淺論干部人事檔案的整理

文/東莞日報社 洪俊超

干部人事檔案整理工作是檔案管理的基礎(chǔ)性工作，它是按照特定的原則和方法，把搜集的材料進(jìn)行分類、鑒別、排序、編目、技術(shù)加工并裝訂成冊。在以后的人生經(jīng)歷的基礎(chǔ)上可對其進(jìn)行補(bǔ)充整理。干部人事檔案的整理是否合理、完善，直接關(guān)系到人事檔案的質(zhì)量高低，以及影響檔案利用的效率。因此，干部人事檔案的整理工作是一項(xiàng)極其有意義且需要認(rèn)真對待的工作。

一、干部人事檔案的整理工作

（一）人事檔案整理工作的原則。干部人事檔案的整理工作應(yīng)做到一絲不茍，遵從以下幾個原則：一是真實(shí)性。這是最基本的原則，保證檔案材料的真實(shí)性和可靠性，不弄虛作假，才能提高人事檔案的質(zhì)量和可參考性，否則則會失去檔案整理的實(shí)際意義。二是規(guī)范性。檔案材料的整理一定要做到規(guī)范，材料的鑒別分類及加工制作等必須按照一定的工作原則進(jìn)行，保證工作程序，檔案內(nèi)容的規(guī)范。三是完整性和精煉性相結(jié)合。檔案材料的收集要全面完整，細(xì)致準(zhǔn)確地對材料進(jìn)行分類整理，但是對于利用價值小、不應(yīng)歸檔的材料要予以剔除。

（二）干部人事檔案整理工作的要求。干部人事檔案整理工作的要求主要有以下兩點(diǎn)：一是鑒別認(rèn)真，分類準(zhǔn)確，編排有序，目錄清晰，加工規(guī)范，裝訂整齊。二是檔案整理人員必須履行黨的方針政策，提高自身素質(zhì)，加強(qiáng)專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，熟練掌握檔案整理工作的基本流程，方法技能，認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好整理工作。

（三）干部人事檔案的整理步驟。1.查核材料。對搜集的材料進(jìn)行全面審查，缺少的材料要補(bǔ)齊，一定要保證材料的完整性。2.分類排序。干部人事檔案的合理分類有利于歸檔儲存，便于查找整理。干部人事檔案可分為干部履歷材料、自傳材料、鑒定考核考察材料、學(xué)歷和評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料、政治歷史情況的審查材料、黨團(tuán)材料、獎勵獎?wù)虏牧稀⑻幏植牧稀浻萌蚊馄赣猛诵莸炔牧虾推渌牧稀?.技術(shù)加工。為了便于長期保管和裝訂，應(yīng)對一些損壞，褶皺的紙張進(jìn)行加工處理，之后再進(jìn)行歸檔。4.編類序號。在對材料進(jìn)行分類排序后，為了確定材料的固定位置，應(yīng)對其編序號、類別號和頁碼。5.登記目錄。目錄在檔案的首頁，是材料位置的索引。所以在檔案材料的分類排序、編類序號之后，應(yīng)對材料進(jìn)行編寫目錄，使材料的位置更加清楚明了，便于查找。6.裝訂成冊。只有裝訂成冊才是一份完整的檔案材料。7.編寫類序號。類序號寫在檔案材料首頁的右上角。頁碼寫在每份材料的右下角。8.復(fù)查驗(yàn)收。對檔案材料的復(fù)查驗(yàn)收是干部人事檔案整理工作的最后一步，只有對最后的材料進(jìn)行全面系統(tǒng)地把關(guān)，才能確保檔案質(zhì)量不會出現(xiàn)問題。對于復(fù)查驗(yàn)收合格的檔案需進(jìn)行入庫。

（四）干部人事檔案整理的注意事項(xiàng)。第一，在干部人事檔案整理過程中應(yīng)注意信息保密。檔案涉及個人的生活、學(xué)習(xí)、工作等各方面的信息，有些屬于個人隱私，在整理過程中應(yīng)注意信息安全。第二，應(yīng)做到信息準(zhǔn)確，整理人員不得擅自涂改偽造檔案材料，對于檔案關(guān)系調(diào)動應(yīng)按相關(guān)程序進(jìn)行，并做好備案記錄。第三，不得擅自銷毀處理檔案材料，對于需要剔除的信息材料，應(yīng)向領(lǐng)導(dǎo)報備審查通過后方可進(jìn)行處理。第四，在整理材料的過程中一定要小心謹(jǐn)慎，防止材料信息的丟失和泄露。

二、干部人事檔案整理存在的主要問題

（一）檔案載體不統(tǒng)一，紙張尺寸不合理。《干部檔案整理工作細(xì)則》要求我們，檔案應(yīng)做到平整規(guī)范，針對紙張?zhí)蛘呤瞧茡p沒有空出裝訂線的材料，應(yīng)在左邊縫一條紙邊，不符合尺寸標(biāo)準(zhǔn)的材料要進(jìn)行裁剪、縫補(bǔ)，加工處理等。通常材料所用紙張為A4紙，不容易被裁剪并且要保證字不被破壞。對于尺寸較小的紙張需要進(jìn)行托裱技術(shù)處理，這種加工技術(shù)的繁瑣性導(dǎo)致檔案損壞，不整齊問題的出現(xiàn)。

（二）檔案的保護(hù)，保密工作不到位。檔案裝訂成冊時需要打孔穿線，可能會破壞到紙張。并且對于裝訂成冊的材料也不是固定不動的，每年需要補(bǔ)充新的材料進(jìn)去，這樣反復(fù)的拆裝會導(dǎo)致紙張的破舊甚至破壞。另外，當(dāng)查閱者需要查閱自己的某一部分檔案信息時，由于是全部的信息裝訂成冊，有可能會看到不該看到的信息，不利于信息的保密工作。

（三）反復(fù)拆裝，重復(fù)的整理。從單個人的人生履歷來看，至少每隔兩年就會補(bǔ)充一次信息，每次的檔案整理都要經(jīng)過分類排序、技術(shù)加工、編類序號、裝訂成冊等比較繁瑣的步驟。而一個人的一生要經(jīng)過幾十次的檔案更新。如此反復(fù)拆裝，不僅破壞了檔案的本來面貌，還會使檔案管理者無暇顧及檔案本身的信息，減少了積極性，可能會整理不到位。

三、干部人事檔案整理的改進(jìn)措施

針對以上檔案整理的弊端分析，可提出以下幾點(diǎn)改進(jìn)意見：第一，提高檔案管理人員的整體專業(yè)素質(zhì)，樹立積極工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的心態(tài)，保證檔案工作有效、合理、完善地展開。第二，規(guī)范用紙標(biāo)準(zhǔn)。相關(guān)部門應(yīng)加強(qiáng)宣傳和管理力度，規(guī)范統(tǒng)一的用紙標(biāo)準(zhǔn)，避免出現(xiàn)紙張大小不一、不方便整理的問題。第三，加快檔案管理工作的信息化建設(shè)。加快建設(shè)網(wǎng)絡(luò)檔案的步伐，削弱紙張檔案發(fā)揮的作用，在網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息的更新和備份，加強(qiáng)信息安全保護(hù)措施，這樣能有效減少紙張檔案管理的人為因素。

四、結(jié)束語

做好干部人事檔案管理工作，有利于提高檔案管理者的工作勝任力，培養(yǎng)優(yōu)秀的管理人才。這項(xiàng)工作需要我們持之以恒努力去做好。