醫學生實習檔案管理的現狀與對策

文/福建醫科大學附屬第一醫院 林美燕

醫學生實習檔案是指醫學生在醫院實習過程中形成的各種資料，它涵蓋了實習指南、實習生個人信息、實習輪轉表、書寫病歷及基本技能操作、輪轉平時成績及出科技能成績、實習鑒定等基本內容，是其醫德醫風、業務能力、專業素質等方面的真實、完整、準確的反映，是實習生實習能力的綜合體現，也是其畢業就業單位錄用的參考依據，因此，如何建立完善、規范、科學的醫學生實習檔案管理體系，使其盡快適應新形式下醫療體制改革和人才市場競爭，顯得尤為重要。

一、當前醫學生實習檔案管理的現狀

（一）實習醫院、帶教老師及實習生對建立實習檔案的意識淡薄。多數實習醫院和帶教老師重醫療輕教學，對醫學生實習過程中所形成的材料建檔意識薄弱，認為實習檔案應該是由學生所在學校建立，與其無關，因此，對實習原始資料的收集、整理、歸檔不及時或不嚴格。再加上醫學生在臨床實習過程中需輪轉不同的科室，即具有階段性、流動性的特點，出現了科室實習資料保管不當或者不同科室之間資料移交不及時，導致很多一手寶貴材料殘缺或丟失。不少實習生對自己的檔案也不重視，經常對自己實習期間的資料進行任意涂改或造假，甚至丟失。綜上原因，都給實習檔案的真實性、完整性、客觀性造成不良的影響。

（二）醫院醫學生實習檔案管理制度不健全。多數醫院的醫學生實習檔案管理系統不完善、管理體制不規范，相關管理制度很少，沒有統一、客觀、相對完整的管理和考核標準，導致了實習檔案無法進行有效的管理，從而導致對原始材料的匯總、審核及歸檔不嚴，以致出現缺漏或丟失等現象。

（三）醫院檔案管理人員不足，缺乏專門的管理。多數醫院檔案專業人員少，專業知識老化，知識結構不合理，部分管理人員身兼數職，素質也參差不齊，對檔案管理工作積極性不高，沒有足夠的專業敏感性，不能有效、規范、專業地收集、整理、歸檔，從而影響了實習檔案管理工作的正常開展。

（四）醫學生實習檔案管理水平低下。不少醫院實習生檔案管理尚處于傳統管理模式，手工收集資料人工整理歸檔或輔以落后的電腦技術，加之醫學院校擴招、實習人數增加，實習生檔案激增，且以不易永久保存的紙質檔案為主，導致檔案管理工作繁重、效率低，已無法順應新時代檔案信息化管理的需求。

（五）實習生檔案的應用價值較低。目前教育與用工制度的改革，導致醫學生就業時用人單位更注重的是學歷、言談舉止、現場考核等，而忽略了實習生實習過程中的能力及綜合素質，因此實習檔案的價值被明顯地削弱了。

二、加強醫學生實習檔案管理的對策

（一）實習醫院、帶教老師及實習生應加強檔案意識培養，提高認識。醫學生實習檔案是實習生在醫院的醫德醫風、考勤、出科技能操作等臨床實踐的真實記錄，是醫學院校專業實習的指南及要求的客觀體現，是實習生綜合能力的體現，是醫院擇優錄取人才的有效參考，也是實習生畢業就業毛遂自薦的依據，因此，實習醫院、帶教老師及實習生個人都應該充分認識到建立實習檔案的重要性和必要性。實習醫院應通過各種渠道擴大宣傳，加強實習檔案建檔意識的培養，用科學發展的眼光正確對待實習生建檔工作，使管理人員、帶教老師及實習生從思想上高度重視，從行動上自覺地及時收集整理歸檔實習資料，不隨意涂改或丟棄等，保證實習生檔案的第一手原始資料的真實性和完整性。

（二）醫院應健全有效的實習檔案管理制度，保證質量。實習醫院應嚴格按照學校頒發的實習大綱、實習計劃等要求建立醫學生實習檔案，并配備一套完善、科學、規范的實習檔案管理制度和辦法，制定如何歸檔以及歸檔的范圍和時間，專人負責分階段、分步驟規范實習生實習期間資料的收集、整理和歸檔工作，并不定期派專家督導檢查實習生檔案歸檔工作開展的成效，并制定相應的獎懲制度，保證實習生檔案管理有序開展。

（三）配備檔案管理人員，提高專業素養。醫院要配備專業的檔案管理人員，有專人嚴格地按照檔案管理的方法來管理實習生檔案。相關管理人員也要不斷學習，努力提高自己的專業素養，讓整理歸檔工作能真實、客觀、完整地反映出每個實習生的綜合素質和能力，同時在工作中推陳出新，既簡化工作步驟，又能順應檔案管理現代化的需要。

（四）醫學生實習檔案應實現信息化、網絡化管理，提升水平。21世紀是信息革命時代，信息技術的迅猛發展、廣泛應用，已滲透到醫學教育改革的方方面面。傳統的實習生檔案管理模式已不能適應新形勢下高等教育教學的發展需求，實現信息化的檔案管理是必然趨勢、已刻不容緩。醫院應保障計算機網絡等先進的軟硬件設施，提供專業的技術支持，為實習生檔案信息化管理保駕護航。實行實習生檔案信息化、網絡化管理，使實習生、帶教老師及管理人員有機結合在一起，形成一個密切的互動的實時的整體。實習生可實時記錄病歷、基本操作等，帶教老師也可實時批改學生病歷、評教成績、答疑解惑等，管理部門也可實時查看學生考勤、查閱學生成績等，而且可實時上傳實習過程中的相關照片、錄像等，真實生動地反映實習生臨床實踐情況。實習生信息化檔案管理不僅解決了紙質檔案不易永久保存以及保存檔案形式的單一性，也大大減輕師生及管理人員的工作量，提高其工作效率，而且對實習過程中帶教老師的“教”和實習生的“學”進行實時全程的督促、檢查、評估和激勵。實行實習生檔案信息化管理，還可以對電子化檔案進行后期的整理、分析，總結經驗，為領導決策提供詳盡的數據支持，為今后實習生管理及帶教提出寶貴意見，也為教學科研方面提供大量的數據，而且信息化管理系統具有可擴展性，日后可根據檔案管理建設需求的增加不斷進行升級。

（五）提高實習生檔案對就業的利用價值。醫學生實習是理論聯系實際、基礎聯系臨床的重要環節。畢業生有無實習以及實習技能掌握的好壞已經成為醫院招聘時所考慮的重要因素。因此，實習生檔案不僅要完整、齊全，而且要實時根據人才市場信息側重收集能展現醫學生各方面能力和綜合素質的材料，盡量滿足醫院對畢業生的信息需求，為醫院篩選優秀人才提供依據，盡力發揮實習生檔案在就業中的指導作用，最大程度地實現實習檔案的利用價值 。

三、結論

醫學生實習檔案不僅能激發實習生認真實習、帶教老師積極帶教，而且讓教學管理人員能夠全程監督，大大提高實習效果和實習質量。實習檔案也可為醫學生畢業求職毛遂自薦和用人單位擇優錄用人才提供參考依據，為雙方構建良好的橋梁，也為日后醫院教學科研方面提供堅實的數據基礎?；卺t學生實習檔案的重要性，針對當前管理中的問題，采取積極有效的對策，重視且不斷強化實習檔案管理工作，不斷提高實習檔案管理水平，不斷提升實習檔案質量。