信息時代事業單位檔案管理建設策略

文/山東省菏澤市經濟開發區衛生和計劃生育局 姚秀花

信息技術的大范圍覆蓋推動了社會經濟進步與企業工作效率的提高。現階段，將信息技術融入事業單位檔案管理有利無弊，單位還應主動融入信息技術中，制定可行性方案進而推動信息化檔案管理的發展。本文就信息時代環境下，事業單位檔案管理檢測策略提出可行性方案。

一、信息時代事業單位檔案管理概述

（一）檔案管理信息化。基于信息化時代下，事業單位檔案管理需要各部門的配合、協調，融入信息技術從而實現計算機輸送、數據傳輸，對信息資源展開數字化處理，檔案管理達到網絡化。只有這樣，才能確保檔案信息資源的科學配置與信息分享。

（二）檔案管理信息化的重要作用。伴隨著社會經濟的進步與發展，傳統人工檔案管理已經難以滿足事業單位檔案管理要求，檔案管理信息化將實現信息資源共享，確保檔案儲存完整性，延長儲存時間；部分檔案信息數據與原件可以通過信息技術修復，計算機技術備份有效避免了原有數據資源的丟失。另一方面，電子檔案搜集也比傳統人工資料搜集更加快速，檔案查找更加便利。現階段，事業單位在設備與技術方面基本實現了信息化，只要有檔案信息化管理體制保證即可。

二、信息化時代事業單位檔案管理方案措施

（一）優化檔案管理體制。事業單位想要確保檔案管理信息化，其前提條件是優化檔案管理體制。基于事業單位主體來說，檔案管理有著完善的法律制度，檔案管理應立足于具體狀況制定完善的制度推動檔案管理趨向規范化、標準化，將檔案管理融入社會經濟建設中，進而推動工作效率的提高。此外，也可以把該項內容與單位績效審核結合，管理人員注重信息技術的融入，給予高度重視，為檔案管理體制優化創造條件。同時，也保證檔案管理發揮作用價值，進而促進事業單位檔案工作信息化。基于管理人員而言，通過檔案管理制度有助于自身行為的約束，調動工作熱情與責任感，做好各環節控制；例如：檔案資料搜集、整合、使用、查找等。優化檔案管理體制也可以推動檔案工作規范化，協調各單位制度，比如：制度方案編制過程中根據單位績效審核，把檔案信息化與單位激勵制度、職稱評定結合，挖掘管理人才，激發管理人員創新意識、積極性，提高檔案管理效率。

（二）創新信息化管理理念。事業單位創新管理理念集中體現于提高信息化水平，管理人員要勇于打破傳統滯后的管理形式，立足于具體狀況協調檔案科學化問題，重點把理念創新應用到實際管理中，提高服務認知，主動服務，融入到單位、社會調研中，掌握人們對信息的需求，確保檔案內容完善，凸顯檔案資源價值。另一方面，事業單位檔案管理人員也要提升信息安全認識，協調好檔案開放與保密關系。另一方面，創新理念適時對檔案管理創新，突破傳統一成不變的想法與管理方法，實現檔案管理創新。

（三）做好與領導的交流。因為事業單位檔案管理信息化涵蓋內容較多，例如：設備選擇，由網絡系統研發融入計算機、掃描機、復印機、光盤等設備構件中，經濟投入較高。該過程中要注重檔案管理人員與領導的交流，準備有關檔案信息化管理憑證、材料，例如機械設備檔案、產品檔案、科技檔案等，領導應給予高度重視，意識到檔案信息化管理的價值意義進而實現管理理念創新，擴大檔案信息推廣力度，確保決策合理并給予經濟支持，促進檔案信息化管理效率的提升。

（四）注重檔案信息化設備引進。事業單位信息化管理包含儲存、搜集、應用等多項環節，并且各環節之間相互牽制、不可缺一。因此，檔案設備的引進應完整、充分，滿足信息化需求，把各種類型、載體檔案信息妥善儲存，為后續檔案資料查找提供便利條件。此外，推動檔案信息走向數字化，促進檔案信息數據庫、多媒體數據庫建立、引進多媒體設備實現電子檔案管理模式，提高數字檔案業務管理先進性以及網絡公開，擴大服務范圍。與此同時，挖掘有價值的檔案資料，要有電子版材料以及紙質檔案的儲存，做好電子版材料備份，提升管理質量。

三、結語

綜合分析，檔案資料儲存著單位重要信息以及職工個人信息，具有較大價值作用；同時關乎事業單位的未來發展。因此，進行檔案信息化建設是有必要的，是提高檔案管理質量、效率以及單位發展的主要途徑與正確選擇，事業單位應給予高度重視，制定可行性方案從而保證檔案管理的有效性。