探討檔案管理

文/國家食品安全風險評估中心 付文麗

一、檔案及檔案管理的定義

檔案是指機關、組織和個人在社會實踐中直接形成的，具有保存和利用價值的文字、圖標、聲像及其他各種方式和載體的歷史記錄。

檔案管理也叫檔案工作。是指檔案館（室）直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業務工作的總稱，也是國家檔案事業最基本的組成部分。具體來講，是指檔案的收集、整理、編目、編研、保管、鑒定、統計和提供利用的活動。

二、檔案管理的價值和意義

事業單位是否具有業績或者是否具有一定的管理水準的重要體現是檔案管理工作是否科學規范。一個事業單位在發展過程中會有很多優秀的成果，而這些成果都會被記錄到檔案中，而要想了解單位的歷史經營業績就必須通過檔案來查詢，所以單位的科學發展離不開檔案的管理工作。只有將檔案管理和經營管理相結合，這樣就把單位的資源配置制定了，從而就體現出單位在未來的發展情況，這對單位的經營和管理都具有非常重要的意義。

事業單位的檔案是在長期社會實踐活動中形成的，是對過去工作的真實記錄和單位歷史發展情況的客觀反映，對單位的經營管理和領導決策具有重要的輔助作用。單位工作人員可以通過分析檔案資料，對過去的工作進行總結，吸取前人的經驗教訓，并根據現階段事業單位的發展現狀制定科學合理的發展規劃和管理決策?？梢詾橄嚓P部門和人員提供信息資料的查找等服務，一旦事業單位涉及到司法訴訟等情況，檔案查詢功能就能夠很好地發揮作用，從而確保事業單位的合法權益不受侵害，實現持續發展。

其實，企業和高校等也不例外。檔案是一部史記，真實地記載了企業、高校等過去很多優秀的產品、作品、設計圖紙、研究成果及企業、高校等建立、發展、變遷過程，不但記載了成功的經驗，同時，也記錄了失敗的教訓。

因此，無論是事業單位，還是企業、高校等，他們的健康、順利發展都離不開檔案來保駕護航，這也是檔案及檔案管理的重要意義和價值所在。

三、檔案管理存在的問題

（一）檔案管理制度不健全、不完善。在檔案管理工作中，沒有相關制度的制約，或者因為管理制度不健全、不完善，因而導致檔案管理無章可循，其結果是直接導致檔案管理工作混亂。具體表現為對于檔案的收集整理，常常會因為不及時或者不仔細而導致檔案的不全或者遺失，檔案的借閱也沒有通過正規的借閱手續，檔案管理的安全措施不夠完善，致使檔案的安全受到嚴重威脅，有時甚至會出現篡改檔案的現象，直接破壞了檔案的真實性，致使檔案的價值和意義蕩然無存。這一切的結果是檔案管理出現混亂，究其根源，根本原因在于缺乏合理、健全、完善的檔案管理制度。

（二）檔案管理員的知識和能力問題。檔案管理是一項集管理知識和檔案知識及技術性于一體的復雜工程。鑒于檔案的重要性和檔案管理的嚴肅性，對于管理人員的素質和能力要求也較高。檔案管理人員的素質和水平的高低直接影響著檔案管理的水準和檔案質量的高低，即影響著檔案管理的規范化和標準化。檔案管理人員知識水平和素質水平的高低決定著檔案質量的好壞。檔案管理員管理能力低下、相關知識匱乏是不利于檔案管理工作的。

（三）領導、全體工作人員及檔案管理員的檔案意識問題。領導起著核心的指導作用。如果領導檔案意識不強，對檔案工作不重視，那將是檔案工作的大不幸。檔案涉及到每一位員工，檔案又來源于每一位員工的工作過程，所以，如果全體工作人員檔案意識淡薄，檔案管理工作將無從開展。如果檔案管理員的檔案意識薄弱，就難以想象這樣的檔案管理員會管理出什么水平的檔案。檔案是歷史的記錄、經驗的積淀，檔案不但要管理好，更重要的是要開發好、利用好，只有這樣才能充分體現檔案的價值。當然一個不負責任的管理員，連日常的管理都做不好，更不能期待開發利用檔案。

（四）對檔案工作的支持。沒有必要的軟、硬件的支持，檔案工作無法開展。必要的場所、足夠的人員、充裕的資金支持是開展并做好檔案管理工作的前提和必要條件。支持必須的硬件，如計算機、掃描儀、裝訂機等等和必要的人員編制是檔案管理的基本保證，兩者缺一不可。前者是管理工作必須的工具，而后者則是通過使用工具完成工作的人，現在普遍存在的問題是領導不夠重視、人員與經費不足，這些問題會直接影響檔案管理的開展及規范化標準化進程，更不利于檔案信息的開發利用。

四、檔案管理的具體措施

（一）領導的檔案意識是有效推進檔案管理規范化的重中之重，是首要的、也是必須的條件。1.主管和分管檔案工作的領導積極參與上級部門組織召開的檔案方面的各種會議，如宣傳會、培訓會、現場會、經驗交流會，以便了解和認識檔案工作，提高檔案意識。2.督促和領導相關部門制定檔案管理工作制度，確立目標，明確責任。3.督促和領導相關部門制定檔案管理工作的獎懲制度。4.督促和領導本單位收文、行文機構按時保質保量地做好向檔案室的歸檔工作，賦予并支持檔案管理工作人員指導歸檔管理的權利，以保證檔案質量及檔案管理工作的順利進行。

