機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作初探

文/福建省南平市浦城縣行政審批制度改革服務(wù)中心 曾曉燕

機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作指的是機(jī)構(gòu)管理人員在編制的管理范圍內(nèi)，對(duì)部門機(jī)構(gòu)中的工作人員的工作以及信息資料進(jìn)行記錄并整理，其目的是使有關(guān)部門的工作更加便捷，為領(lǐng)導(dǎo)者更好地作出決策創(chuàng)造條件。但是目前機(jī)構(gòu)編制管理工作中還存在著一定的不足，檔案管理工作通常包含著類型較多的信息，而且信息量也較大，隨著時(shí)間的不斷推移，過去的一些檔案信息可能會(huì)存在不易查找、保存性較低等問題。因此，需要管理人員不斷提升自我的素質(zhì)與能力，健全完善編制檔案管理制度，轉(zhuǎn)變檔案管理的觀念，豐富檔案管理的方式，從而促進(jìn)機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作的質(zhì)量與效率的提高，適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。

一、機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作的價(jià)值

（一）機(jī)構(gòu)編制檔案管理能夠?yàn)閷?shí)名制管理的實(shí)現(xiàn)提供良好保障。當(dāng)前實(shí)名制管理工作尚未完全落實(shí)，但實(shí)際工作當(dāng)中也存在著一定的障礙，那么要想突破障礙和解決實(shí)名制管理推進(jìn)過程當(dāng)中的難題，首先就需要在機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作方面加大力度，提升管理質(zhì)量與效率。在機(jī)構(gòu)編制檔案管理實(shí)踐當(dāng)中，檔案管理者需要做好信息收集、檔案更新等多個(gè)方面的工作，為實(shí)名制管理的落實(shí)提供支持。

（二）機(jī)構(gòu)編制檔案管理能夠?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)的決策提供必要依據(jù)。機(jī)構(gòu)編制部門是促進(jìn)共產(chǎn)黨執(zhí)政資源優(yōu)化配置，強(qiáng)化共產(chǎn)黨執(zhí)政能力以及鞏固國家政權(quán)的重要部門。機(jī)構(gòu)編制部門做好編制檔案管理工作能夠?yàn)楦骷?jí)黨政領(lǐng)導(dǎo)提供決策依據(jù)，并且保證決策的科學(xué)性和有效性。

（三）機(jī)構(gòu)編制檔案管理能夠?yàn)樯鐣?huì)提供信息咨詢服務(wù)。

發(fā)揮檔案信息在應(yīng)用以及參考方面的作用，為社會(huì)相關(guān)方面合法權(quán)益提供保障。

二、機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作的策略

（一）不斷提高管理人員自身素質(zhì)。機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作本身具有業(yè)務(wù)性與服務(wù)性的雙重特性，因此檔案管理工作人員既需要有較強(qiáng)的分類管理等業(yè)務(wù)能力及管理意識(shí)，又需要具備一定的服務(wù)精神，對(duì)于檔案工作人員的要求已經(jīng)不再只是倉庫管理人員的角色職能。因此，機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作人員更要不斷地提高自身的工作能力以及工作觀念，促進(jìn)自身綜合素質(zhì)的全面提升，以不斷適應(yīng)工作要求，提高自身的工作競爭力。機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作人員素質(zhì)的提升不僅需要工作人員自身進(jìn)行不斷地學(xué)習(xí)與拓展，充分發(fā)揮工作人員的主觀能動(dòng)性，而且也需要機(jī)構(gòu)以及相關(guān)部門為其創(chuàng)造條件，通過客觀因素來推動(dòng)管理人員素質(zhì)的不斷提升與發(fā)展。相關(guān)部門可以針對(duì)機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作人員素質(zhì)的提升，采取更加具有競爭性的人才招聘手段，通過優(yōu)勝劣汰、擇優(yōu)聘選的方式來選拔出相關(guān)的工作人員。通過此種方式來提升管理人員之間的競爭意識(shí)，促使工作人員形成相應(yīng)的危機(jī)意識(shí)，從而不斷激發(fā)其工作熱情，推動(dòng)工作人員不斷提升自身的工作能力以及工作素質(zhì)，增加機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作的效率與活力。除此之外，各相關(guān)部門還可以定期為檔案管理工作人員進(jìn)行與業(yè)務(wù)內(nèi)容有關(guān)的能力培訓(xùn)，開展培訓(xùn)課程，組織工作人員到示范區(qū)進(jìn)行相應(yīng)的參觀學(xué)習(xí)，為檔案管理工作人員提升自身素質(zhì)創(chuàng)造出條件。

（二）不斷健全完善檔案管理制度。不斷健全并完善機(jī)構(gòu)編制檔案管理的制度，為編制檔案管理工作制定出更加嚴(yán)格的工作標(biāo)準(zhǔn)，是提升管理工作質(zhì)量與工作效率的關(guān)鍵手段。一個(gè)更高要求的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)更能為工作人員提供一個(gè)科學(xué)、有效的工作參照，為檔案編制工作提供一個(gè)正確的方向，從而促進(jìn)檔案管理工作內(nèi)容的正確性與高效性。因此，相關(guān)部門需要不斷總結(jié)過去機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作的不足之處，發(fā)現(xiàn)工作中的問題，并以此作為出發(fā)點(diǎn)，制定出更加科學(xué)、合理的工作標(biāo)準(zhǔn)，不斷健全完善檔案管理制度。相關(guān)部門制定不斷提高檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，健全完善檔案管理制度，可以從機(jī)構(gòu)編制檔案管理的源頭出發(fā)，不斷發(fā)現(xiàn)檔案管理中所出現(xiàn)的問題，爭取在檔案材料上做到“精要”“快速”“全面”這三方面的要求。其中，“精要”是指進(jìn)行檔案管理的工作中要求對(duì)與檔案材料的處理既要保持材料的完整性，也要做到簡潔明確；“快速”是指要求管理人員在機(jī)構(gòu)編制范圍內(nèi)對(duì)于檔案材料的入庫需要做到快速及時(shí)，確保檔案材料能夠及時(shí)進(jìn)入到管理程序以方便后續(xù)工作的實(shí)施；“全面”是指檔案管理人員不僅要對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行整理分類管理，并且對(duì)于事務(wù)、聲像等材料也要制定出相應(yīng)的管理方式以及管理流程，確保檔案管理的全面性。

