探析加強城市園林綠化工程檔案管理工作的策略

文/遼寧省凌源市園林管理處 宮冬艷

園林綠化檔案是在建設園林綠化時形成的具有保存價值的照片、圖紙、文字等不同載體的文件材料，是園林綠化工程進行竣工核定和竣工驗收的前提，為工程進行使用、管理、維護、擴建、改建等提供了重要依據。將園林綠化檔案管理好可以有效保障工程質量，與城市的可持續發展有著十分緊密的聯系，但是在快速發展的園林綠化建設中，盡管園林綠化工程檔案管理工作取得了一定進步，但是仍存在了諸多問題，需要運用有效措施進行解決。

一、加強檔案人員的專業知識和技能培訓

提高檔案工作者的素養是檔案管理的基本工作。檔案工作人員要對自己所承擔的責任予以明確，有針對性地加大檔案工作的專業學習力度，既要對檔案管理制度和整理辦法進行學習，掌握計算機知識和操作技能，同時還要學習工程施工管理的政策規范和園林綠化專業的業務知識等，真正成為全能型人才。現階段急需對園林綠化工程施工單位的管理人員進行培養，讓其掌握到園林綠化工程檔案資料歸檔知識，以做到規范歸檔園林綠化工程檔案資料。同時，還應培訓檔案管理工作人員，引導其在簽訂合同的過程中針對參建單位設置專門的條款，對各方應負的責任、提交檔案資料的時間、質量和套數等予以明確規定，最終同時進行園林綠化工程竣工資料交接和園林工程竣工驗收。園林工程檔案資料與相關要求不相符的，尚未通過竣工資料交接驗收的就不能進行園林綠化工程竣工驗收，借助上述辦法增強園林綠化工程檔案資料的實用性、完整性和規范性。立足于此，加大對檔案資料工作人員的信息化培訓力度，內容主要有：網絡知識的學習和培訓；軟件操作和維護技能培訓；電子文件的發展、檔案管理信息系統、計算機病毒等知識的培訓等。可以以一套成熟的軟件管理程序呈現出園林綠化工程檔案資料管理，借助學習培訓和推廣運用相關程序，使管理更為規范。

二、加大對文件材料收集歸檔工作的力度

園林綠化工程技術人員、建設單位工程管理人員和工程項目建設單位要主動承擔起自己的責任，從園林工程項目立項之初就把園林綠化工程項目檔案資料管理機構以及管理人員設置好，對園林綠化工程項目每個階段文件材料的收集工程負責，同時進行園林綠化工程建設和文件材料收集，嚴禁先把施工任務完成，后將材料補齊的現象發生。園林綠化工程檔案人員要多問、多溝通、多深入一線，從各個方面收集相關檔案，盡量及時確保園林綠化工程檔案的準確性和完整性。工程項目正式啟動后，應將工程負責人設立好，對工程檔案管理工作予以負責，并做好專兼職檔案人員和相關部門工作關系的協調工作，第一時間對前期文件進行收集，把收集工作中存在的新問題、新情況解決好，使園林綠化工程檔案的完整齊全性得到保證。

三、完善檔案管理制度

對檔案管理制度予以健全，實施統一管理，不斷提高檔案管理水平和管理手段，要求必須科學地將與之相適應的檔案管理體系建立起來。要積極創新檔案管理，其中包括檔案功能、管理流程、管理過程和控制、管理手段和方式、管理技術、管理制度、管理思維、管理模式的創新；要實施檔案標準化管理，用“最優化”的理念，對各家的優缺點進行分析，形成最佳方案，在單位標準工作程序中納入檔案工作標準化，將檔案管理整體水平提高。最后還要把八個納入做好：在工程建設工作計劃各項管理程序中納入項目文件材料的形成、整理、積累和歸檔工作；在技術管理和工程建設生產各個環境納入檔案工作；在工程領導的議事日程和職責范圍中納入檔案工作；在合同管理制度中納入檔案工作，依法對檔案實施管理；在工程技術管理中納入檔案工作；在工程監理制中納入檔案工作；在驗收程序中納入檔案工作；在合同結算和質量保證金中納入檔案工作。

四、引入信息技術開展現代化檔案管理工作

現階段，人們的生活水平得到了顯著提高，而園林綠化工程的規模也變得越來越大，所以相應的增加了各種檔案資料，同時我國現階段的檔案主要使用的是紙質檔案，但紙質檔案的整理工作具有十分大的勞動強度。而借助計算機對文件進行整理，可以省時又省力。在傳統的人工立卷工作中，立卷人立足于自己的理解分類文件，盡管都依照統一的標準，但是由于每個人的理解都有所不同，對同一個文件的分類也不一樣，那么分類不準確的現象也就在所難免，從而使案卷的質量受到影響，不便于今后利用工作的順利開展。所以應根據新的《歸檔文件整理規則》，不用對案卷標題進行擬定，將單位制定為件，不僅把人為因素對文件歸檔工作的影響降低了，同時還能使計算機管理優勢得到充分發揮，將工作效率有效提高，實現了深化檢索、簡化整理的目的。

五、結語

總而言之，現代園林綠化工程建設的企事業單位，應著重將檔案管理意識提高，對加強檔案管理的重要性予以充分認識，與工程進度保持同步，對工程資料予以實時收集，并在第一時間做好歸檔，引入現代化信息技術，和相關部門積極溝通合作，使檔案管理工作水平得到大力提升，進而充分發揮園林綠化工程檔案的作用。