淺析網絡要素對檔案管理的影響

文/云南省農業科學院生物技術與種質資源研究所 徐靚

無論是企業發展，還是機關單位發展，都離不開檔案數據的參考支撐。檔案內容記載著單位成長發展的點滴，展現了發展中取得的成果，同時也暴露了發展中的一系列問題，是單位成長進步的重要參照。網絡化時代的到來，改變了傳統的檔案管理模式，這既為檔案管理帶來了幫助，同時也構成許多挑戰，檔案管理有待進一步創新改革。

一、網絡對檔案管理工作帶來的影響

（一）檔案產生方式更加多元化。傳統的檔案管理以手工為主，都是依靠人工力量完成檔案的搜集、整理與歸檔。在網絡要素的影響之下，很多單位開始借助計算機的力量完成管理工作，許多檔案都是采用半手工、半信息化的處理方式，運用計算機生成和備份數據。比如在文件起草之初，起草人就將文件資料錄入到計算機中，后續的修改歸檔工作也在計算機中完成。

（二）檔案記錄方式更加多樣化。受網絡要素的影響，檔案資料不僅僅是以紙質化的方式呈現，有很大一部分檔案資料是以電子化的方式呈現。以執法機關為例，執法人員在執行任務的時候都會配備執法記錄儀，整個執行公務的流程都會記錄在記錄儀中，回單位之后再刻成光盤，或者保存在電腦中，相比于手寫記錄，這種記錄方式很方便快捷，這也就意味著電子檔案的數量會比之前成倍數遞增。在紙質檔案與電子檔案共存的情況下，檔案管理人員需要做不同的工作，對于紙質檔案需要將其歸類并且存檔，對于電子檔案需要先編碼，再存檔，這無形中加大了管理者的工作量。而隨著記錄方式的多樣化發展，管理工作也需要有所創新，做到工作模式與工作性質相匹配。

二、網絡時代創新檔案管理的方式

（一）提高對檔案管理的重視，加強信息化管理力度。管理人員有必要重視網絡要素對傳統檔案管理工作產生的影響，根據檔案管理的實際需求開發相應的管理軟件，并且在實踐中不斷完善軟件制造，努力將檔案管理工作與其它的工作相接軌。其次應有目的強化檔案管理的力度，保證數據庫內容實時更新，為管理工作提供有力的數據支撐。因為傳統的檔案以紙張為主，在電子化時代中，這種檔案保存方式也應做出相應調整，企業或者機關單位應有意識地將原本的紙質化檔案向電子化檔案過渡，盡可能將復雜的數據資料以電子化的方式呈現，解決管理空間和時間。

（二）建立檔案管理新制度，規范檔案管理的活動。受到網絡要素的影響，檔案管理工作存在很多的風險，管理流程也越來越嚴謹，與此相匹配的，應盡快建立符合各方主體實際情況的檔案管理制度，為管理工作開展提供制度上的支撐，使檔案管理逐漸走向規范化、標準化。例如在保障檔案安全性方面，企業可以建立健全的審批制度。當工作人員因工作需求要調閱檔案的時候，首先應向管理者報備，在得到負責人同意的情況下才能獲取該檔案，并且在電腦中記錄借閱信息，方便日后的查詢。在嚴密的制度體系下，每個流程都需要遵守制度規定，為借閱活動留下證據，無形中提高了管理工作的保密性與安全性。

（三）提高檔案管理的安全性，保證檔案資料的完整性。安全遭受威脅是網絡要素對檔案管理的最主要影響，也是不可避免的檔案管理風險。在電子化時代中，許多檔案資料都保存在互聯網中，這為黑客的盜竊行為提供了可乘之機。有些黑客利用電腦病毒侵入到企業、機關電腦中，獲取機密性的檔案資料，并將這些資料二手專賣給他人謀取利益，這是屢見不鮮的犯罪方式。針對這個問題，管理部門應將檔案的安全性放在工作的重心位置，調動各方資源來保證檔案的完整、安全。首先應從人員素質角度出發，提高管理者的綜合水平。在網絡時代中，管理者不僅需具備專業的檔案管理知識，還需要掌握一定的信息化水平，善于利用開發檔案的同時，還要了解采取何種措施來保障檔案的安全性。單位定期需要召開管理人員的技術培訓，學習掌握最新的管理方式，以及了解最新出現的病毒，及時做好加密工作。其次為杜絕內部安全風險，應規范檔案保存的具體原則。針對一些非常重要的檔案資料，為了避免在保存中出現的遺漏或者丟失，可以同時采用電子化和紙質化兩種保存方式。為了降低電子保存的風險，可以通過紙質的方式來進行二次保存，保證檔案管理的有效性。

三、結束語

在網絡要素的影響下，電子檔案逐漸出現并且在很多領域取代了紙質檔案，這是順應潮流的體現。電子檔案因其保存方便、儲存空間小、易傳輸的特征備受企業和機關單位的青睞，使用率比較高。但受到網絡的影響，電子檔案在管理中也會出現許多安全隱患，需要依靠制度的完善、員工素質培訓、思想認識的提升來加以解決。