，把檔案工作列入學校的日常管理工作中；列入檔案員個人年度績效考核里，與檔案員崗位工資掛鉤，用工作制度來保障檔案歸檔的齊全完整。梳理學校主要職能活動和業務活動，制定《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》，把涉及人事、工資、財務、行政事務的請示與批復等重要的需要永久和30年保管的文件材料列入檔案員重點收集歸檔范圍。

（二）規范檔案歸檔工作流程，事后歸檔嵌入即時歸檔中。學校各科室形成的文件材料到第二年初才移交到學校檔案室歸檔。事后歸檔模式是目前主要的歸檔模式，其諸多弊端正逐漸顯現，相關研究者和實踐工作者開始探索檔案管理的全程控制。針對檔案數量多、形式多樣的特點，學校要建立和規范檔案歸檔工作流程，細化到歸檔過程的每一個環節；實施公文從發文、收文、催辦到歸檔等一體化的管理。檔案員對科室年度產生的文件材料進行監督把控，尤其是永久和30年保管的重要文件材料，工作完畢后要及時催辦，即時歸檔。把學校科室歸檔的時間嵌入即時歸檔的環節中，避免原始材料留存在科室和個人手里，因移交時間過長而出現遺漏或丟失的情況。

（三）加強檔案隊伍建設，保障檔案歸檔工作的完成。檔案的利用和民生作用日益顯著，推進檔案信息化建設勢在必行，教育機構應開設不同學歷層次的檔案學專業，為學校和基層單位培養專業檔案人員。法國建有專門培養檔案人才的精英學府——法國檔案學院，嚴格的教育和培養機制使法國擁有大批專業檔案工作者，他們職業素養高，對檔案工作懷有極大熱情。專業的檔案人員是推進學校檔案工作發展的迫切需求，也是完成檔案歸檔工作的需要。