預(yù)歸檔工作長(zhǎng)效管理路徑探析

文/水利部四川省水利水電勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院 丁文

隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，檔案工作也面臨一場(chǎng)深刻的變革，其中一個(gè)重要體現(xiàn)即越來越多的企業(yè)采用電子化、網(wǎng)絡(luò)化的方式來進(jìn)行檔案管理。檔案的電子化管理其主要流程是將辦理完畢的電子文件從項(xiàng)目部門辦理結(jié)庫，然后保存到預(yù)歸檔庫，最后再最終保存到檔案庫。其中，預(yù)歸檔這一環(huán)節(jié)是檔案管理工作中承上啟下的一個(gè)至關(guān)重要的環(huán)節(jié)，在很大程度上決定了檔案管理工作的優(yōu)劣，因此，檔案管理人員對(duì)預(yù)歸檔這一環(huán)節(jié)進(jìn)行研究是十分必要且具有現(xiàn)實(shí)意義的。

一、預(yù)歸檔管理的作用

預(yù)歸檔是檔案電子化管理的前置環(huán)節(jié)之一，主要是對(duì)電子文件資料進(jìn)行基本的整理和組件后暫存在預(yù)歸檔管理區(qū)域的一系列處理過程，在整個(gè)檔案管理過程中起著十分重要的作用。

（一）預(yù)歸檔可以大大提高檔案管理的工作效率。過去的檔案管理流程主要是檔案管理人員對(duì)資料進(jìn)行收集、整理，之后進(jìn)行文件歸檔以及后續(xù)的查閱及檔案利用等環(huán)節(jié)。隨著企業(yè)的不斷壯大和發(fā)展，不僅文件資料的存量越來越多，增速也在越來越快，傳統(tǒng)的檔案管理體系已經(jīng)不能很好地滿足現(xiàn)代化發(fā)展的要求，檔案管理工作環(huán)節(jié)多而且內(nèi)容越發(fā)繁瑣，耗費(fèi)了很多人力、時(shí)間和精力。而實(shí)行預(yù)歸檔，將文件歸檔之前的環(huán)節(jié)合并，在很大程度上可以縮短時(shí)間，減少人力，明顯提高了檔案管理的效率，管理人員可以將精力投入到檔案管理的開發(fā)和編研等工作中去，更好地提高檔案的管理精細(xì)度，不斷從整體上提高檔案的管理水平。

（二）預(yù)歸檔文件庫可以為開放共享平臺(tái)提供更便利的條件。互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展和普及標(biāo)志著一個(gè)更加開放和共享的時(shí)代已經(jīng)到來，企業(yè)的檔案管理體系也不斷以自身為基點(diǎn)向外擴(kuò)展和延伸，很多企業(yè)加大了檔案資料的對(duì)外開放借閱。電子文件的預(yù)歸檔可以繞過最終歸檔的環(huán)節(jié)，在歸檔的前置階段就可以和開放平臺(tái)實(shí)現(xiàn)資源對(duì)接，為檔案資料的閱讀、查詢、下載和利用提供更便利的條件。

此外，正是因?yàn)轭A(yù)歸檔環(huán)節(jié)的樞紐地位，使其在與其他檔案管理環(huán)節(jié)對(duì)接的過程中，促使電子檔案的格式越來越規(guī)范，促進(jìn)整個(gè)檔案管理體系的不斷完善。

二、預(yù)歸檔管理的實(shí)施方法

電子文件的預(yù)歸檔管理工作涉及到一系列的內(nèi)容，主要從下面幾方面入手：

（一）首先對(duì)文件信息包設(shè)置統(tǒng)一的命名方式并對(duì)檔號(hào)進(jìn)行預(yù)編制。電子文件的命名需根據(jù)檔案管理的實(shí)際情況來確定，通常涉及部門、事項(xiàng)類型、年度、期限、文件號(hào)等等。工程各設(shè)計(jì)人員形成工程電子文件后，依此填寫相應(yīng)的電子編碼。

（二）存檔信息包的整理原則制定，通常以辦理事項(xiàng)為基本單位來設(shè)定。同時(shí)要對(duì)文件包的分類、排序和存放結(jié)構(gòu)進(jìn)行規(guī)范。例如：依照工程名、設(shè)計(jì)階段、專業(yè)及專業(yè)子項(xiàng)、順序號(hào)這樣的秩序結(jié)構(gòu)來規(guī)范。

