新舊動能轉換下的高校機要檔案智能化管理淺探

文/山東建筑大學黨委校長辦公室 張劍 周美艷

機要檔案涉及國家機密，因此其管理必須依照嚴格的程序。一直以來，各高校管理遵循國家保密法規，結合嚴格的審批和專人專管制度，有效實現了機要檔案保密和使用需求，但隨著社會的發展，機要檔案的使用和管理要求逐步提高，原有管理方式的弱點逐漸暴露出來，而科技的進步使得機要檔案管理水平的提升成為可能，然而提升并不是徹底拋棄舊的模式，我們應當在新舊動能轉換的思想指導下，發揚舊管理方式的優點，通過技術手段解決機要檔案管理的短板，提升社會效率。

一、當前高校機要檔案管理存在的幾個問題

（一）流程繁瑣。為了實現保密要求，高校機要檔案在管理中往往設置復雜的管理流程，一般是由申請、審批、處置三個環節組成，但審批環節通常為多層級管理，易影響工作進度。

（二）管理工作量大。高校的機要管理人員一般設1-2人，負責機要文件管理工作的同時還常兼管公章、常規文件收發等一系列工作，日常工作量大，影響機要文件的處置效率，常出現脫密文件“一密到底”的情況，影響了文件的使用。

（三）高校機要檔案的存管分置導致使用和管理困難。機要檔案因其特殊性，必需按照國家相關法規設專人管理。然而多數高校的機要檔案歸檔管理歸屬于校檔案館，而校檔案館通常不設置專門機要人員，目前國內多數高校工作區域大，檔案館與機要室常分處于學校不同方位，機要人員經常需兩點往返管理，增大了機要檔案管理的難度和風險性。

二、改進措施

針對高校機要檔案管理中存在的上述問題，我們必須轉變思想緊跟時代步伐，運用新舊動能轉換的思想模式，把先進的科技手段應用到管理中，快速提升管理水平。

（一）設立高校內部機要保密專網并開發相應管理軟件。

校內機要保密專網是實現高校機要檔案智能化管理的基礎，只有通過保密專網才能安全實現校內遠程控制和管理，而相應管理軟件的開發更是實現智能化管理的核心，需請專業的具有相關保密資質的軟件開發公司實施開發。軟件需具備如下功能：

1.機要檔案的智能化管理必然離不開各種智能識別裝置，如高分辨率的智能人臉識別系統、智能指紋識別系統、電子密碼系統等，因此所開發的機要檔案管理系統（以下簡稱管理系統）必須具備與這些系統的端口相銜接的功能。

2.機要檔案管理的一個重要內容就是檔案的保密期管理，軟件需配套專用智能保密櫥柜，對不同密級、不同存入時間的機要檔案進行智能化時限管理。

3.軟件應通過專用數據庫及設定的審批程序，由機要員對校內所有涉密人員進行系統內備案，只有經過備案的人員方可在系統控制的環境中進行相關操作。

4.軟件應通過與智能識別系統的配合，對于符合涉密身份的人員進行識別確認后，控制相應設施，引導借閱者進入相應區域進行權限許可下的文件瀏覽。

5.軟件應具備對存放環境及借閱環境的異常情況進行識別及報警的功能。

（二）機要檔案的智能化歸檔管理。對原有“三鐵”中的鐵皮柜進行升級，采用程控技術開發智能化鋼保密櫥柜，通過校內保密專網與管理系統相連接。智能櫥柜存儲空間應根據密級分出大存放區，每大區再根據文件解密年份分為10-30個文件存放格。櫥柜配有多重識別系統，只有經過授權的專職機要員可操作櫥柜完成文件的存取。櫥柜應配掃碼裝置，可通過對機要件掃碼開啟對應的存放格減少出錯。機要員通過管理系統設定智能櫥柜存放格存放期限、人員權限等參數。櫥柜設有應急電源以避免停電造成的信息丟失等問題。機要員在收到機要文件后首先通過掃碼將文件信息錄入管理系統中，歸檔前先通過與管理系統相連接的保密專用掃描設備對機要文件進行掃描，將文件電子檔存入管理系統數據庫。機要文件紙版則通過智能櫥柜掃碼識別后，存入預設好時間參數的存放格中進行智能管理，在文件到脫密期后自動通過管理系統提醒機要員進行處置。

（三）智能監控的機要檔案借閱。機要文件借閱室分為三部分：由智能識別系統和自動門組成的智能門禁；由電子設備檢測系統和密碼儲物柜組成的檢測間；由電子屏幕和視頻監控組成的閱讀室。借閱人通過智能識別后進入檢測間，通過電子設備檢測后進入閱讀室。在閱讀室中，借閱人通過電子屏幕瀏覽權限允許范圍內的機要件掃描版。全程均有視頻監控設備對借閱人員的行為進行智能監控。

三、結束語

隨著科技的發展，機要檔案的管理必將越來越智能化，對人力的依賴也必將越來越少，然而少并不代表不需要人的管理，相反人的因素反而會更加重要，機要員數量減少的同時對其素質的要求也必然會更高，新舊動能的轉換不僅僅是硬件技術的更新換代，更重要的是人員素質的同步提高。我們必須辯證看問題，不能盲目崇拜智能化，在提高硬件技術的同時必須把安全防控、風險評估的工作做透，只有做到人機同抓、同步提升，才是做好機要檔案管理工作的關鍵。