淺談醫院人事檔案管理與網絡信息同步建設

文/昭通市中醫醫院 宋春燕

人事檔案是我國人才信息的主要信息來源，更是一個單位人才選拔、人才培養的重要手段。特別是在公立醫院改革，競爭力加大的現代醫院，人才隊伍是醫院生存、發展、建設，具有競爭實力的重要保障。在“科技興院”戰略實施中，新科技、新業務的開展離不開高素質的人才隊伍才能實現，加強人才隊伍培養，引進高素質人才隊伍，都需要我們充分發揮人事檔案管理的積極作用，筆者認為應將醫院人事檔案管理與網絡信息同步建設，以便充分發揮人事檔案的作用，推動醫院人才隊伍建設工作。

一、傳統模式管理人事檔案存在的弊端

傳統的管理模式，主要是指以打印出來的照片、紙質、錄像等作為載體，進行收集整理保管的方式，主要是通過純手工的方式對檔案進行管理。然而，隨著醫院人員數量的不斷增多，我院需每年招聘工作人員近100人，幾年來，醫院的職工數從300多，增加到了1300多，如果仍然使用傳統的模式對人事檔案進行歸檔保管，那么必將增加檔案管理人員的工作量，且人事檔案涉及到其他的科室或者部門，檔案管理的步驟也會隨之增多，還容易導致許多檔案無法進行收集歸檔。以個人人事檔案為例，一旦重要的檔案信息遺失，要重新補辦非常困難，有部分信息還無法補辦，這樣，既浪費了檔案管理者的大量時間，還不能真實地反映出職工的工作信息情況。

二、使用互聯網管理檔案存在的利弊

當前，為了彌補傳統模式管理人事檔案存在的弊端，根據檔案信息化管理的要求，很多醫院引進了現代化的管理設備與技術，實行光盤、計算機軟件以及多媒體等先進的信息技術來管理人事檔案，我們人事檔案管理者都將工作的重心逐步轉移到適應數字化管理的需求上來，希望用信息化管理的方式來代替實體檔案的保管。通過信息化管理的方式，使得檔案資源轉變為可以重復利用并且多平臺利用的資源，從而方便了人事檔案的查詢、利用，能夠為領導選人用人提供最真實、最快捷、最優質的服務。那么，使用互聯網管理檔案是否存在弊端呢？在實際工作中，我們人事檔案管理人員在工作中，不斷出現了各種弊端，比如互聯網的安全問題日益凸顯，經常出現木馬病毒、黑客攻擊、信息泄露等問題。如何減少互聯網在使用中出現的安全問題，如何防止信息被盜將是本文重點討論的內容。

三、運用網絡技術管理檔案應實施的保障措施

（一）加強對人事檔案信息采集的管理。在醫院人事檔案信息收集中，應以本人身份證號碼作為個人檔案管理的賬戶，職工在工作學習中產生的各種信息資料，比如：進修、學習結業證、論文發表情況、科技成果獲獎情況等信息由醫院人事檔案管理專職人員負責收集并及時上傳到個人檔案信息中。

（二）規范人事檔案管理的過程。一是在人事檔案被調取、復印的工作中，應有嚴格的審批流程，并辦理完善的手續，這樣，可以防止信息外泄。二是為了確保人事檔案的安全性能，醫院人事檔案管理的電腦及軟件，應該配備多種防盜技術，應設有防偽編碼來管理信息資料，同時，應該主動防止信息資料被木馬病毒、黑客攻擊而導致檔案信息泄露。三是在人事檔案管理軟件的開發過程中，要積極制定控制的戰略和檔案，建立完善的人事檔案管理。四是制定可行的人事檔案管理網絡安全保障機制和流程。人事檔案網絡化管理，應該制定可行的安全保障機制及流程。

四、人事檔案網絡管理中注意的問題

（一）加強人事檔案管理人員素養、道德教育，加強對其保密知識及保密法的學習。網絡信息是一種高效生產力，信息的資源價值逐漸加大，運用網絡管理人事檔案是現階段人事檔案發展的必然，那我們就要做好人事檔案的保密工作。需要對人事檔案管理人員進行思想、工作紀律教育，在檔案軟件的開發利用中具有良好的職業道德。

（二）創新人事檔案的服務模式，構筑信息化管理平臺。當前，很多醫院都對人事檔案進行了信息化系統管理，但人事管理系統均不能接入到公共網絡，只是在醫院內部網絡進行資源共享，為了推動人事檔案管理工作的發展，在實施網絡化建設的同時，需要建立相關的信息數據庫管理體系，確保人事檔案信息管理實現存儲增大、及時更新，確保人事檔案得到動態管理。

（三）重視人才隊伍建設。各醫院都加強對檔案人員隊伍的建設，有專職的檔案人員，各科室部門還設有兼職的檔案人員，這就要求提高檔案人員隊伍的綜合素質，要不斷引進、培養有責任心、有專業知識、經驗豐富的人才加入到人事檔案管理隊伍中來。特別是要對檔案管理人員進行電子信息化操作技術培訓，使其掌握網絡信息化技術。

現代網絡信息技術突飛猛進地發展，運用網絡信息化管理人事檔案，是檔案實現現代化管理的必然，但是在網絡信息化管理人事檔案的過程中，存在著許多的弊端，如何揚長避短，客服弊端，才能確保信息化管理人事檔案工作做好做實，從而使人事檔案管理充分體現功能。