淺談文件表述的特點

文/華電國際鄒縣發電廠 孔祥生

毛澤東在《工作方法六十條》中指出：“文章和文件都應當具有這樣三種性質：準確性、鮮明性、生動性。準確性屬于概念、判斷和推理問題，這些都是邏輯問題，鮮明性和生動性，除了邏輯問題，還有詞章問題”。毛澤東同志在這里提出了文章與文件所共有的三個性質，但文件對比文章來說，是有其自身獨特之處的，筆者認為大體有以下五個特點：

第一，業務性很強。最基本一點就是寫哪一項工作就應懂哪一項業務。有人往往以為只要筆頭功夫硬，能搖搖筆桿就能撰寫文件。殊不知寫文件是一門綜合能力，不是僅能搖筆桿就能勝任的。劉勰在“文心雕龍”中說到：“才冠鴻筆，多疏尺牘”，指出“疏尺牘”雖是缺點，但“才冠鴻筆”才是真本領。這里所說的真諦正是要懂業務。具體到電力系統來說，發電、供電、基建等部門，每個部門都有每個部門的專業知識，有的知識是融會貫通的，有的知識則是自成一體，如在不了解專業知識的情況下貿然下筆，將會受到內行人的嘲笑。因此，不熟悉本行本部門知識業務的人，不可能寫出好的文件。

第二，定向表述。一般來說，大多數文件都有明確的致發對象(分發、分報及對象很廣的文件除外)，因而文字及其內容是定向表述的，文件致發對象不同，撰寫文件的內容、口氣、用詞也不同。如：上行文件，多是請示、報告，多是提出請求和意見；下行文件，則多是指令與通知。總之，一定的對象，要使用一定的表述方式。

第三，主要用邏輯思維，不用或很少用形象思維。構思與寫作文件時，多重于對問題、事件進行系統地分析與論述，通過綜合、歸納、分析、判斷，形成一定的文字資料，而很少采用抒情、描寫的方式。“飛流直下三千尺，疑是銀河落九天”之類，浪漫主義色彩太濃，作為文學語言是美的，但文件中就很少此類寫法。說文件多多用邏輯思維方法，并不是說文件語言可以平淡無奇，有時文件中夾帶一兩句廣為傳頌的詩篇，運用恰當也能起到事半功倍的效果。如廖承志同志在致蔣經國的公開信中，引用魯迅的“度盡劫波兄弟在，相逢一笑泯恩仇”，此情此意用在此處此時恰到好處。

第四，直書不曲。寫文件一般開門見山，有什么話直說，很少有曲折的文字。如撰寫任命通知，直接在正文中寫明xx單位決定何人任何職，再寫上月日即可。中央在糾正文件眉目不清的現象時說，一切較長的文電，均應開門見山，首先提出要點，即于開端處，先用極簡要文句說明全文的目的或結論。然后，再做必要解釋。這便是對文電作出了“直書不曲”的規定。

第五，具有特定體式。體式包括文件的構成和格式安排，這些國家在有關的公文處理方法上都有嚴格規定，只有遵循這些規定，才能保證文件結構的完整，才便于發揮它的效能和提高運作效率。當然，遵循一定體式，并非墨守成規，在文字結構、表達方式和語言使用等方面也要有創新，使文件不致顯得很沉悶。

撰寫文件是秘書人員遇到的最常見的事情，一份文件的好壞，將直接影響到企業的形象。因此，把握好文件的特點，運用適當的語言將一篇文件寫好，是秘書人員所面臨的最嚴肅、莊重而又艱巨的任務。