醫(yī)院醫(yī)療設備檔案管理與使用的探討

文/江蘇省新沂市人民醫(yī)院 王曉瑜

醫(yī)療設備檔案的管理是醫(yī)院管理中的一個重要組成部分，醫(yī)療設備檔案管理是一個收集、歸納、統(tǒng)計、分析和保存的過程，過程中最重要的環(huán)節(jié)就是對醫(yī)療設備檔案資料的收集、保存和管理工作，合理的保存和管理醫(yī)療設備的檔案，能夠提高醫(yī)療設備的有效使用率，降低醫(yī)療設備在使用過程中出現(xiàn)突發(fā)狀況，充分發(fā)揮其在醫(yī)療、教學、科研工作中的作用，主動、及時、準確地為科室服務，為領導決策提供憑證，更好地發(fā)揮其社會效益和經(jīng)濟效益。

一、醫(yī)療設備檔案管理中出現(xiàn)的問題

（一）管理意識薄弱，缺乏對醫(yī)療設備檔案的綜合管理意識。醫(yī)療設備檔案管理需要各個部門之間的協(xié)調(diào)、管理和配合。在進行醫(yī)療設備的檔案收集、管理過程中，特別容易出現(xiàn)這種現(xiàn)象：醫(yī)療設備科僅重視機械設備的考察、招標、議價、采購；醫(yī)療設備的使用科室，僅單一對機械設備的驗收、安裝與調(diào)試關注；設備維修部只注重其維修記錄。他們都忽視了對醫(yī)療設備資料的收集與管理，或者每個科室都保存了自己所管轄的那部分資料，這就需要醫(yī)院的檔案人員提前介入，對設備從考察到運行的每個環(huán)節(jié)，都進行監(jiān)督，及時收集、整理各個環(huán)節(jié)的資料，以保證其完整性，以免遺漏。

（二）未完善醫(yī)療設備的檔案管理機制。目前，醫(yī)院大都重視對文書檔案、病歷檔案、會計檔案的收集與管理，而忽視對設備檔案的管理，導致醫(yī)療設備檔案管理工作不能正常有序地進行，從而出現(xiàn)混亂的管理局面。相關部門分工不明確，各盡其職的態(tài)度造成設備檔案遺漏或丟失等現(xiàn)象時常發(fā)生，從而不能有效地為臨床、科室提供高效率的服務；設備檔案歸檔后，便萬事大吉，檔案管理人員不能以主動、積極、周到的服務利用檔案，捕捉有用的信息，使設備檔案放在檔案室里成為“死檔案”，不能充分發(fā)揮醫(yī)療設備的效能等等。因此，重視醫(yī)療設備檔案管理的有效規(guī)范，完善設備檔案的管理機制，是醫(yī)院醫(yī)療設備穩(wěn)定運轉(zhuǎn)的重要保障。

二、提高醫(yī)療設備檔案管理水平的有效策略

（一）增強醫(yī)療設備的檔案管理意識。醫(yī)療設備是保證醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展，開展醫(yī)療、護理、教學等工作的重要手段和保證，是確保醫(yī)院持續(xù)經(jīng)營與發(fā)展的關鍵因素，直接影響到醫(yī)院的醫(yī)療質(zhì)量、技術(shù)水平。但如何管理好、應用好醫(yī)療設備，提高醫(yī)療設備的有效使用率，減少醫(yī)療設備突發(fā)故障和開機率低等狀況，則必須建立較為全面的醫(yī)療設備檔案，并輔之科學有效的管理。醫(yī)院領導及各部門人員都要充分認識到設備檔案管理的重要性，把醫(yī)療設備檔案的管理工作放在醫(yī)院管理的核心位置。醫(yī)院要通過多種方式和渠道，對相關科室廣泛宣傳有關設備檔案管理制度，特別是設備檔案的重要作用，強化相關科室人員特別是醫(yī)院領導的檔案意識，樹立檔案管理人人有責的觀念，通過設備檔案利用的典型事例，使他們加深了解設備檔案工作在醫(yī)院工作中的地位和作用，從而提高他們參與設備檔案管理的積極性、主動性和自覺性。

（二）完善設備管理體系與重視設備檔案管理人員的配備。在加強醫(yī)療設備檔案管理過程中，要理順關系，健全制度，要建立科學的檔案管理體系。健全檔案管理的規(guī)章制度，是檔案管理的關鍵，隨著科學技術(shù)的發(fā)展，檔案管理手段的更新和管理水平的提高，必須建立與之相應的、科學的檔案管理體系。近年來，我院把醫(yī)療設備檔案管理當作醫(yī)院綜合檔案管理中一個重要的組成部分，成立了由分管院長直接領導的檔案管理網(wǎng)絡小組，實行醫(yī)院、科室、操作人員、設備保養(yǎng)、檢修人員組成的管理網(wǎng)絡，建立了相關醫(yī)療設備檔案制度，把醫(yī)院設備檔案納入制度化管理，繼而促進檔案的收集、整理、歸檔與借閱等環(huán)節(jié)有章可循，以確保醫(yī)療設備的良好運行，有效增加了醫(yī)療設備的運用率，為醫(yī)院的醫(yī)療服務提供有利的保障。同時，醫(yī)院從設備科、設備維修部及設備使用相關科室中各選拔一名業(yè)務水平高，責任心強的人員，作為科室設備檔案員，由院檔案室進行專業(yè)培訓，并進行統(tǒng)一監(jiān)管，以便更充分地的協(xié)調(diào)醫(yī)院的設備檔案管理工作。

（三）確定醫(yī)療設備檔案的歸檔范圍。我院根據(jù)醫(yī)療設備檔案的管理要求，結(jié)合醫(yī)院實際，確定了醫(yī)療設備檔案管理的歸檔內(nèi)容，以便各科設備檔案員在工作過程中及時進行收集，整理，歸納，以防遺漏。隨著設備從考察、招標、申購到安裝使用、維護、檢修，其相應的材料都由各科設備檔案員做好材料的收集整理工作，原件移交醫(yī)院檔案室，按年度歸入設備檔案，復印件留存原科室，以備查用。

（四）加大醫(yī)療設備檔案管理的設施投入。醫(yī)療設備在建設醫(yī)院、發(fā)展醫(yī)院、提高醫(yī)院核心競爭力方面起到舉足輕重的作用，要提高醫(yī)療的綜合性水平，就要重視醫(yī)療設備檔案的管理，同時重視醫(yī)療設備軟件設施的投入力度，加大醫(yī)療設備檔案建立的經(jīng)費，使其達到科學化、標準化、信息化的管理水平。我院為檔案室配備了相應的工具材料，如文件柜、二氧化碳滅火器、除濕機、掃描儀、防磁柜和打印機等。2016年，我院借建設醫(yī)院信息化管理之風，引進技術(shù)先進的檔案管理系統(tǒng)，內(nèi)有專門的設備檔案管理系統(tǒng)軟件，使設備檔案管理信息化，從而實現(xiàn)醫(yī)院對設備檔案信息實時搜索的目的。此外，還增添了設備信息統(tǒng)計工具，以此提高設備檔案管理與數(shù)據(jù)信息的準確性，為醫(yī)院的工作創(chuàng)造便利條件，以創(chuàng)造更大的社會效益和經(jīng)濟效益。