辦公室公文處理中常見的問題及對策研究

文/中國石油新疆油田公司新港公司 彭雁玲

現如今，在現代化企業發展過程中，公文處理工作也面臨著巨大挑戰。公文處理的不規范，不僅嚴重影響了公文處理的效率，還制約了各項工作指令的順利傳達，影響到企業重要工作的開展，甚至給企業帶來一定的經濟損失。公文辦理無小事，任何差錯和遺漏都可能會影響到領導決策和工作部署，影響到大局。因此，企業在辦公室管理過程中應重視公文處理工作，及時發現和修正存在的問題與弊端，提高工作指令的傳達效率和質量。

一、辦公室公文處理的重要性

公文處理是在辦公過程中，對公文進行擬定、辦理、管理的一系列工作，包括制定和研發公文，還有公文的傳遞和歸檔。作為一個重要載體，在企業管理中發揮著重要的作用，為企業的日常管理進行服務。公文涉及公司的日常生產經營管理，是一項比較復雜的工作，需要專人進行處理。因其負有傳達相應的國家政策、地區政策以及領導指令的責任，具有很強的政治性和工作指導性，因此，對公文的處理要規范，這樣才利于提高辦公效率，保障相關制度的執行。

二、辦公室公文處理中常見的問題

（一）書寫不規范的問題。公文的書寫，有著具體的格式要求，例如標題、主送機關以及正文或落款等。但在實際工作中，經常出現書寫不規范的現象。例如“關于做好基層單位領導學習安排”這個標題的寫法就不正確，它存在的主要問題是要素不完整。完整的公文標題應具備“三要素”，即發文機關名稱、事由及文種，以標明由誰發文、為什么發文和用什么文種發文，這樣才能構成一個正確的標題。以上標題可以修改為：“某單位關于做好基層單位領導學習工作的通知”。這種寫作不規范的表現方式，是目前重點解決的問題之一。

（二）公文處理流程的不科學性。公文的處理應該是嚴謹的，因此要有一套完善的程序，如果缺乏合理性，就會造成工作的紕漏，影響辦公室的工作效率，直至影響到企業的形象。但是在實際工作中，有省略掉某些環節導致出現處理流程不科學的現象，并且一些現存的公文和企業當前的發展不匹配，此外，在辦文中也會出現催辦督辦不盡責的現象，這些都是在辦公室公文處理中需要進行改進的。

（三）辦公室公文的處理方式需要創新。創新是企業可持續發展的基礎，在辦公室公文的處理中，對公文的處理方式進行創新是有必要的。但是，從管理現狀來看，存在辦公室人員較少，一些人員經驗不足的現象，就會導致在工作忙亂的時候，處理公文缺乏條理，從而無法高效開展公文處理工作。因此，需要通過公文處理的制度創新和處理方式的創新來提高公文的效率，這是我們現在要解決的一個問題。

三、辦公室公文處理問題的有效對策

（一）完善公文管理制度。遵守公文處理辦法及國家《黨政機關公文格式》（CB/T 9704-2012）的規定，結合企業實際情況制定符合本企業發展的公文處理制度，積極探索公文處理的相關規律。無論是政府機關、上級主管部門下發的文件，還是企業間的函件，都要由辦公室統一接收、分類并進行發放或者回復，不是辦公室的人員不得私自進行公文的收發及截留。

（二）創新辦公室公文處理機制。創新辦公室的公文處理機制，辦公室公文在意的是如何高效進行處理或者提高處理的質量，我們要不斷完善公文的處理制度，要創新公文的處理機制，應對企業的高速發展，首先要創新管理機制，建立科學完善的公文登記及流轉臺賬，讓公文來源和去向都清楚明了。還要創新公文的處理機制，實現公文的監督，在進行收發公文時有專人進行簽收、批復，對公文的下級接收單位提出具體的處理時間要求，保證公文在期限內有效辦理。

（三）提高人員的專業素養。公文處理效率最直接的影響因素是人的因素，公文處理人員的素質將直接決定公文處理的效果和質量，提高辦公室公文處理人員的綜合素質，是十分必要和重要的。因此，企業需要提高辦公室公文處理人員的政治素質，同時需要提高公文處理的職業素質以及業務素質。要培養公文處理人員愛崗敬業的精神，最重要的是，還需要培養他們的協調能力以及處理緊急事情的能力。任何企業都會遇見突發情況，只有沉著冷靜，并且具有豐富處理公文經驗的人員，能夠及時解決問題，保證企業的公文處理順利完成，避免企業出現損失。另外高尚的職業道德素質和也是保障辦公室人員可以積極主動工作的關鍵，要提高人員的職業道德修養，進行道德培訓，保障公文的高效和高質量。

四、總結

辦公室公文關系到企業的發展，因此，我們在公文的處理時要注重公文的處理流程，加快對公文的處理規范程度，保證公文的處理可以高質高效進行。