淺論做好檔案的數字化與利用方法

文/懷化市疾病預防控制中心 滿程

物理世界與數字世界的隔閡逐步變得越來越模糊，“數字化”迅速滲透各行各業，加快經濟發展的全球化進程，抓住數字化轉型所帶來的機遇成為激活政府、企業、機構等組織生命力的新方式，給市場經濟的發展帶來一片新的“藍海”。數字化轉型給相關組織帶來徹底的變革，不單單是核心業務模式的改造升級，還包括諸如咨詢、銷售、客戶服務、信息管理在內的數字化轉變。我國正在經歷著前所未有的數字化浪潮，無論是云辦公，還是虛擬現實、網絡交易、移動支付、自動駕駛或人工智能，中國正走在世界之巔，并且當前國人面對數字化發展的信心是無限的。數字化給檔案管理和利用的工作帶來翻天覆地的變化，諸如文件的編輯、修改、歸檔、查閱等程序都可以通過計算機或者移動設備來完成。形成的數字檔案的管理和維護的方式與紙質載體檔案有較大的差異，針對這類檔案，管理人員要從錄入、整理、歸類、保存、分析、統計等環節嚴格把控，使得電子檔案的真實性和可讀性得到保障。

一、當前檔案信息數字化管理的滯后問題亟待解決

（一）數字化管理設備落后。隨著時代的發展，信息資料的存在形式越來越豐富，檔案管理相關部門所使用的管理設備落后，跟不上時代的發展，滿足不了數字化檔案管理的需求。即使檔案管理部門引入了大量的新式計算機，但是隨著時間的發展，這些設備的性能逐步跟不上社會的需求，并且這些設備安裝的操作系統都過時了，得不到升級，這就給計算機的安全帶來隱患。并且市面上沒有統一的數字化檔案管理軟件，所涉及的軟件五花八門，導致管理人員的學習成本較高。

（二）標準化、規范化作業急需改善。檔案信息的數量極其大，缺乏標準化、規范化的管理機制不僅僅沒法提高工作效率，還使得檔案的管理工作混亂，查閱困難。由于我國檔案數字化管理起步比較晚的原因，大量檔案信息的采集和記錄都是以紙質的形式進行的，相關館、室對檔案的保存、管理和利用落后，案卷質量差，使用的管理設備落后，管理軟件通用性和移植性差，檔案數字化往往僅局限于某一種設備或某個專業系統，沒有形成行業統一的標準化管理措施和規范化體系。

（三）專業人才的素質有待提高。檔案信息的數字化管理緊跟時代發展的步伐，相關人才的培養工作是一個長期的過程，管理人員要有較多的專業知識儲備和較高的創新素質，不但能熟練進行計算機操作，還能迅速地掌握最新出現的信息管理技術，開發出高效的檔案管理和利用方法。目前我國大多數檔案管理部門的工作人員專業水平較低，高層次的數字化、信息化管理人員欠缺。

二、提高檔案數字化和利用方法的思路

（一）開展檔案云服務。隨著移動設備的流行，群眾更注重信息的便攜性和時效性，期望通過互聯網及時準確地得到各種各樣的信息。云服務提供智能備份功能，將數據風險降到最低，并且從硬件級別上實現故障和安全性的隔離，平臺內置攻擊防護能力，分布式和規模化提升信息安全保護能力等。

（二）提高管理人員的專業水平。人才已經成為當今社會最重要的資源，只有具備人才優勢，才能在激烈的市場競爭環境中處于領先地位。對于檔案數字化管理人才隊伍的建設工作需要充分挖掘現有人才隊伍潛力，不斷加大檔案教育培訓力度，貫徹大教育、大培訓的方針，為檔案專職人員學習和培訓提供再教育渠道，打造良好的學習和工作環境。同時積極組織經驗豐富的一線工作人員開展現場指導作業活動，定期考核，持之以恒地監督和切實落實相關責任的歸屬，逐步提升檔案管理人員的專業素養和業務能力。

（三）建立統一標準化的檔案管理體系。在全國推廣標準化的檔案管理體制有利于形成統一的標準，提高工作人員的檔案管控能力，這種標準化的體制還能在組織內部營造一種合規文化。必須讓所有管理人員和員工理解并接受這樣的標準化思想，融入檔案數字化管理和利用的共同價值觀。

三、結語

檔案資料的數字化以及檔案信息資源的開發利用是一項繁瑣、細致的工作，需要檔案管理從業者付出大量的汗水和艱辛的努力。相關工作人員應當緊跟時代的步伐，抓住我國全力推動檔案數字化發展的機遇，積極探索高效的檔案管理和利用途徑。大力培養檔案創新管理的先進人才，推動檔案材料管理的數字化、標準化、網絡化、移動化進程，才能提高檔案信息資源的利用率，為國家的建設和社會的發展提供全面、準確、豐富的優質檔案資源。