論煙臺開發區檔案管理工作

文/煙臺經濟技術開發區檔案館 李紅霞

煙臺經濟技術開發區（簡稱煙臺開發區）于1984年10月經國務院批準設立，1985年3月動工建設，是全國首批14個國家級開發區之一。管轄面積360平方公里，總人口50萬。經過34年的建設，開發區在政治、文化、教育、科技、衛生、宗教、對外貿易、基礎設施建設等方面有了飛速發展，同時也直接形成了對國家和社會有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。并根據實際工作需要，劃分為：文書檔案、城市建設檔案、專門檔案（人事檔案、會計檔案、民事檔案、黨群學習檔案等），它們是機關、企事業工作活動的真實記錄，是生產建設的參考依據。但隨著經濟發展與改革的不斷深化，檔案管理工作也面臨著前所未有的挑戰，加強檔案管理，提高檔案工作人員綜合素質，提高計算機信息化建設，加強檔案工作規范，優化人力資源結構，創新檔案服務機制等是擺在我們面前亟待解決的問題。因此，需要創建一種新的檔案管理模式，來適應煙臺開發區經濟發展的需要。

一、煙臺開發區機關檔案管理中存在的問題

（一）電子公文管理較弱。隨著電子政務全面推進和辦公自動化水平的提高，公文傳輸系統的廣泛應用，開發區機關、企事業及駐區各部門每年形成的電子公文越來越多，這些電子公文的歸檔與接收，錄入與檢索不僅是一個單位檔案硬件設施的體現，更體現了檔案工作人員的綜合素質。如何做好檔案自動全文存儲與檢索，檔案自動標引，計算機輔助立卷，檔案自動編目等工作，是傳統檔案管理向數字化信息化檔案管理模式轉變的一個過程，需要的不僅僅是硬件設備的投入，更是一個單位領導是否重視，單位檔案工作人員工作能力的問題。

（二）體系設計不科學。雖然各部門都配備了檔案人員，但其同時兼任收發、打字、內勤、信訪等工作，從事檔案業務工作的時間和精力得不到保證，檔案業務水平得不到提高，加之檔案工作清苦、繁瑣且不能在短時期內體現工作成效，檔案從業人員往往不能安心工作。由于政府或單位有限的檔案管理資源（包括人力資源、財力資源和物力資源等）的分散使用，使檔案工作不能得到長期有效的發展。

（三）檔案信息化程度低。目前，只有機關、事業及銀行等各條件較好的單位配置了檔案管理軟件，還有一部分企業因為不重視或不愿意投入檔案軟件的購入，而處于停滯不前狀態，即便使用了管理軟件，也僅限于文件錄入、目錄打印等，因單機版的管理軟件在功能上有一定的局限性，各部門形成的電子文檔無法掛接，檔案的檢索功能不能有效實現。

（四）檔案信息共享程度較低。開發區是小政府，大社會，不僅有機關事業單位，更有包括韓國、日本、德國等外企，在檔案的管理、檔案業務標準及檔案信息錄入上有所不同，這就造成檔案管理在時間、標準、信息錄入等方面有所不同，導致各開發區檔案信息應用系統之間存在壁壘，相互間的共享程度很低，成為了一個個的“信息孤島”。與此同時，也影響了政府信息和檔案的公開和利用。

（五）檔案管理規范有待健全完善。現在檔案管理處于傳統檔案管理模式向現代化檔案管理模式轉變時期，如何加快檔案信息化管理，統一各單位電子文件歸檔，完善各單位檔案管理業務流程和技術規范，細化電子檔案工作環節與步驟、電子檔案的安全與保密等都是有待解決的問題，

二、煙臺開發區檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理人員綜合素質偏低。煙臺開發區檔案管理工作進行的過程中，存在一個問題是硬件管理水平得到了很大的提升，但是與硬件水平相適應的軟件水平在構建中卻存在很大的出入。當前，在檔案管理工作進行的過程中，領導對檔案管理工作的創新改進是非常重視的，且能夠制定整體管理改進的規劃方案和相關指導工作，但是從中層規劃到基層執行等層面上卻發生了嚴重的偏離，如檔案管理工作人員的工作態度不端正、工作效率低，在實際的工作中，主觀能動性不能有效發揮出來，那么將會嚴重影響到整體檔案管理工作的創新進行。

