高校圖書館辦公系統自動化研究

文/長春工業大學圖書館 劉珅

圖書館辦公自動化是伴隨著信息網絡技術的發展而衍生出來的，是圖書館辦公人員通過計算機設備處理圖書館的相關業務，為用戶提供各種信息服務并進行各種信息處理，包括圖書的采訪、編目、流通的借還與查閱、期刊的管理、文獻資源的檢索及行政管理等。各個部門處理各項業務都可以與網絡通信技術相結合，這種辦公自動化工作模式具有快而準的特點，能整合各種信息資源，提高工作效率，保證工作質量。

一、圖書館辦公自動化的概念

在以往的手工辦公系統中，對于數據的處理工作總是存在很多弊端，巨大的信息量和復雜的信息結構，使得辦公系統對其處理比較模糊，比較困難。圖書館辦公自動化正是基于這個問題而提出來的，它是以計算機技術和網絡技術為主要手段，用以提高和改善辦公人員管理圖書的層次和水平的方式。可借助先進的計算機技術和辦公設備，運用一些辦公技術來操作這些設備，將圖像、文字、音頻、視頻等多種形式的信息集中在一起，以某一辦公要求為目標，形成基本上人機一體的綜合性的辦公系統。通過運用這種自動化的辦公方式取得最佳的工作效果。

二、圖書館辦公自動化的優勢分析

（一）促進工作的高效性。通過互聯網，在辦公中能快速準確查到諸如采購的圖書、期刊、報刊等所需要的數據信息，能快速了解不同地域的信息資源。運用計算機網絡以及各種辦公軟件，不僅可以有效地提高個人的辦公效率，更重要的是能提高個人與群體之間的工作效率，這種運用計算機技術協同辦公的方式，能及時接受工作信息并對各種信息進行處理。通過圖書館自己的主頁，不同部門館員之間可以通過各種工作信息及時調整自己的工作，共享所需的文件并指導工作，能及時快速地處理各種信息，從而大大提高辦公人員的工作效率。

（二）通過聯合目錄促進網絡信息資源共享。圖書館借助計算機網絡傳輸迅速的特點，達到與其他兄弟院校圖書館工作上的共識。借助各成員館之間的聯合目錄，網絡的各成員可以通過計算機終端進行館際互借，同時，可通過查詢聯合目錄，查找某種文獻的入網情況，從而了解到此文獻被收藏到哪個圖書館中，通過對各成員館的連續出版物聯合目錄的查詢，便于自動化管理各種連續出版物以及出版年鑒。借助聯合目錄，采用協調采購的方式，了解各個成員館的書刊采購情況和館藏特色，有針對性地決定是否采購某一文獻。促進了館與館之間的協調與合作，克服了單個館資源的限制，任何成員館的讀者都可利用整個網絡內各成員館的資源，實現信息資源共享。

（三）促進高校館的社會化服務。各圖書館館內的計算機通信網，可以深入到機關和家庭，服務范圍則由國內某一地區擴大到全國乃至全世界。對此，高校館要充分發揮自身的優勢，深度開發各種信息資源收集并整理數據庫。建立好信息咨詢的網絡互動平臺，隨時隨地提供網絡信息咨詢服務，滿足社會上的用戶和讀者的需求。針對部分信息用戶對網絡知識和專業知識了解甚少，對利用網絡終端查找各種信息難的問題，圖書館專業辦公人員，利用辦公網絡，有效地對用戶進行專題的培訓和講座，使其能熟練掌握獲得信息的技能。

（四）促進館員的知識素養和潛能發揮。辦公人員的知識素質是圖書館辦公自動化的重要因素，辦公系統自動化管理，需要辦公人員熟練操作現代化的辦公設備，才能使辦公自動化被有效利用和發揮，才能使得工作更加規范化。因此，館員熟練掌握信息網絡技術，努力學習計算機知識，提高操作技能，是適應辦公自動化工作的需要，能夠激發館員學習的動力和創造力。辦公自動化有利于培養一批網絡知識型館員。知識是創新的基礎，創新是衡量知識的標準。知識型館員的增加，能最大限度地發揮自身的潛能，促進社會信息產業的發展和社會的進步。

三、圖書館辦公自動化的發展趨勢

（一）進一步完善管理系統。隨著網絡技術與辦公自動化應用軟件開發規模的不斷擴大，在商用軟件日益成熟的今天，軟件開發人員利用程序語言不斷編寫新的軟件，這些都為圖書館提供了更多的選擇。隨著辦公功能的擴展和更新，商用軟件將開發出更多適合于辦公自動化的管理系統。

（二）越來越先進的計算機設備。伴隨著計算機技術的發展，辦公自動化也在向著多元化、高性能和系統化方向發展。而計算機性能的提高，設備種類的增加，都為辦公自動化提供了有利的硬件條件。

（三）信息管理和數據管理的現代化。通過計算機網絡向館員提供多元化的信息，如館內的考勤辦法、規章制度、館員通信名錄、業務表格下載等信息管理系統，給館員帶來了方便。把圖書館的工作信息數據統一存到數據管理系統中，不僅可以查詢原始數據，還可以根據工作需要對數據進行修改、整理、分析、匯總等，以報表的形式輸出數據，使辦公人員從繁瑣的查詢、統計和分析中解放出來，既減輕了工作量又提高了數據的準確性。

總之，一個成熟的圖書館自動化辦公系統應該是功能齊全、信息處理快捷、管理維護方便、系統軟硬件及網絡設備先進、有較好發展前景的。伴隨網絡技術的不斷發展，圖書館辦公自動化系統的研發及使用必將成為大勢所趨。