做好科技情報檔案管理工作的研究與探討

文/通化市科技情報研究所 崔韓

檔案部門的管理是科技情報為社會提供更好服務的前提，而科技情報檔案的管理則是保證科技部門管理工作質量的基礎。辦公現代化潮流涌進，檔案管理的建設已經迫在眉睫。如何通過規范的檔案管理工作，加強科技部門的辦公管理智能，提高科技管理者職業素養，是相關單位應該重視的問題。

一、科技情報檔案資源管理存在的問題

（一）重視程度不夠，管理職責不清。現在我國雖說有的科技管理部門已開始對科技情報檔案建設工作重視起來，但仍然沒有真正發揮檔案建設工作應有的價值作用，產生這樣情況的最根本因素是因為有關的檔案管理人員自身的專業素質與工作能力不足。一方面，檔案的分類不合理，導致不能有效應用檔案信息，致使資料數據獲得的時間受到制約，因而使檔案管理建設在現在科技情報檔案管理部門中的作用很難實現。另一方面，大多數檔案管理人員對檔案管理建設的理論知識掌握不到位，所以就使有關的管理人員不能有效意識檔案管理建設的重要性，導致工作態度出現問題，給檔案的管理造成嚴重影響。

（二）檔案信息沒有得到充分挖掘。當前科技情報檔案資料涉及的內容較為單一，缺乏豐富生動的素材，這對于檔案資源的開發與利用造成了一定的阻礙，尤其對于單位成立時間較晚的，能夠利用科技情報檔案進行工作評估的資料就顯得微乎其微了。還有些并沒有認識到檔案資源對于工作評估的重要程度，對于科技情報檔案的館藏并不熟悉，檔案資源的開發與利用不夠深入，限制了檔案在工作評估中作用的發揮。

（三）科技情報檔案的收集、歸類和保管的流程缺少現代化。科技創新在不斷地改革，科技部門管理工作也在不斷變化，而電子檔案的更新不夠及時，使得檔案信息前后不能統一。這都是檔案收集、歸檔的工作流程不規范造成的。《檔案管理制度》本身對科技部門檔案管理的收集與整理做了總的要求，但在具體實施中，并沒有可行的方法流程規定，缺乏相應的規章制度。加上科技情報檔案的收集不及時，分散存放在個人手中，造成了一些檔案資源的無形流逝，在查詢科技情報檔案的過程中有名無實，拉低了檔案的真實性。

二、加強科技情報檔案管理工作的措施

（一）擺正科技情報檔案管理工作的位置。檔案建設工作是一項基礎工作，涉及科技情報檔案管理部門工作的方方面面，在科技情報檔案管理部門發展中有著不可替代的作用。隨著信息多元化時代的到來，檔案的作用已不僅僅局限于上傳下達和交流溝通上，新的社會發展形勢賦予了檔案新的內涵和意義。因此，科技情報檔案管理部門要提升全體工作人員對檔案管理建設的重視程度。首先，科技情報檔案管理部門應當從提升領導干部的認識入手，使領導干部充分認識到做好檔案建設工作的重要性，最大程度地爭取到領導對工作的支持。其次，檔案管理部門內部應當細化分工，對每一項具體的工作設置專職的管理崗位，將檔案建設工作由被動局面轉化為主動，使工作人員認識到檔案的重要性。最后，科技情報檔案管理部門應當積極開展豐富多彩的宣傳活動，普及與檔案管理建設有關的知識，使全體工作人員意識到檔案管理建設的重要性。

（二）增強科技情報檔案管理的安全性。檔案管理現代化對現在的科技情報有很重要的作用，只有科技情報檔案管理安全性得到有效保證，才可以讓其作用得到有效的呈現。第一，建立健全相關的保密制度與規定，并以此對相應的檔案管理建設人員實行制約，一旦有泄密的人員，要給予嚴厲的處分，使檔案可以獲得有效的管理，確保檔案信息的安全性。第二，科技情報者應主動推廣計算機知識與網絡安全知識，使科技情報內部的所有工作人員都能擁有網絡安全意識，并對安全隱患所帶來的嚴重后果加以宣講，同時增強計算機管理部門對網絡安全的監管力度。

（三）加強硬件建設，科學管理科技情報檔案。科技情報檔案管理部門要及時更新檔案管理建設設備，為檔案管理建設的現代化進行提供物質保障。首先，科技情報檔案管理部門要積極引進一些操作便捷的先進設備，建立起良好的檔案處理系統。其次，為了保證檔案信息的安全，科技情報檔案管理部門要引進計算機輔助系統。最后，科技情報檔案管理部門要及時淘汰舊的檔案設備。

（四）健全組織領導部門，提高檔案管理人員整體水平。檔案建設離不開一支精英隊伍的支持，因此科技情報部門首先要建立起一支適應現代化的工作人員隊伍，為檔案管理建設的現代化進行提供人才保障。首先，科技情報檔案管理部門要提升檔案管理人員的準入門檻，在人員選拔上注重對他們專業知識以及工作經驗的考察，從源頭上提升檔案管理建設隊伍的整體素質。其次，科技情報檔案管理部門要加強對檔案建設工作人員的任職教育培訓，經常性地組織一些講座，或者是新老工作人員之間的經驗交流座談會，使一些新入職人員能夠在前輩那里學習并借鑒一些好的經驗和做法，不斷提高檔案管理人員的思想素質和業務水平。再次，科技情報檔案管理部門應當積極對檔案管理人員進行專業知識考核，確保其專業能力過關。最后，科技情報檔案管理部門要對一些不能勝任檔案管理建設工作的工作人員進行及時教育，防患于未然。