（二）檔案信息化建設程度較低。當前，煙臺開發區檔案管理工作在創新改進的過程中，在面對大量的檔案管理數據增加和質量不斷提升的前提下，必須能夠有效地進行檔案的信息化建設。而且，開發區的生產生活對于信息化的建設應用相比其他地區而言，整體的信息化建設水平是相對較高的。但是，由于信息化建設需要硬件設施、軟件設施，尤其是專業信息化人員隊伍的建立。雖然上級給予了一定的資金、政策支撐，但是縱觀實際的信息化建設而言，檔案管理所涉及的層面和難度點較多，信息化建設未能夠統籌規劃和改進，直接導致了信息化建設出現混亂的局面，未能夠最大限度發揮其應有的價值。

（三）檔案管理獎懲機制需要進一步加強建設。信息化技術和現代化檔案管理工作在煙臺開發區檔案管理工作中的應用，要求在檔案管理工作細化的過程中，必須不間斷強化檔案管理獎懲機制的建立，以此能夠為各方面細化機制工作的進行發揮有效的激勵作用。

三、檔案管理工作問題改進措施分析

（一）強化系統化教育培訓，提升工作人員的綜合素質。煙臺開發區檔案管理工作改進的過程中，必須配備專業化的檔案管理人員隊伍。就這一方面而言，在實際進行的過程中，檔案管理人員能夠通過系統化的教育培訓工作的進行，不斷提升專業工作人員的工作素質和工作水平，以此為檔案管理工作的進行發揮重要的激勵促進作用。首先，能夠組建專業化的檔案管理人員隊伍，堅決避免像過去一樣從各單位抽調檔案文秘，臨時或兼職去整理歸納檔案的工作做法，保證檔案工作人員隊伍建設的穩定性。其次，積極引進高校專業化的檔案管理畢業人才，保證人才隊伍建設，避免當前檔案管理工作過于被動的問題存在。最后，強化檔案管理績效管理工作的改進，提高檔案管理人員的積極性和主動性。

（二）強化資金支撐，提高檔案的信息化建設。檔案信息化建設工作進行的過程中，在強有力的資金支撐下進行相關的工作是非常重要的。首先，要求檔案工作人員的專業業務水平和工作能力能夠得到提高，改變過去傳統的檔案管理工作思想，提高工作人員的專業業務適應能力，提供平臺和機會支撐，促使工作人員能夠主動接受專業化繼續教育。其次，針對工作人員提高工作時所需的相關科學知識的補充與更新，檔案館加強了計算機、檔案軟件、信息技術等相關學科的培訓，檔案管理人員經過培訓可以靈活運用到實際工作中，提高了工作人員的專業化實踐能力。

（三）嚴格獎懲機制建立，建立有效的激勵機制。首先，強化獎懲機制的細化工作，針對不同的問題設置不同的獎懲條例和獎懲規范，尤其是對于一些細小問題的獎懲范圍的嚴格規劃。其次，獎懲機制的建立必須建立相配套的第三方監督機制，只有在監督作用有效發揮的基礎上，保證獎懲機制能夠有效落實到實際工作中，為工作人員相關工作的進行提供有效的激勵支撐作用。

（四）科學化的建立檔案管理的現代化制度。煙臺區檔案管理工作創新進行的過程中，必須在現代化的檔案管理制度的構建基礎上進行一系列的檔案管理工作。而在規范檔案管理工作進行的過程中，首先，應該不斷強化檔案材料收集的規范化整理，利用信息化技術對檔案資料進行有效的整理分析，保證檔案資料存儲的完整性。其次，應該保證檔案管理的各項基礎設施能夠完善化建設。在基礎設施科學運用的基礎上，保證檔案管理工作材料整理收集系統化的轉入、轉出等工作，使之更加規范化，程序化。最后，在檔案管理系統化制度建設的過程中，必須不斷強化監督管理作用的嚴格發揮，能夠不斷強化檔案管理各個環節的監督追蹤管理，做好登記審批制度，以此保證檔案管理工作向著科學化的方向進行。

四、小結

綜上所述，煙臺開發區檔案管理工作改進的過程中，針對當前檔案管理存在的問題，能夠從強化信息化建設水平、強化獎懲機制的建立以及提高人員的專業化素質水平、系統化地建設檔案管理制度等方面整體上提升整個煙臺區開發檔案管理的工作水平。