淺析信息時代如何加強檔案的安全與利用

文/廣東省有色地質測繪院 陳瑪麗

一、現代檔案管理工作的重要作用

現代檔案管理工作的重要作用，是建設有中國特色社會主義的特定作用決定的，因而必須高度重視、加強建設，爭取檔案管理工作上檔次、上水平，規范化、科學化促進社會和經濟的高速發展。建立完備的檔案管理信息系統是實現檔案管理信息化的重要途徑。檔案管理信息系統既包含對檔案日常管理工作的處理，如檔案的收集、整理、歸檔、檢索、借閱管理等，同時又要確保檔案信息文件得到安全、可靠的保存，要滿足檔案保管期限的要求。

檔案管理信息系統的目標是按照檔案管理規范要求，以數據庫技術、多媒體技術和完善的開發軟件為依托，通過改造升級，加強檔案基礎工作。建立健全必要的檔案管理制度，統一規劃、集中管理檔案資源。按照檔案管理工作的特點，檔案收集門類齊全、材料完整，構建一個現代化管理技術的電子檔案管理系統，使檔案的收集、鑒定、分類、立卷、保管、利用等環節計算機化，提高檔案管理的自動化、數字化水平，延長檔案保管壽命，并將檔案管理與單位的生產經營活動緊密結合，實現檔案管理與生產經營活動信息共享。

二、檔案信息化管理的作用和意義

電子化檔案管理信息系統的建立，可以提高檔案工作的效率，方便用戶的使用，加強檔案的保存，提高檔案利用的效率，對維護和保障單位的合法權益，具有重要意義。具體優勢如下：1.檔案信息的傳遞量和服務對象的數量大大增加。由于數字信息占有空間小，信息傳遞不受空間的限制，隨著計算機通信網絡的不斷延伸，所能鏈接的用于存貯和管理數字信息的服務器和存貯設備及服務對象的數量將加速增加。2.時間的延續性，可以24小時服務。3.檔案數字信息網絡檢索方便，傳遞速度快。4.可以根據利用者的需要，提供個性化服務，檔案信息網絡服務的出現，是我們提供檔案信息服務的現代手段。5.資源共享，提高檔案的利用率。利用網絡傳輸檔案信息具有紙質檔案不可比擬的優點，網絡傳輸速度快、檔案傳輸不再受空間和人力的限制。查閱者一旦需要檔案就可以通過檔案管理網絡系統進行查閱，不僅可以查閱所需的信息，還可以下載電子版的檔案原件，極大地節省了查閱者和檔案管理員的時間。

三、檔案管理系統的安全性考慮

電子檔案信息安全是指電子檔案信息在其生成、保存和利用過程中受到保護，不因偶然和惡意的原因而遭到破壞、更改和泄露，確保其真實性、完整性、機密性和長期可用性，并確保電子檔案信息網絡系統連續正常運行。電子檔案是一種新的檔案形式，由于種種原因，目前實踐中對電子檔案的管理還有許多不盡人意的地方，如資金投入不足，人員配備不到位、設備配置不完善、沒有明確的主管部門，沿用或照搬紙質檔案的管理模式等。對此，本文提出以下幾點思考：1.建設高質量的檔案管理平臺。檔案管理部門可以在自己的網站中提供已開放的檔案信息數據庫、檔案卷宗、目錄等檔案信息資源。并建立專門的檔案信息檢索入口，便于檔案信息的查詢和利用。數據存儲和提取的便捷是計算機在檔案管理工作中的優點之一，而計算機網絡技術的介入使得這些數據能以更快的速度和更少的手續被相關部門應用，節省了以往在單位之間調取檔案所耗費的人力、物力、財力以及寶貴的時間，提高了工作效率和管理水平。2.檔案信息錄入的準確性要求。檔案是黨和國家的寶貴財產，為充分發揮檔案在生產活動和社會活動中的積極作用，必須消除檔案內容失真現象，增強檔案管理意識，做到客觀公正，實事求是，不經審查的材料不歸檔、手續不全的材料不歸檔、內容不實的材料不歸檔。認真審核、鑒別、歸檔，確保認定結果符合其真實情況。3.檔案信息系統的安全保護需求。檔案屬于加密文檔，檔案管理中使用計算機及網絡，必須將安全、保密放在首位。網絡環境下，檔案數據庫應具備如下安全體系：建立入侵性病毒監控體系、檢查安全漏洞、用戶權限控制、數據庫加密等。配置防火墻是解決網絡安全的主要措施，起到整個網絡不受非法入侵的作用。用戶權限管理是對用戶身份的驗證，設定用戶及用戶在網絡上作相應操作的權限。加密是保護數據機密性的關鍵。涉密與非涉密計算機要分開，涉密計算機不能相互訪問；非涉密計算機不能處理、存儲涉密信息；有涉密內容的計算機不得上互聯網，不得用互聯網傳輸涉密信息，內部網與互聯網必須實施物理隔離。4.提高檔案工作人員素質。計算機以其高速運算與極強的數據處理能力給檔案管理者帶來了科學的管理手段與先進的檢索方法。這就要求檔案人員的素質要不斷提高，逐步培養他們熱愛和熟悉檔案工作：努力掌握計算機管理檔案的理論和實際操作，將檔案的接收、存儲、提供數據和基本情況的報告都利用計算機進行；學習與檔案信息化相關的計算機應用基礎知識、數字化技術知識、網絡技術知識、現代管理技術知識、外語知識；提高網絡化管理意識，盡快做好傳統檔案管理向網絡化管理轉型的工作，從而為檔案事業作出更多、更大的貢獻！