做好水利工程檔案管理工作方法初探

文/阿拉爾市檔案館 崔莉

隨著我國社會主義市場經濟的不斷發展，水利檔案在社會中起著十分重要的作用。水利工程在建設中，形成各種各樣的文檔材料、從建設前期到施工、驗收、運行這些材料在以后的保養和維護中起到非常重要的作用，具有非常重要的查考價值。因此，做好水利工程檔案是十分重要的。

一、集中統一管理是檔案齊全、完整的重要保證

建立健全檔案管理的各種規章制度，修訂崗位責任制及檔案管理制度，做到職責分明。配備專職的水利檔案人員，在各施工單位業務部門指定兼職檔案人員。在歸檔制度中，應對各項文件進行全面、認真的檢查，看是否齊全完整，無論是在工程哪個階段，都能從源頭上保證文件材料不疏漏、不散失，使檔案管理工作達到系統化、規范化、標準化。

二、針對檔案特點，轉變觀念、科學管理

阿拉爾市市域范圍內共有3座水庫，分別是多浪水庫、勝利水庫和上游水庫。2015年，多浪水庫除險加固工程開始動工，庫外引渠改擴建工程形成的文件資料涉及面比較廣、內容也比較繁雜，并且涉及部門和人員較多，經歷時間長，稍有疏忽，檔案資料就可能遺漏。多浪水庫整修加固工程施工要求相對比較急、建設周期短、形成的文件數量不多，不易引起檔案人員的足夠重視；加之施工人員組成復雜，往往造成工程任務難完成。為了保證檔案資料收集齊全、完整，我們要求此項工程的檔案管理人員首先了解水庫整修加固建設工作的具體操作程序和工作流程及各階段的工作安排，掌握每一階段工作中需要形成哪些檔案資料，對每種資料的內容、數量做到心中有數。在此基礎上，采取了跟蹤收集、分階段方法：

跟蹤收集主要適用于工程周期短、形成檔案材料快的工程。檔案工作人員主動到水庫現場詢問和了解工程進展情況，及時掌握工程信息并指導和督促技術部門有針對性地收集檔案資料；分階段收集工作適用于建設周期比較長的工程。2015年多浪水庫整修加固，直至2016年完工三分之二，屬于跨年度的水利工程，我們始終保持與兼職檔案員及工程建設部門的聯系，及時掌握工程進展情況，這樣能保證工程檔案原始資料收集的連續性、完整性。

三、強化檔案人員的業務培訓

水利工程建設要經過項目建議、可行性研究、勘測、設計、施工、竣工驗收、投入運行等多個階段，不僅涉及設計、監理等部門，還涉及基礎和主體工程、機電工程等多個專業領域，是技術、工藝等的綜合運用。因此從事水利工程檔案工作的人員，專業知識應該比一般單位的檔案人員更全面，他們不僅要懂文書檔案，還要懂科技檔案以及與水利工程相關的一些專業類別檔案。為達到水利工程檔案整理規范化的要求，應對各專職或兼職檔案管理人員進行培訓。同時，按照《建設工程文件歸檔整理規范》要求作詳細的講解，使大家對檔案內容提前了解，工作中注意積累資料。

四、做好檔案資料的收集、歸檔和開發利用

2010年和田河垮堤，導致農一師阿拉爾市攔河閘水利工程受損嚴重，下游十二團職工住宅及農田受到嚴重影響，為了保豐收，利水情，師市黨委、市政府責成市水利部門針對此情況拿出搶修攔河閘措施，水利施工人員通過對攔河閘水利工程檔案的調閱，迅速設定方案，抽調人員進行設計、測量、匯圖數據的匯總，拿出了最佳方案，第一時間交給政府部門，政府部門根據水利部門的方案針對和田河水途徑十二團河道的現狀，及時做出了搶險方案，并快速實施，使十二團的災情降到最低，農田損失面積得到最大的控制，這些都是水利工程檔案作用的彰顯。