（二）合理和完善的檔案管理制度是有效推進檔案管理規范化的保證。在領導的正確指導下，相關部門本著負責任的態度，首先要及時完善各項檔案管理工作制度，在檔案的收集、保管、利用、人員崗位職責、經費保障等具體工作中做到有章可循，有制度可依。1.納入檔案管理工作的領導負責制度、目標管理制度、綜合計劃制度、部門和個人考核制度及獎懲制定。在單位領導分工的職責中要明確檔案管理工作、在目標管理考核實施細則、任務分解表、目標管理考核結果中體現檔案管理工作、在綜合計劃的制定中，要充分考慮檔案軟硬件的需求，保證檔案管理的設備齊全、經費預算充足；在部門的考核制度中，在個人的崗位責任制及年終考核中，要體現出檔案管理工作。部門領導應當把檔案管理工作作為衡量部門工作的一面鏡子，列入評選優秀個人、年終考核工作中，與部門、個人考核直接掛鉤。對檔案管理工作抓得好的部門、個人進行表彰和獎勵，對檔案管理工作不關心、不負責，致使本該歸檔的重要文件材料漏歸檔、不歸檔，甚至使檔案材料造成損失的單位或個人不能參與當年的評獎，不能獲得獎項的榮譽、獎勵或職務的晉升，并視情節的輕重給予相應的懲罰。2.建立制度。建立健全檔案管理工作的各項相關規章制度，如檔案管理辦法、檔案分類方案、文書檔案歸檔范圍和保管期限、科研項目檔案管理辦法、聲像檔案管理辦法、儀器設備檔案管理辦法、業務檔案管理辦法、會計檔案管理辦法、基建項目檔案管理辦法、電子檔案管理辦法、檔案工作突發事件應急處置管理辦法、檔案工作保密制度、檔案工作人員責任、檔案查閱利用規定、檔案庫房管理及防火制度等等相關涉及到的檔案管理制度。做到開展的各項工作都可以有章可循、有制度可依、有標準可查，使得檔案管理工作的規范化、標準化、科學化、現代化落到實處。3.制度的監督執行。為了使各項規章制度能夠落地，單位上到領導下到員工能夠切實執行，宣傳教育工作必不可少。這就要求領導要實實在在地支持檔案管理工作，要率先對各項規章制度學習好、領會好、貫徹好、執行好、支持好。上級管理部門要組織大家學習好檔案法和各項規章制度，使得大家親近檔案、了解檔案、樹立檔案意識、了解檔案管理的各項規章制度、理解并支持檔案管理工作，每一個人責無旁貸，加強溝通，及時發現問題、解決問題。4.檔案形成的各個環節的管理。檔案的行程過程比較復雜，來源也比較廣，來自不同單位、個人，為了保證重要檔案能夠歸檔，保證密級檔案的安全，必須管理好檔案形成的各個環節。

（三）有效推進檔案管理工作的規范化、標準化、科學化、現代化，必須要加強檔案工作人員的管理。檔案管理工作離不開檔案工作人員的管理。只有掌握了現代化的科學技術和先進的科學管理方法，方能實現檔案管理的科學化、現代化；檔案工作人員只有不斷學習、不斷進步、不斷提高素質，方能勝任檔案管理工作，使得檔案管理工作規范化、標準化。檔案管理員首先要有熱愛檔案事業，甘于寂寞、踏實肯干、勇于奉獻的精神和高尚的道德情操。檔案是人們社會實踐活動的真實記錄，是不能涂改的歷史記憶。在任何情況下，檔案工作人員必須忠于職守維護黨和國家真實的歷史記錄，歷史不得篡改；必須始終保持較高的覺悟和清醒的頭腦，忠實、堅定、無條件地保守國家機密。

檔案管理員要積極向上，爭取參加繼續教育，不斷學習和充實自己，更新知識結構，努力提高業務知識和水平。檔案管理員只有掌握好專業知識，開拓視野，提高各方面的素質，才能高標準、高質量地做好檔案管理工作。

檔案管理員要嚴格履行《檔案法》賦予的義務與權力。理直氣壯地對檔案的收集、整理、歸檔工作進行指導、監督、檢查，有針對性地加強單位內部科室文件材料的收集和積累工作，從而保證歸檔文件材料齊全、完整、有效，嚴格把關，對不符合規范和標準的不予歸檔入庫。還要積極、主動地參與單位的行政、經營管理活動，參與工程竣工、設備開箱驗收、產品創優活動，參與科研課題結題及成果評獎等活動，從各個方面保證歸檔工作的順利進行。

總之，實現檔案管理工作的規范化、標準化、現代化、科學化，具有較強檔案意識的領導、全體員工的支持、充裕的經費、熱愛檔案事業的管理人員以及完善的管理制度，缺一不可。