新形勢下油田檔案管理信息化建設研究

文/新疆油田公司檔案中心 朱榮

在新形勢下，企業對于信息化的具體應用決定著企業綜合發展的速度。檔案管理信息化即是企業應對信息化時代的具體改變。油田企業的檔案資料數量巨大且種類繁多，而且數量逐漸遞增。企業內部查詢、使用、管理都非常艱難，如何將油田檔案實現信息化是本文重點研究的主要問題。

一、我國整體油田檔案管理近況

以往，我國油田企業的檔案管理模式以人工管理為主。當需要查閱相關檔案資料時，先去查閱檔案管理目錄，從目錄中查找到相關檔案，之后再依據具體特征去檔案室翻閱。整體過程繁瑣復雜，消耗巨量的時間與精力，工作效率極低。且實體檔案具有唯一性，外借查閱之后他人無法再使用，如若丟失或造成損壞則無法彌補。這種檔案管理模式弊端明顯，管理人員工作量過大，借閱查詢資料整體過程繁瑣，很大程度上限制了整體檔案資料的價值發揮，內部人員工作效率低下，進而導致企業日常運行受到一定的阻礙。

二、新形勢下油田檔案管理信息化發展對策

（一）強化領導建設信息化檔案管理模式意識。為保證實現建設檔案管理信息化，首先讓企業領導意識到油田檔案管理從人工模式轉向信息化模式的必要性和積極作用。這也就要求油田企業的各級領導時常提升自身知識儲備與綜合能力，對于信息化知識具備一定了解，是推動油田檔案信息化的第一步。企業內部也應注重檔案管理人員的培訓，培養其具備熟練的信息化管理綜合技能。

（二）加大對于管理設施的投入。在新形勢下，實現檔案管理信息化已然成為必然趨勢。而我國油田企業的檔案庫房條件嚴重落后且存在一定的安全隱患，絕大多數庫房建設不符合規范，基礎設備設施老化嚴重，甚至個別庫房都沒有搭建監控系統。依靠現有的基礎設施想實現信息化建設根本不可能，油田企業必須加大資金投入，購買相應的硬件軟件設施，為整體檔案信息化打下良好的物質基礎。進行專業軟件的購置時，讓軟件開發者針對企業自身的實際情況研發專用的管理軟件，滿足日常管理的所有特定需求，保證檔案管理信息化的長期穩定發展。制定嚴格的部門職責與設備使用管理制度，責任細化至個人，強化管理人員的責任感；定期為設備進行檢修維護，保障檔案管理部門的正常運作。

（三）積極完善檔案管理人才隊伍建設。檔案管理人員年齡比例失調，老齡化問題嚴重，整體隊伍知識缺乏，能力不足，專業化程度不夠等問題異常明顯。據相關統計，某局檔案館一共有22名員工，50歲以上人員15人，3年內退休人數7人，達到隊伍總數的三分之一。能熟練使用電腦者寥寥無幾，對于電子檔案、聲像檔案、外部市場檔案和實物檔案的管理準則不熟悉，整體工作運行已十分艱難，急迫需要完善管理人員隊伍建設。針對于此，油田企業應選擇專業院校引進檔案管理專業的畢業生，充實管理人員隊伍。在入職前進行高強度的專業培訓，使其具備一定的檔案管理能力與經驗。挑選其中能力較強者擔任小組組長，管理各自組員。形成部門干部領導各小組，小組組長帶領崗位人員的多層結構模式。對于內部表現良好的年輕干部，定期參加綜合業務的培訓課程，致力于建設一支高能力、高素質的檔案管理人才隊伍。注重培養檔案管理人員的綜合素質，促進其具備良好的責任意識和服務意識。唯有如此，才能在工作實踐中更好地完成崗位工作任務，最大程度地發揮檔案資料的作用，為企業內部員工提供便捷，加快整體工作的進展，促進企業的發展進步。

（四）提高檔案整體的安全性。油田檔案的安全性問題與信息化建設緊密相連，對于企業內部關鍵絕密檔案的存儲，日常使用時的安全問題必須高度重視。不少油田企業檔案館甚至沒有監控設備，責任劃分不明確，日常使用制度不完善。對于辦公室終端設立識別設備，確保打開檔案系統的是管理人員或有權限的部門領導；設立門禁系統，對于出入檔案館人員嚴格把控；完善檔案館監控設施，保證內外部監控地點無死角、無盲區。進而杜絕檔案丟失、盜竊等安全問題的發生，提高檔案整體的安全性。

三、結論

全面建設信息化的油田檔案管理模式是實現油田企業的長期穩定發展的重要核心，但實現檔案管理信息化并非一朝一夕可以完成的。首先各級領導對于檔案信息化的重要性有著深刻的認知，肯定并實踐具體行為，企業內部從上至下對檔案信息化建設具有較強的執行力，為全面建設現代化檔案管理體系奠定了堅實的基礎。加大資金的投入，購置相應的軟件、硬件設備，完善企業檔案館的整體建設。積極引進并培養企業檔案管理人員，建立一支高能力高素質的人才隊伍，構筑多層次管理結構模式，滿足企業對于管理人員的需求。提高企業內部檔案的安全性，保證企業資源不外泄，不丟失。進而提高企業檔案管理水平，促進信息化管理的早日實現，為企業發展運行打下堅實的基礎。