煤田地質企業檔案管理信息化探析

文/陜西省煤田物探測繪有限公司 劉春棉

在網絡信息時代，建立信息化檔案管理機制，對于提高檔案管理效率，優化管理環境，具有重要的現實意義。但從實際而言，煤田地質企業在檔案管理信息化的進程中，面臨諸多問題，弱化了企業檔案管理信息化的重要作用。為此，以新的發展視角為依托，進一步推進企業檔案管理信息化建設，是優化管理模式、提升管理效率的重要保障，更是企業檔案管理現代化建設的內在要求。本文立足對檔案管理信息化研究，就煤田地質企業如何深化建設，進行如下闡述。

一、煤田地質企業檔案管理信息化存在的問題

煤田地質企業在網絡信息時代，推進檔案管理信息化建設，是檔案管理現代化建設的內在需求，更是提高管理效率、優化管理模式的重要途徑。但就目前而言，企業檔案管理信息化建設，仍存在諸多問題與不足，有待進一步解決。

（一）檔案管理信息化缺乏重視，基礎性工作落實不到位。煤田地質企業在檔案管理建設中，缺乏足夠重視，檔案管理信息化的基礎性工作落實不到位。1.缺乏足夠重視。企業在內部管理建設中，缺乏對檔案管理信息化的重視，從人員配置到經費保障，都缺乏實質性的工作投入，導致信息化進程緩慢。2.信息化管理建設缺乏規劃，目標不明確、各部門協調配合不到位，影響了信息化建設的全面開展。3.企業上下對檔案管理信息化缺乏認識，檔案管理信息化的現實意義不顯著，導致干部職工參與的積極性不高。

（二）信息化建設不規范，缺乏完善的檔案管理系統平臺。檔案管理信息化建設是一個過程，要求建立完善的檔案管理系統平臺，以提高檔案信息的使用及存儲。但從實際來看，煤田地質企業在信息化建設中，缺乏規范化的統一標準，檔案信息共享不流暢，不利于檔案信息的匯總使用。首先，信息化建設缺乏規范化標準，各自為政的信息化進程，弱化了信息化建設的應用價值。其次，缺乏檔案信息共享機制，檔案管理信息化的實效性欠缺。再次，企業尚未建立完善的檔案管理系統平臺，信息化建設有待進一步推進。

（三）檔案信息化管理面臨安全問題，影響檔案信息利用。開放式的網絡環境，給檔案管理信息化帶來日益嚴重的安全問題。首先，企業在檔案信息化建設中，尚未建立完善的安全管理機制，導致檔案安全問題突出，影響檔案信息的存儲及傳輸安全。其次，檔案信息管理系統缺乏完善的安全防御體系，在病毒、黑客等的攻擊之下，極易產生較為嚴重的安全問題。再次，管理人員安全操作意識淡薄，違規操作、訪問非法網站，都增加了檔案管理信息系統的安全威脅。

二、煤田地質企業檔案管理信息化建設的策略

在檔案管理信息化建設的過程中，煤田地質企業要認識當前存在的問題，通過強化認識、完善系統平臺、提升安全防護等措施，全面深化企業檔案管理信息化建設。

（一）強化信息化建設的認識，全面落實基礎工作。當前，煤田地質企業檔案管理信息化的環境條件欠佳，基礎性工作未能有效落實。為此，一是企業要重視檔案管理信息化建設，強化組織領導，為信息化建設提供組織、人員及經費保障，確保各項工作的全面開展。二是創設信息化建設的良好環境，提高企業各部門、各崗位參與的積極性，并建立信息化管理制度，明確職責、協調配合，推進檔案管理信息化有序建設。三是建立激勵考核機制，提高激勵考核力度，并將考核結果與薪酬、職務晉升等掛鉤。

（二）完善檔案管理系統平臺，有效提高信息化水平。檔案管理信息化的推進，關鍵在于建立完善的系統管理平臺。在筆者看來，企業一方面要加大經費投入力度，確保基礎設施的建立，特別是硬軟件的完善，是搭建檔案管理系統平臺的重要基礎。另一方面，要建立信息共享機制，依托系統平臺，實現更加高效、便捷的檔案信息存儲及傳輸，確保檔案信息有效利用，發揮檔案信息的應用價值。

（三）提升安全防護措施建設，切實確保信息化安全。在檔案管理信息化的進程中，信息安全的有效保障，是最為重要的工作之一。首先，要建立完善的安全防護體系，實現對黑客、病毒的有效防范，避免外界惡意攻擊對信息系統平臺的安全威脅。其次，強化安全技術的有效應用，特別是防火墻、入侵檢測系統、殺毒軟件等的應用，能夠進一步強化系統安全防護，確保信息系統安全。再次，強化安全教育，提高管理人員的安全意識，做到規范操作，不流露非法網站，一旦發現異常情況，需要及時處理，避免安全威脅造成嚴重的網絡安全事故，導致檔案信息丟失或損壞。

三、結束語

總而言之，煤田地質企業在全面推進檔案管理信息化的過程中，應立足實際，從系統平臺搭建、安全防護等方面著手，建立完善的、安全的檔案管理信息系統。在筆者看來，企業一是要優化信息化建設的內外條件，提高技術及安全保障。二是推進檔案管理系統平臺建立，從本質上提高信息化水平，更好適應新時期檔案管理信息化建設需求。