淺析如何做好新時期的檔案管理工作

文/吉林省大安市會計核算中心 宋晨明

對于檔案的重視，從地方到中央，再到國際，越來越多的人開始關注檔案的建設工作，檔案的重要性不言而喻，從國際到國家層面，越來越多的人開始發現檔案的重要性，從紙質到數字化的發展，檔案的工作在面對數字時代的形勢下，積極應對挑戰，適應新的形勢發展，完善數字檔案資源的積累與保存。

一、現階段的檔案水平

縱觀當前，國內檔案管理依法治檔的意識有所增強，檔案管理水平不斷提高，檔案信息化建設穩步推進，具體表現為三個方面：

（一）高度重視，檔案法制建設水平不斷提升。對于檔案的管理意識不斷地增強，很多單位的主要領導對檔案的重視程度逐步提高，把檔案工作提上了重要的日程，對于檔案的工作要有布置、有檢查、有考核，健全檔案管理制度體系，把檔案管理的各項制度認真貫徹落實，在檔案管理人員、設施設備與經費方面得到了保障。

（二）注重收集，檔案規范化水平不斷提升。隨著我國信息化發展的全面推進，材料收集對于檔案管理來說是至關重要的內容，在資料方面，特別是文書檔案、工作材料、會議記錄等材料的收集、歸檔得到了重視與加強，檔案管理員的專業水平也在逐步提升，在從事檔案工作方面，積極地參加檔案業務培訓，保密培訓，做到符合檔案管理的要求，以件進行歸檔、裝訂，做好編號、盒號的歸檔，做好目錄數據庫，在管理方面得到了很大的提高。

（三）加大投入，檔案信息化建設水平不斷提升。在檔案管理方面，按照檔案保管以及標準化建設的要求，加大資金投入，落實“八防”措施，逐步推進檔案信息化管理，投入經費逐步開展檔案數字化的掃描工作，建立目錄數據庫、專題數據庫以及全文數據庫，開展對于電子文件和數字檔案的登記備份工作，確保檔案信息的安全，并方便使用者對于檔案的查閱。

二、現階段檔案管理過程中的問題

新時代就要有新氣象，總體來看，目前對檔案工作比較重視，檔案管理更為規范，硬件設施比較齊全，但是有的地方檔案管理工作相對落后，很多單位缺乏相關庫房硬件設備，把檔案室當作雜物室，“八防”措施不到位，存在一些問題和隱患，主要表現在以下方面：

（一）在檔案人員方面。雖然檔案的重要性被更多的人呼吁，但是由于個人認知的局限性，導致對檔案工作不夠重視，尤其是檔案管理員，檔案管理與服務工作的連續性不能得到及時有效的銜接，造成檔案散失等現象的發生。不少單位檔案員身兼數職，精力分散，很難高質量地完成檔案歸檔工作，并且有些檔案員不是中共黨員，不符合檔案管理工作要求。

（二）在檔案室硬件方面。檔案硬件設施薄弱，存在安全隱患風險。檔案安全保管問題較為突出，存在由于資料太多，部分庫房容量無法滿足現有需求；還有部分檔案庫房沒有安裝防爆燈，存在一定的安全隱患，缺少除濕器等器材，影響檔案的保存。

（三）在檔案材料整理方面。檔案材料收集不齊全，整理不規范。各單位對國家檔案局發布的關于檔案方面的制度學習不夠深入，理解不夠透徹。有的單位年度檔案目錄無封皮、實物檔案及黨支部會議記錄未歸檔；還有些單位基建檔案無編號、全宗說明不規范、基建檔案未歸檔、會議記錄未編頁碼以及存在撕頁的情況。

三、對于檔案管理工作的思考

對于檔案界來說，需要圍繞黨的十九大主題以及新時代我國社會的主要矛盾，來開展檔案工作，我們需要結合相關問題與新時代的新要求，認真研究，并結合實際加以落實。

（一）要高度重視檔案工作，規范檔案業務建設。檔案工作是一項“功在當代、利在千秋”的事業，要認真學習研究有關文件精神，抓實抓好檔案工作。要建立健全檔案管理制度體系，嚴格按照國家檔案局發布的相關制度認真制定或抓緊修訂、完善單位的檔案收集范圍和保管期限。此外，對之前基建末歸檔的要進一步規范完善，以便于基建檔案的長久利用。

（二）要增強檔案安全意識，確保檔案安全管理。檔案安全是檔案工作的重中之重，切實重視和加強檔案安全工作，要加強涉密檔案信息資源的管理，防止失泄密事件的發生；加強實體檔案的保管，防止丟失和損毀；嚴格按照檔案室的管理要求，清理一切與檔案無關的物件；嚴格按照“八防”要求，加強檔案室設施設備建設，加大資金投入，選好位置，配好設施，改善檔案保管條件，提升檔案室的承載能力。

（三）要加快檔案管理現代化，推進檔案數字化建設。將現代化的水平技術應用到檔案管理工作當中，正確認識電子檔案對于檔案的重要性，充分發揮電子檔案的作用，做好檔案文件級目錄數據庫、全文數據庫和多媒體數據庫建設，逐步實現數字檔案室創建目標，不斷提高檔案管理信息化、現代化水平，更好地發揮檔案服務中心、服務社會、服務大眾的作用。

（四）提升檔案管理員的專業水平。在現代化的社會里，檔案人員的素質影響著整個單位的資料存檔水平，所以這就要求檔案管理人員在招聘、培訓方面必須得到高度重視，對于檔案管理員的要求越來越高，不僅要求他們可以靈活處理紙質檔案，更要求他們隨著時代的發展，可以處理好檔案數字化工作，二者之間的聯系也需要很好地把控。