大數據發展背景下的檔案管理價值探討

文/呼倫貝爾市人民政府辦公廳電子信息中心 李明洋

隨著科學技術的不斷發展，大數據已然成為當今時代發展的代表性產物之一，通過對大數據的分析研究，我們能夠發現信息與信息之間潛在的相關性，從而為企業決策提供重要的依據。檔案管理是企業信息資源管理工作中的重要內容，顧名思義，檔案管理工作的服務對象為檔案的使用者，最初主要是解決檔案資料分散、雜亂、相互孤立等問題。而如今在大數據發展背景下，對檔案管理工作也提出了新的要求，作為數據資料的存儲中心，檔案管理成為大數據發展的必要依賴條件，與此同時，大數據的應用也改變了檔案管理的價值。

一、大數據發展背景下檔案管理工作體現出的優勢

（一）提高了檔案管理的效率。大數據技術的應用，不僅提高了檔案工作人員對數據進行處理分析的速度，還明顯降低了檔案管理工作的運行成本。隨著社會經濟的迅速發展，各行業在運營過程中所產生的檔案資料和文件信息也越來越多，如果仍然采用傳統的紙質記錄方式，勢必會造成人力資源和紙質資源的大量浪費，不利于企業整體經營水平的提升。而利用大數據技術對檔案資料進行分類處理，則可以在短時間內將數據存儲到企業的網絡信息資源庫中，極大地提高了工作人員的管理效率。

（二）提升了檔案存儲的質量。傳統的檔案管理工作模式下，管理人員主要是采取紙質記錄的方式來對檔案資料進行整理儲存，這種存儲模式存在明顯的弊端，一旦遇到火災、水災等突發事故很容易損壞，或者隨著時間的流逝會出現紙質老化的現象，從而導致字跡模糊，無法為檔案使用者提供所需的服務。大數據技術支持下，便不會出現這種問題，所有資料都以電子數據的形式儲存，并且均拷貝在單獨的硬盤當中，即便系統出現故障，也依然可以從備用庫中查找所需信息，極大地提升了檔案管理的質量水平。

二、提升檔案管理價值的有效策略探討

（一）樹立大數據檔案管理意識。大數據時代背景下，企業管理者應樹立與社會發展需求同步的檔案工作理念，積極采用全新的資料收集方式和管理手段，為檔案管理人員提供明確的工作指導。具體而言，首先，檔案工作者需嚴格規范檔案資料的管理與開發流程，認真分析當前的數據處理與分析現狀。其次，對檔案數據實施精細化管理，提高計算機軟件操作的熟練度，對傳統的紙質檔案資料進行全面清理，并且能夠靈活地完成大規模的數字轉換工作。再此，企業應構建完善的檔案信息資源檢索機制，最大程度地配合各部門的日常管理工作，滿足他們的使用需求，以有效提高檔案管理者的工作熱情和積極性。最后，企業還應加大對檔案管理工作的宣傳力度，不斷增強相關工作人員的責任意識和事業心，推動檔案管理工作朝著規范化與科學化的方向發展。

（二）統一規劃檔案資源。大數據技術的應用，使得統一備份、存儲和處理海量數據成為可能。目前，我國已有部分區域建立了一定規模的數據庫產業園，主要用來進行數據收集、處理、分析等工作，對于促進區域經濟發展起到了十分積極的作用。受各地數據庫建設的啟發，企業也應當對檔案資源實施統一化的管理，以有效維護檔案文件的安全。為此，檔案管理工作者需盡快構建一個完善的檔案資料備份中心，將企業管理運營過程中所產生的各類檔案信息集中起來，嚴格按照相關標準來進行統一的開發與管理，全面降低檔案管理工作的風險性，保證企業檔案管理資源的使用價值。

（三）合作開發檔案管理網絡數據庫。當今社會背景下，企業要想憑借自身力量構建一個功能齊全、覆蓋面廣闊的網絡數據庫平臺，實施難度較大。因此，企業有必要樹立合作研發意識，與研究院、科技單位、數據開發公司等建立良好的合作關系，共同開發檔案管理網絡數據庫，以有效加強對企業檔案數據資源的管理。與此同時，企業領導者也應不斷提高自身的組織能力，根據數據庫研發工作的實際情況，合理投入和調配人力、物力、資金等各方面的資源，以有效促進檔案管理工作的科學、高效運行。

三、結語

綜上所述，大數據的發展給檔案管理工作帶來了巨大的優勢，企業需充分把握這一機遇，及時樹立大數據的檔案管理意識，并加強合作建立網絡數據庫的研發力度，以實現對檔案資源的統一規范化管理，從而有效提升檔案管理的資源價值，促進企業整體運營效益的增長。