（三）在管理操作時(shí)應(yīng)遵循軟件自動(dòng)執(zhí)行和人工審核確認(rèn)相結(jié)合的原則。例如：整編人員對(duì)歸檔參數(shù)進(jìn)行設(shè)置、檢查或填寫軟件預(yù)設(shè)好的各空格、質(zhì)量檢測(cè)、核對(duì)檔案資料等。

（四）明確各類工程資料的歸檔范圍和保管期限。例如：由生產(chǎn)技術(shù)部和檔案室共同擬定工程資料各個(gè)階段各個(gè)專業(yè)的應(yīng)歸檔范圍和保管期限。

（五）針對(duì)各類工程資料的歸檔范圍和保管期限。在預(yù)歸檔提交平臺(tái)上做好相應(yīng)的參數(shù)設(shè)置。

（六）對(duì)到期的文件包進(jìn)行盤點(diǎn)、檢查核對(duì)。待核對(duì)一致無誤后提交入檔案數(shù)據(jù)庫，確認(rèn)正式歸檔。

三、預(yù)歸檔管理應(yīng)注意的問題

在預(yù)歸檔管理具體工作中，有以下幾點(diǎn)需要檔案人員注意：

（一）檔案部門定期對(duì)預(yù)歸檔階段的歸檔材料進(jìn)行盤點(diǎn)并進(jìn)行公示。比如每月底集中對(duì)本月的電子文件進(jìn)行盤點(diǎn)和梳理，將預(yù)歸檔的文件目錄及相關(guān)細(xì)則進(jìn)行公示，要確保通知到所有相關(guān)的設(shè)計(jì)人員。這樣做一方面可以讓遺漏的資料及時(shí)補(bǔ)上，散失的資料盡快歸位，確保每個(gè)項(xiàng)目的檔案材料完整無缺地進(jìn)行預(yù)歸檔。另一方面，通過階段性地盤點(diǎn)工程資料并進(jìn)行公示可以讓工程項(xiàng)目部門全體設(shè)計(jì)人員了解本項(xiàng)目現(xiàn)階段的整體工作進(jìn)展情況，對(duì)照并核查自己經(jīng)手的工程資料還有什么疏漏或疑點(diǎn)，可以很好地避免因檔案管理人員交叉工作對(duì)項(xiàng)目資料的整理出現(xiàn)失誤，及時(shí)讓出現(xiàn)偏差或遺漏的工程資料歸隊(duì)，保障了預(yù)歸檔工作的規(guī)范性和系統(tǒng)性。

（二）檔案部門應(yīng)盡快針對(duì)企業(yè)或單位自身情況制定預(yù)歸檔的標(biāo)準(zhǔn)操作流程。由于工程資料的類別和內(nèi)容越來越多，檔案人員或設(shè)計(jì)人員的操作技能也各有不同，而管理體系的不斷規(guī)范化是提高檔案管理效率的重要基礎(chǔ)，這就需要檔案管理部門從實(shí)際情況出發(fā)，擬定一套標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)范并不斷完善，讓所有人員都有據(jù)可依，有標(biāo)準(zhǔn)可查，通過在整個(gè)管理部門運(yùn)行同一套操作規(guī)程，使檔案預(yù)歸檔管理工作更加規(guī)范化，減少各種誤差，提高管理的效率。

（三）重視并提高預(yù)歸檔電子文件的安全性。電子化的檔案管理體系一方面為企業(yè)帶來了巨大的便利，另一方面也潛藏著各種隱患。比如由于實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化的預(yù)歸檔管理，設(shè)備故障或者網(wǎng)絡(luò)病毒很容易造成檔案管理體系的癱瘓和崩潰，由于預(yù)歸檔的電子文件中含有很多重要的技術(shù)資料和信息，一旦損失將會(huì)給企業(yè)帶來諸多麻煩和損失。在預(yù)歸檔的電子管理系統(tǒng)內(nèi)應(yīng)設(shè)置多層防護(hù)屏障，比如網(wǎng)絡(luò)接口病毒查殺，軟件安全升級(jí)系統(tǒng)，定期對(duì)機(jī)器設(shè)備進(jìn)行維護(hù)等等，為預(yù)歸檔電子管理體系打造一張安全的防護(hù)網(wǎng)，保證預(yù)歸檔工作的順利開展和實(shí)施。