淺析高職院校檔案管理的幾個誤區

文/湄洲灣職業技術學院 蔡亞瓊

眾所周知，不少高職院校建校時間較短，院校建設任務較重，其檔案管理、服務與利用進程較為緩慢，檔案管理工作還存在著諸多問題與不足，主要原因是在檔案意識、檔案服務、檔案管理、檔案利用、管理制度等方面存在一些誤區，這些誤區將影響和制約檔案管理、服務與利用的發展，也間接阻礙了院校管理水平的提升。結合檔案管理工作實際，筆者通過分析認為，目前高職院校檔案工作主要存在以下幾個誤區：

一、意識誤區

高職院校對檔案管理的重要性認識不到位，尤其是學校管理層的檔案管理意識不強，沒有意識到檔案是院校管理中不可分割的重要組成部分，沒有意識到檔案利用服務是高職院校高效運行的重要環節之一，沒有意識到其體現檔案職能乃至管理水平的重要性，只是將檔案看作一項獨立的、可有可無的管理工作，只是認為檔案是管理工作中部分資料的收集、保存，認為檔案管理是安排任何工作人員是便能勝任的一項工作。學校在工作計劃、建設、管理、總結、考核中沒有將檔案管理與利用作為重要工作加以規劃與推進，幾乎沒有召開檔案管理專項工作，對檔案管理的基礎設施及設備建設、人才隊伍建設、信息化建設缺乏足夠的重視，學校整體上形成了對檔案管理“放之任之、自生自滅”的思想意識，導致管理工作處于邊緣化狀態。

二、人為誤區

高職院校的不少教職員工認為，檔案管理工作只是幾個檔案管理人員的工作，與自己、其他人無關，人為將檔案管理工作與日常管理工作分隔開來，因此他們置身于檔案管理之外，在工作中往往不注意檔案資料的保存，不關心檔案管理工作，不善于利用檔案資料，進而不支持檔案管理工作，沒有認為其工作過程就是檔案的形成過程，沒有為檔案的形成、收集、管理提供便捷的通道，導致檔案工作停滯不前，檔案資料殘缺不全。人為將檔案按管理職能從學校的教育教學管理明顯分隔開來，各自分管保存，沒有建立綜合的檔案管理機構，沒有進行統一集中管理和綜合利用。

三、制度誤區

目前高職院校檔案管理制度建設方面存在以下幾個問題：一是制度“重形式”。目前高職院校檔案管理的規章制度從量上逐步增多，但在制度建設上往往只注重制度的有無問題，看重制度的表面文字，對管理制度的形式比較看重，缺少對制度的可行性、適用性及可操作性等方面缺乏統籌考慮和設計。二是“偏管理”。在檔案管理制度中，大多僅停留在對檔案資料的收集、建檔、保管等方面的內容，缺少對檔案綜合利用、管理研究、技術改進等方面的引導和規定。三是制度“欠落實”。不少高職院校檔案管理制度僅貼在墻上，檔案管理及利用相關的制度如何落實，落實到什么程度，存在什么問題，都無人問津，導致檔案工作停滯不前，可有可無，各種管理規范和安全措施不到位。四是制度“存局限”。不少高職院校的檔案管理制度仍僅限于檔案管理本身，缺少頂層設計，從學校整體工作出發，全局把握院校管理工作與檔案管理工作，未能從制度上將其形成一個整體，從制度上貫通學校全局工作。五是制度“缺實效”。目前不少檔案管理制度中缺少對檔案管理與利用工作實效的考核與評價機制的內容，檔案管理工作的實效無法可依，管理無從約束和考核，檔案管理工作因此缺少一個封閉的管理回路，無法保障檔案管理工作的良性運行。

四、管理誤區

高職院校在檔案管理工作中沒有與院校日常管理工作直接關聯，往往與實際工作脫節，沒有在日常工作中自然建立并形成檔案，檔案管理仍處于滯后管理狀態，這種管理模式將導致檔案資料不齊全、不真實，不準確反映院校管理的真實歷程，無法反映管理過程中質量監控和檢查監督的痕跡。如在院校設備檔案管理方面，不少院校將設備檔案管理與設備建檔分離開來，沒有對設備的初期階段直接進行建檔，無法對設備論證、采購、監督、驗收、運行等形成的檔案資料實時歸檔，總在設備驗收后才建檔管理，容易導致過程設備檔案的缺漏和失真。

五、利用誤區

檔案功能的充分發揮在于利用，然而不少院校在檔案工作中只重視檔案建設、保存管理，不重視檔案利用，把所有檔案作為保密資料躺在庫房中，沒有很好地開發檔案的綜合利用，沒有根據職能開放訪問，讓檔案服務于教學教育事業的職能充分發揮出來。

六、服務誤區

優質的檔案服務工作能夠促進檔案的綜合利用，不少院校仍只是對檔案進行簡單借閱、登記、統計，對于如何提高檔案服務質量方面仍不夠重視，缺乏在檔案服務環境、服務質量、管理人員服務水平、服務質量評價等方面進行強化，為提供優質檔案管理服務打下扎實的基礎。

七、職能誤區

不少高職院校仍然未建立起綜合檔案室（館），檔案管理工作按照部門職能相對分割管理，不同檔案門類間溝通聯系少，造成檔案綜合利用困難、效率低下、管理不規范；檔案管理人員也往往因此只重視收集、管理與利用，忽視對檔案工作中管理模式、管理方法、管理效率、管理水平、管理手段、服務質量、利用渠道等方面進行深入的研究與探索，無法及時為促進檔案優化管理和服務利用提供借鑒與決策依據。

基于以上的分析，高職院校檔案管理工作存在意識誤區、人為誤區、制度誤區、管理誤區、利用誤區、服務誤區以及職能誤區，這些誤區的存在直接影響了高職院校檔案建設與管理的水平、檔案服務的質量、檔案利用的效果，也影響了院校的管理水平。筆者認為高職院校要走出這些誤區，學校管理層要做好院校管理的頂層設計，做好學校管理整體規劃，研究設計一套院校管理與檔案管理兼容一體的管理模式與組織實施方案，強化檔案管理意識，組織進行一次全校范圍的檔案工作重要性宣傳與教育主題活動，統一思想認識，強調檔案管理、服務與利用的重要性，從平時管理工作出發，做到“平時工作-檔案管理-服務利用”一體化的運行模式，將檔案工作貫穿于管理工作全過程。同時，立足檔案管理、服務與利用，強化檔案管理硬件和服務軟環境建設，加強檔案管理業務研究，全面推進檔案管理與服務利用。