淺議房產檔案數字化建設及其管理

文/哈爾濱市房地產交易中心 王玥

一、房產檔案數字化建設及其管理的意義

當前，社會主義發展越來越好，同時加快了市場經濟的發展，基于此，大部分有形資源的配置也越來越正規，即由市場來完成，而政府的職能也發生巨大轉變，即朝著公共服務發展，對于政府部門在執行任務的時候，把信息資源作為核心來抓，這樣一來，房地產業尤為關鍵，因其組成市場經濟的一部分，其發揮主要的作用在宏觀經濟發展與把控當中，同時也肩負著重大的責任。作為房地產的主管部門，要想對房地產市場實施有效監管，需要加強房地產檔案數字化建設，只有這樣才能提高其自身能力，以及提高其管理與服務等水平，尤其確保房地產業更加平穩而健康地發展下去。

二、房地產檔案數字化建設和管理的要點

（一）檔案的數字化。作為房地產的檔案，改變以往的形式，變得具有數字化特點，需要做到以下方面：其一，針對所有保存的每一類房地產檔案，需要把其轉化，即信息具有數字化的格式，只有這樣，才能通過計算機進一步識別、處理與輸入。當所有檔案轉為數字化形式之后，就可整理為一個信息數據庫，同時構建為自己的信息管理系統，基于此，更好地對有關的信息進行有關工作，提高其效率，比如，信息收集、信息整理、信息分類、信息組卷、信息貯存等。

（二）信息傳輸的網絡化。所謂房地產檔案的數字化，即憑借計算機來構建對應的網絡，來實現信息的傳遞與共享，最終遠程傳輸的目的。這屬于一個交流的平臺，用于房產管理部門、開發商、中介、百姓等領域。

（三）應用更加智能化。當檔案變得數字化、信息傳輸變得網絡化時，需要加強其應用，也就是讓應用變得越來越智能化，這就需要借助當前領先的設備、數據庫、網絡技術等來達成，使其能夠在網上完成智能化查閱、搜索、咨詢等。

三、房地產檔案數字化建設和管理的途徑

筆者結合實際工作經驗和房地產檔案數字化管理現狀，就房地產檔案數字化建設中遇到的實際問題，提出以下幾個方面的建議：

（一）建立數字化房產登記簿。依據《房屋登記辦法》和《房屋登記簿管理辦法》的要求，建立和完善電子房屋登記簿。其一，針對交易登記的每一類業務，要形成房屋登記簿，具有自動化的特點。另外，構建多種類的登記業務電子登記簿，包括：預告、現房、在建工程等。其二，針對不同業務屬性，科學進行查詢。或者依據業務的屬性來展示每一個頁面，使房屋登記簿更好地查詢，同時加強一體化建設，即“圖、檔、證、簿”。其三，構建非單一條件的查詢功能。只有這樣，方便信息的查詢，使其越來越具有多元化特點，尤其在操作的時候更加方便。

（二）建立中、低收入人群住房檔案庫。其一，緊密聯系有關部門，比如，民政部門、街道、社區等，做好交接工作，構建合理的系統平臺，這樣的話，可以把低保、低收入家庭的住房檔案引入其中，基于此，街道辦可以對其進行資格初次審閱，然后，交給區民政部門對其再一次審核，最終提到系統平臺作為備案，進而構建一個有保障的家庭住房檔案庫，需要時不時更新其的數據信息，即達成動態化管理。其二，基于此平臺，人們可以把具有保障性特點的住房配售工作的流程、分配的對象等發布其上。以公開、公平、公正等為原則實施對應操作。在這個平臺上，可以確定認購的資格與順序，即通過申請人來實現，使用電腦隨意抽號的方式進行，這種配售辦法通過網絡就可以實現，真正做到“隨意抽號、公開配售、當場取號”的局面。

（三）建立房地產檔案數字化系統。為了建立房地產檔案數字化系統，可以結合國家檔案局頒布的《紙質檔案數字化技術規范》來執行，同時規定適宜的掃描流程與數據入庫的標準，并實施在具體工作當中，比如，把原來的掃描轉為彩色掃描，應用當中，積極使用先進的技術，包括：數字水印技術、數據防篡改技術等，這樣一來，圖像越來越清晰。另外，需要加強系統平臺的建設，需要做到以下三個方面：其一，加強數字化掃描、處理等工作。對于掃描操作，盡量順暢高效，這樣的話，需要做到以下幾點，如：檔案及時整理、數據合理補錄、檔案清晰掃描、圖像認真處理、圖像及時掛接、掃描及時質檢、檔案及時裝訂、數據及時入庫等，同時給掃描人員提供操作培訓的機會，提高其掃描的質量。其二，針對有問題的數據，需要及時修正、及時補錄。對于歷史數據主要及時完善，進而把握房屋登記的對應信息，同時為歷史檔案構建電子登記簿，這樣做的目的是方便對數據及時進行修正，確保信息的完整性，同時紙檔要與電子檔的信息統一，這樣的話，系統信息更加獨特、有效、準確。其三，加強新發生檔案的掃描入庫工作的建設。不僅對歷史檔案進行掃描，還要對新發生檔案進行掃描。為了更加有效地完成新卷掃描工作，以日發生量流水號排序為依據，對其完成歸檔檢索，另外，新檔要與舊檔的數據及時掛接，確保工作順利完成。