醫院人事檔案管理存在的問題及改進措施

文/昭通市第一人民醫院 熊梅

醫院的人事檔案是一個醫院人力資源管理部門在組織醫院人事管理活動中形成的各類資料，它記載和反映著醫院每個職工的學習和工作經歷，德能勤績和工作表現，是每位職工業務能力、工作表現、實戰業績等的重要反映，以每個人為單位集中收集整理保管備查的各種方式和載體的歷史記錄，是醫院檔案的重要組成部分。

一、醫院人事檔案管理存在的問題及原因

目前很多醫院高度重視人事檔案工作管理，目的就是使人事檔案發揮其最大的優勢，培養一支高素質的醫療衛生隊伍人才，滿足醫院醫療工作的需要。根據我院人事檔案管理的實踐，現就醫院人事檔案管理工作面臨的問題和原因分析如下：

（一）醫院人事檔案管理工作人員不重視檔案工作。長期以來，檔案工作被認為是“養老”的崗位，管理人員都是在其他崗位被淘汰的人員擔任，且擔任人事檔案管理工作的人員還屬于兼職負責管理，檔案管理人員沒有檔案管理相關知識理論，也不具備相關素養，而管理的初衷僅僅是資料的統一存放保管，且醫院人事檔案管理人員不具備相應的相關的業務知識及技能，資料收集只是定期下發通知到各科室，催交職工資料，缺乏動態性管理醫院人事檔案的意識。收集保管的檔案資料沒有經過開發利用，只是簡單的歸檔保管，檔案信息未能為醫院領導提供決策依據。

（二）醫院人事檔案管理方式相對落后。盡管大多醫院用電腦管理人事檔案資料，但只是掃描電腦保管常見的信息資料，處于信息化管理檔案的低水平階段。有些人事檔案資料填寫過于簡單或不規范，沒有對收集起來的人事檔案材料進行甄別和價值鑒定，也沒有對資料的真偽和價值進行取舍，而是將所有的資料都歸入檔案，這樣就把一些不應歸檔的資料歸入檔案。導致人事檔案資料混亂，資料來源不清楚，部分資料殘缺不全，直接影響了人事檔案的權威性、系統性。

（三）醫院人事檔案管理意識相對淡薄。隨著醫院之間的競爭日益激烈，醫院的中心工作和主要任務是創新管理機制，突破發展瓶頸，優化就醫環境、拓展醫學人文關懷、提升服務品質，以便為廣大人民群眾提供優質診療服務，力爭在醫院改革中處于不敗之地。因此，醫院普遍存在著不重視檔案工作的實際，醫院行政后勤工作人員的工作就是全心全意為臨床工作服務，滿足臨床發展需求，普遍人意識不到檔案存在的價值及作用，檔案管理人員只是負責“守好攤”，應付檔案的調用和查看，這樣不利于醫院人事檔案發揮其應盡的作用。

二、解決醫院人事檔案存在問題的措施

（一）轉變工作理念，提高人事檔案管理人員的管理水平。首先，必須要提高人事檔案管理人員的業務知識，通過各種培訓班的學習培訓，確保人事檔案管理人員都能掌握運用檔案相關知識，醫院組織工作人員定期進行工作業績考核，并嚴格考核的結果運用來實施獎懲。其次，要加強對人事檔案管理人員的思想政治素質教育。檔案收集資料種類繁多，并隨著人員的流動而流動，隨著人員的成長不斷需要補充資料，是一個動態性的管理過程。因此，需要人事檔案管理工作人員樹立吃苦耐勞的精神。樹立服務理念，根據醫院人事工作的需求，主動利用人事檔案，主動將人員結構、人員培養引進信息提供給領導參考，不斷開拓新的檔案利用途徑。

（二）運用信息化管理醫院人事檔案。隨著信息技術滲透到各個工作領域，辦公自動化水平的不斷提高，醫院工作效益的提高，需要快速準確地做好各項工作。所以高效率做好人事檔案管理及開發利用工作，就必須建立信息管理、網絡管理檔案的平臺，對提高人事檔案管理工作效率，加強人事工作管理有著十分重要的意義。現在，我院自2010年開始建立了人事檔案信息自動化和網絡化管理平臺，充分使用信息化技術安排，可以用微機檢索的方式來查詢每個職工的信息，從而為醫院可持續發展奠定人力資源基礎。

（三）強化法制建設，加大法治力度。要做好醫院人事檔案管理工作，相關的從業人員必須認真學習實踐《干部檔案工作條例》《流動人員人事檔案管理暫行規定》等，用有關部門對人事檔案及人事檔案工作的基礎理論進行實踐，使人事檔案工作有章可循。通過認真宣傳學習相關法律增強醫院領導和人事檔案管理人員的檔案法制觀念。

新時期醫院人事檔案管理工作要順應新時期醫院改革發展工作的需要，在工作中需要不斷解決問題，需要全院干部職工都高度重視人事檔案工作的重要性，同時轉變檔案管理人員服務理念，提高檔案管理人員的思想道德素質和專業知識水平，確保人事檔案工作能夠圍繞醫院重點專科、專病、學科建設工作，有針對性地筑牢每個專業、學科發展的人才基礎，讓更多的優秀人才脫穎而出，形成“帶動一批，影響一片”的學科人才梯隊與品牌優勢。因此，改進人事檔案管理人員的服務方式，對醫院積極融入醫療衛生體制改革，優化配置醫療衛生資源，完善醫院運行機制，開創醫院發展的新局面具有重大的意義。