對電子文件檔案管理工作的思考

文/邯鄲市中心醫院 谷利英

隨著我國信息化時代的到來，信息技術被應用到社會的各行各業，檔案管理在信息化的沖擊下同樣發生著深刻的變革。其中較為明顯的變化便是電子檔案的產生與應用，相對于傳統的紙質檔案，電子檔案的出現在給檔案管理帶來便利的同時，也給其帶來了巨大的挑戰。人們積極應對信息化，不僅要關注檔案的載體形式變化，尋找適宜穩妥的管理方法，更為重要的是，要研究檔案這一事物整體在信息技術基礎上的運動新規律。電子文件需要全新的管理形式，下面，是筆者對文件在實行電子檔案化管理方面的思考。

一、電子文件檔案的優越性

在電子文件的優勢方面，不能否認，新形勢下電子文件的便捷度與高效率的廣泛應用給傳統的紙質文件帶來了一種沖擊。

首先，操作簡便、自動分類組合、便于管理，是電子文件的顯著特點，在管理上徹底顛覆了以往手工檢索、分卷管理、人工分類存檔調動的格局。并且其容量小，虛擬存在的方式大大節省了庫房等儲存空間，同時電子檔案還有利于遺漏文件的補漏增缺，傳統的文書立卷方法遇到文件收集不齊或漏交歸檔時，補漏增缺，就得拆卷重做。檔子檔案的管理可以彌補這個遺憾，文檔用微機按“件”整理歸檔?？呻S時補漏增缺，使文檔不形成存積，只需按一下健，修改一下檔案目錄就可以了。也避免了紙質文件將隨時間與數量累積儲存，一旦存儲不當導致損毀將無法復原的隱患。其次，檢索迅速、資源共享，是相對于現代化模式下電子文件最有利的優勢。以往紙質檔案資料，因其重要性，借閱需要經過申請手續，并且需到指定資料存儲地點進行人工檢索。但在信息化辦公系統中，資料庫是內部相關部門共享的，可以依照規定通過內部網直接檢索并且對文檔信息進行拷貝儲存。電子文件不受地域與空間的制約，可以同時異地進行檢索、瀏覽、編輯與應用。為人類生活創造了以往難以想象的效率空間。

電子檔案有利于檔案的保密。過去查閱檔案時是整卷查找。查閱人可以看到整卷內容?，F在電子檔案管理，查閱人只需輸入需要查找文件的編目就可以了，無法接觸其他文件，從而達到文件的保密要求。

二、電子文件檔案區別于傳統歸檔方式

（一）電子文件檔案歸檔時間與傳統檔案不同。當文件辦理完成后，電子檔案可隨時進行歸檔，或在一定的時間內進行統一歸檔，文件形成后可在計算機網絡及信息技術的支持下傳送給檔案部門，并需要通過電子數碼簽名的方式進行身份認證，最終由檔案管理工作人員進行登記。在管理電子檔案的過程中，需要進行訪問限制，確保檔案資源的高效利用。在這樣的檔案管理工作模式下，確保了檔案的高效歸檔及完整性，避免了檔案流失和病毒的破壞；傳統紙質檔案管理工作中需要相關部門進行統一整理，并定期對所有檔案進行更新整理，在管理中使得電子檔案流程性更為突顯。

（二）對電子文件在保管及分類、編目方式上和傳統檔案有差異。電子檔案文件比較特殊，需要檔案部門接收到電子文件后進行唯一的文件編號，并給出相應的分類號與檔案號，其中采用了全方位的檢索工具，方便了用戶查詢，減輕了檔案管理工作量；而傳統紙質檔案管理中需要消耗大量的人力、物力資源，管理中可能會出現人為錯誤。

三、電子文件檔案與紙質文件檔案的轉化與共存

在現代化社會中，因為電子文件獨有的便捷性與效率性特點，決定了其自出現開始就將與紙質文件共存于世。但是在實踐當中我們不難發現，兩者之間具有相互的共性、異性，同時也有相互的轉化性。

在科技迅猛發展的當今社會，優勝劣汰并非單純在于新舊理念交接問題，而是因為舊式的處理方法已無法滿足當今高精確、高質效的作業需求。先有了紙質文件之后，根據辦公利用等方面的所需形成了相應的電子版本，在現代化趨勢下，人們通常把紙質文件進行掃描和輸入，以成電子文件作為執行依據。這不僅僅局限于網絡辦公，更主要的是符合現代快節奏、高壓力的辦公效率。時代的交替，使計算機技術引領下的信息化辦公取代了以往效率低下的辦公模式。

電子文件可以實現實際工作生活當中隨時應用到所有需要應用的信息資料，跨越了時間和空間的限制，大幅提升了辦公效率。但正因為網絡信息資源具有其開放性和共享性，且一旦文件被篡改，電子文件又缺乏其本身的證據保留性，因此，網絡信息安全問題成為電子文件安全性與完整性的一項重大威脅。當體驗了電子文件便捷傳輸、方便收集和便于攜帶的現代化體驗之后，人們逐漸發現，最傳統的紙質文件儲存方式竟是目前信息化發展社會當中，最穩妥、最實際的資料儲存方式，其依然是占據著整個社會并起主導作用的文件模式。所以，人們把電子文件利用現代化設備進行輸出，轉變成為紙質文件，以進行有效遞交與長期保存。

但有些時候，文件被歸檔后需要進行紙質、電子兩種文檔類型一起儲存，在業務流轉與應用當中，紙質與電子兩種版本又同時出現，且被同時利用。這種模式被稱作為“雙軌制”，是一種更加全面、更加深入、更加進步的應用與管理形式。

四、加強技術防范，消除泄密隱患

紙質檔案作為傳統檔案，是做好檔案保密與利用工作的基礎部分。這個基礎必須夯實。作為檔案工作者對所保管的檔案務必做到不損壞、不丟失、不散亂、不泄密，為開發利用檔案信息資源作貢獻。同時，隨著科學技術的發展，電子檔案異軍突起，已有超越紙質檔案的趨勢。做好電子檔案的保密和開發利用工作，應對高科技的挑戰，已是當務之急。凡涉密網絡一定要與互聯網實行物理隔離；定期進行網上信息檢查，確保涉密信息不上網。筆者以本單位工作實際為例，在內外網密級文件管理上，按規定做到專機專用，使涉密計算機不聯網、涉密文件不上網、上網文件不涉密，內網上的各類信息資料不轉載到外網上或其他公共網，也不在涉密與非涉密計算機之間互用。涉密移動盤不上聯網計算機，硬盤帶數據的變舊電腦須統一處理等。由于妥善處理兩種不同功能的檔案關系，使檔案的保密利用工作取得較好的成效。

五、要加強電子檔案的開發利用

電子檔案的開發是現代檔案管理區別于傳統保密的重要標志之一，也是目前檔案工作的中心環節。衡量一個單位檔案工作的標準，不只是看它收集了多少有價值的檔案和加工整理的情況、保管工作如何，更重要的是看它所收藏檔案的信息傳遞和信息開發，將信息資源快速、準確、完整地提供給所需要的單位。特別是檔案信息部門更應該發揮自身的優勢，明確自身的職責，做到電子檔案利用與紙質檔案利用的互補，整合檔案資源來創新檔案管理模式，實現電子檔案利用質的飛躍，并且還需更深層次多途徑挖掘信息資源，變被動為主動，變靜態為動態，加強各單位之間業務的橫向聯合，從而使信息資源得到充分的開發與利用，以適應信息社會的要求，發揮檔案部門的職能作用。