實現低保檔案管理現代化的思考

文/河北省低保家庭經濟狀況核查認定中心 王崇

低保檔案指的是在申請低保后，各級民政部門進行審批并下發以及管理過程中所需的帶有保存價值的一些圖表、文字或聲像等重要的信息記錄。這些記錄有著十分重要的研究和參考價值，同時也是民生檔案中最主要的組成部分之一。目前，我國對于社會保障制度的關注越來越高，低保檔案的數量也隨之加大，無形中加大了檔案的管理難度，傳統的檔案管理法逐漸脫離了時代的發展，管理的效率已經無法滿足檔案管理需求。因此實現低保檔案管理現代化已經成為當下刻不容緩的問題。

一、低保檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理工作不受重視。很多工作人員因為自己的工作得不到社會外界人員的認可和重視，漸漸就會對工作喪失信心，打消工作積極性，帶著這種偏見對工作敷衍了事，工作效率也會明顯下降。事實上低保檔案管理工作是一項具有重大意義的工作，現代化的檔案管理技術需要結合多項專業手段來將檔案進行搜集、歸類、整理和存儲等，通過這些繁瑣的步驟，最終才使得人民寶貴的資料永久被記錄下來。

（二）低保檔案信息缺失。低保檔案管理工作最主要的目的之一就是將檔案完整收集并保存下來，這也要求管理部門要及時收集各方的有效資源，并從中采納出更加寶貴的資源，只有做好這一系列的前期準備工作，才可以保證后期的整理歸納工作順利進行。在收集低保檔案信息過程中要求各級民政部門要采集各種圖表、文字、聲像等資料，這樣才能夠申請低保資格，以及進一步審批和發放。但是實際的收集過程中很難做到將信息全面完整地進行收集，這一問題的存在不但會導致有效的資源無法被收集，此后的工作也不能順利進行。這也是傳統檔案管理工作當中的一個明顯的弊端，如果連最基本的收集工作都不能做到準確無誤，那么后面的管理工作可想而知，也就失去原本的意義，因此，我們必須重視這個問題，并盡快找到相應的解決方案。

（三）缺乏專業的檔案管理人員。低保檔案管理是一項看似簡單但卻十分系統和繁瑣的工作，這項工作不但要求工作人員具備專業的理論知識，同時也需要具備端正的工作態度。但是就目前的檔案管理工作者來看，部分檔案管理人員需要提升自己的專業素質和工作態度。首先專業知識儲備不足問題會嚴重影響工作效率和工作的精確度，檔案管理是一個系統的工作，一步錯，步步錯，因此對待技術上的問題必須要嚴謹認真，不能容許工作中出現不該有的失誤。此外，檔案管理人員的工作態度如果不夠端正，就會對自己工作的理解存在偏差，覺得這是一項繁重又不重要的任務，抱有這種心態的管理者久而久之就會對工作不夠上心，給實際的工作引發很多不良影響，最終使檔案管理工作出現效率低、誤差大等情況。

二、加強低保檔案管理的措施

（一）宣傳檔案管理工作的重要性。要想讓低保檔案管理工作受到社會各界的重視，首先要把檔案管理工作的重要性宣傳到位。只有讓大家都了解并認可檔案管理工作的前提下，才能把更多的資源投入到低保檔案管理工作中。同時對于內部的工作人員也要進行培訓和宣傳，讓他們知道自己所從事的工作不是一份機械化的任務，而是具有現代化的一種技術，只有這樣，他們才能領悟自身價值，找到自己工作的意義，更要讓他們明白這份看似枯燥的的工作實際上幫助人民解決了大問題，就某種意義來說這份工作也在影響和改變著人們的生活和社會的發展，只有讓工作人員深刻領悟自己工作的意義，才能使他們投入更多的精力和熱情到低保檔案管理工作中。

（二）檔案管理與信息技術相結合。要想實現低保檔案管理工作現代化，離不開檔案信息技術的融合。現代社會信息技術發揮著十分重要的作用，低保檔案管理也不例外。我們可以通過計算機還有互聯網來進行信息的收集、錄入和整理，這在很大程度提高了檔案管理的工作效率，同時也能提高信息的準確性。同時信息技術的應用也可以讓不同的部門更加方便地聯系到一起，實現資源共享的目的，在解決問題時也會更有效率。此外，與傳統的檔案管理方法相比，結合信息技術手段可以增加數據庫的容量，提升檔案的存儲空間，最重要的是也可以保障信息不會輕易丟失。

（三）提高檔案管理人員的素質。提高檔案管理人員的整體素質有利于檔案管理工作質量的提升，如果沒有專業的管理人員，檔案管理工作的效率就會大大降低，因此，定期對管理人員進行培訓有著非常重要的意義。首先在專業素質方面，要嚴格把控管理人員專業知識儲備，讓經驗豐富的管理人員帶動新進的員工，培養出專業人才是重要任務，在進行整體培訓時也要重視現代化技術的融入，讓管理人員之間多進行溝通和交流，最終讓低保檔案管理工作有序而順利地進行。

三、結語

低保檔案建設與管理工作是有實際意義與價值的，然而在工作中仍然存在各類問題，想要規范、完善低保檔案管理工作，必須從相關方面做出積極改善。首先，要加強檔案管理意識，這是提升工作質量的根本所在。同時，要提升檔案管理人員的素質，并且做好文書處理，這樣才能讓工作質量更高。此外，要加快檔案信息化建設，這樣才能讓低保檔案管理工作更有效。