淺議辦公室數字后勤管理系統建設

文/中國氣象局氣象探測中心辦公室 陳挺

“數字后勤”的概念最早出現于軍方，隨數字化戰場的出現而產生的，民用多見于ERP管理系統。目的是通過數字化的手段改革傳統后勤管理模式，提質增效。數字后勤以標準化的信息流程將各項管理規章制度固化應用，從微觀層面將分散的、孤立的后勤信息匯總處理形成管理信息鏈，從而在宏觀層面呈現出成本降低、資源重組、效益最大化的優勢。

一、系統建設的3個階段

數字后勤系統建設的主要過程分為3個階段：第一階段是后勤管理模塊化歸類階段，第二階段是碎片化管理信息的數據挖掘階段，第三階段是數字化軟件功能的實現階段。

第一階段，將辦公室承擔的后勤管理各項事務切塊。涵蓋事務切塊和規章制度切塊兩方面，目標是形成后勤管理體系的基本框架和流程關系，為數字化實現奠定基礎。對事務的切塊主要表現形式是列舉諸如辦公用房管理模塊、車輛管理模塊、宿舍管理模塊、電話和話費模塊、水電暖模塊、物業維修模塊、保潔管理模塊、會議室管理模塊、服務模塊等業務區塊。對規章制度的切塊主要表現形式是對各項事務現有管理規定的梳理和對應，也包括對缺漏制度的補充。兩者結合最終形成部門和單位后勤管理的完整體系框架。

第二階段，重點對各項后勤事務中所蘊含的碎片化信息進行流程化整理，列舉每項事務各項進展環節的審批信息、進度信息、支出信息、資源調配信息等。在第一階段形成框架的基礎上填充數據流，使各個模塊框架形成有機的聯系，形成數據流的運轉關系。

第三階段，將前兩個階段數字化。首先利用信息化手段搭建出基礎數據池，結合各個事務模塊，形成基礎數據庫邏輯表單，再對不同崗位的權限進行設定，進而在應用層逐一實現。應用層以計算機程序開發為手段，形成切合單位工作特點的數字化后勤管理綜合服務平臺。實現對各項后勤管理和服務工作的用戶指引、情景式應用、規章制度和各類申報表格的調用，并在綜合評價模塊中對各項后勤工作任務進展、各類支出數據的直觀顯現。從而達到利用數字化手段，將零散的各項后勤事務、管理規定、報表等信息固定化、流程化的目的，科學管理更加扁平化，數據和進展等更加清晰。

二、系統概況和應用情況

數字后勤管理系統采用分布式B/S結構，部署于IBM3650PC服務器，數據庫采用SQL server。使用時通過網頁瀏覽器輸入對應的用戶名和密碼進行訪問。

權限管理共分3級，分別定位于服務對象、各項后勤業務的分管人員和辦公室主任角色。辦公室主任節點可以看到系統各個業務模塊、各項后勤數據、調用數據分析結果、審批后勤服務需求等，并根據部門分工，為相應的后勤管理員配置可見模塊等。后勤管理員可以對自身承擔的模塊進行瀏覽、錄入、修訂、審核、服務反饋等。服務對象按需提交服務需求。

系統運行前，各后勤管理員分別對現有資源進行初始化，初始化過程以圖形化錄入操作為主。如分管辦公、宿舍用房的管理員可逐級增刪辦公樓、房間、工位、床位等資源；分管車輛的人員可錄入可用車輛和駕駛員信息等；分管水電暖的管理員可預先錄入歷史繳費信息等。實際使用時，服務對象發起用房、用車等需求，對應后勤管理員根據自動提示的資源情況提出分配建議或在權限范圍內直接審批。

數字后勤管理系統上線運行后，最直觀的體現是數字化帶來的后勤管理工作效率提升，這表現在辦公室、宿舍、車輛等資產使用管理的清晰明確，人員崗位責權的明確，后勤服務事項的規范化和標準化，以及部門和單位效能核算的科學化規范化等方面。同時，運用信息系統的數據分析功能，對如空調、水暖閥門周期性故障信息分析，車輛定期保養保險提示和派出周期分析等，初步形成了后勤保障的預測提醒機制。

管理模式方面，數字化平臺能提供全面、規范、無漏項的各類后勤信息數據，系統權限管理能夠讓不同層級的管理者方便了解部門和單位水電暖、電話、網絡、維護維修等常規支出情況，了解辦公室和房屋使用及空余情況，車輛行駛里程等信息，使得管理更加透明和扁平化，符合制度規范、過程監管、科學決策的實際需求。

三、創新點分析

數字后勤管理系統將傳統的碎片化管理信息流體系化，從各項管理制度、規范、人員到資源信息的收集、成本的核算、資產的管理等進行數字化綜合分析、處理，規范了制度管理，有助于標準化后勤崗位管理，從而一方面形成了資源良性循環、效益充分發揮的管理體系。另一方面有效促進了后勤保障服務水平的提升。

（一）管理模式創新。傳統后勤管理模式具有任務碎片化、信息離散化的現實特點。數字后勤管理系統運行后，對后勤事務及規章制度實施了模塊化管理，以系統科學的視角對部門和單位現行后勤管理模式實現了重構，形成了基本框架合理、結構流程清晰的后勤管理體系，集中體現了管理模式創新。

（二）技術應用創新。將數字化技術應用到辦公室常規后勤管理工作中，形成以數字后勤為特點的后勤管理業務工作平臺，一方面是對傳統報表、報告體系的數字化推進，另一方面也將各類數字化分析技術綜合應用在常規后勤管理工作中。獲取更加全面、準確、及時的后勤管理信息，對于傳統的決策支撐、資源調配、支出優化等方面也能夠起到很好的促進作用，體現出數字化技術對于傳統后勤工作的應用創新。

四、結語

數字后勤管理系統的建設，是數字化手段應用到辦公室傳統業務中的一次觀念和技術的創新實踐。后勤管理涉及面寬，應用數字化系統有利于提高資源運轉效率，有利于為服務對象提供一致的后勤服務標準，對數據的綜合分析也有利于管理者獲取到后勤管理各個環節的實時狀態，管理更加扁平化，節省了人力物力，促進了效益提升。同時，隨著信息技術的進步，尤其是物聯網和移動互聯的普及和應用，對數字后勤管理系統提出了更高的要求，數字后勤逐步向智慧后勤的轉變也是大勢所趨，需要在目前完成數字化的基礎上，深入挖掘具體的應用場景、結合技術進步繼續完善升級，逐步實現目標。