（三）不斷轉(zhuǎn)變豐富檔案管理方式。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展變化以及科學(xué)技術(shù)水平的不斷提升，傳統(tǒng)的編制檔案管理模式在一定程度上展示了它的局限性，難以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的趨勢及要求。因此為了使管理工作更加便捷、高效，促進(jìn)管理工作與社會(huì)發(fā)展趨勢相協(xié)調(diào)，需要不斷轉(zhuǎn)變檔案管理方式，采用更加現(xiàn)代化、信息化、技術(shù)化的管理手段，不斷豐富管理模式，為機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作注入新的活力，不斷推進(jìn)檔案管理工作向更加高效、全面的方向發(fā)展，促進(jìn)管理工作整體水平的提升。促進(jìn)機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作由傳統(tǒng)轉(zhuǎn)向現(xiàn)代化，需要相關(guān)機(jī)構(gòu)不斷根據(jù)工作需要打造新的管理技術(shù)與管理手段，推動(dòng)檔案管理方式的成功轉(zhuǎn)型。更加具有創(chuàng)新性、更加豐富的管理方式可以從三個(gè)方面出發(fā)，一是強(qiáng)調(diào)管理流程，在檔案管理工作中應(yīng)該要求其實(shí)現(xiàn)程序化、規(guī)范化，這樣更能促進(jìn)管理工作的高效進(jìn)行。二是采用科學(xué)化的管理手段，充分采用先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，提升管理工作的質(zhì)量。三是使互聯(lián)網(wǎng)與管理工作相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)管理工作的智能化，使管理工作更加便捷。

（四）不斷落實(shí)檔案的實(shí)名制管理。檔案編制管理屬于機(jī)構(gòu)編制工作體系的基礎(chǔ)工作內(nèi)容，而在檔案編制管理當(dāng)中逐步落實(shí)實(shí)名制管理是提升編制檔案管理質(zhì)量以及工作效率的必經(jīng)之路。所謂實(shí)名制管理是機(jī)構(gòu)編制、人事、財(cái)政、組織等相關(guān)部門在檔案管理方面進(jìn)行協(xié)調(diào)配合完成機(jī)構(gòu)編制檔案實(shí)名制管理的過程。機(jī)構(gòu)編制部門負(fù)責(zé)給出編制數(shù)額方面的限制，而人事以及組織部門將編制數(shù)額作為依據(jù)進(jìn)行人員方面的條配，財(cái)政部門以此為依據(jù)展開實(shí)名經(jīng)費(fèi)預(yù)算和劃撥。各個(gè)部門需要各司其職，在實(shí)名制管理的支持和引導(dǎo)之下完成一系列的機(jī)構(gòu)編制管理工作。在機(jī)構(gòu)編制檔案管理當(dāng)中實(shí)施實(shí)名制管理能夠讓管理者更好地了解財(cái)政單位機(jī)構(gòu)的實(shí)際狀況，同時(shí)還能夠推動(dòng)現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)與手段的發(fā)展與應(yīng)用，解決機(jī)構(gòu)編制管理實(shí)踐當(dāng)中的多元化問題。

為了更好地在機(jī)構(gòu)編制檔案管理當(dāng)中落實(shí)實(shí)名制，相關(guān)部門必須做好以下幾個(gè)方面的工作：第一，積極推進(jìn)實(shí)名制軟件以及硬件的建設(shè)工作，保證檔案編制實(shí)名制的落實(shí)。編制、人事、組織、財(cái)政等各個(gè)部門需要建立起互動(dòng)約束機(jī)制，發(fā)揮機(jī)構(gòu)編制的基礎(chǔ)作用，實(shí)現(xiàn)檔案資源的整合以及共享；機(jī)構(gòu)編制部門要加強(qiáng)對(duì)編制、人員、職位等變動(dòng)情況的掌握，做好人員描述、分類、核實(shí)、管理等一系列的工作，進(jìn)而為黨委政府提供準(zhǔn)確細(xì)致的決策根據(jù)。第二，努力打造一支實(shí)名制隊(duì)伍，也就是提高檔案管理者的綜合素質(zhì)，使得他們能夠真正把握編制檔案實(shí)名制管理的正確方向，提高編制檔案管理的質(zhì)量，順利落實(shí)實(shí)名制管理。

三、結(jié)語

總之，機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作應(yīng)該不斷跟隨時(shí)代發(fā)展的腳步，發(fā)現(xiàn)原有傳統(tǒng)工作模式中存在的問題，針對(duì)問題不斷采取措施，轉(zhuǎn)變管理的觀念，全方位地為機(jī)構(gòu)編制管理工作質(zhì)量與效率的提升創(chuàng)造條件，推動(dòng)管理工作水平的整體提升。