信息化背景下的不動產登記檔案管理探究

文/廣西博白縣不動產登記中心 盧道錦

不動產登記檔案是指不動產登記部門在不動產權屬調查、登記、轉移、變更等工作中具有保存價值的歷史記錄，主要記載形式為不動產登記簿，包含以各類相關紙質文字、圖表描述、網絡登記表為主的原始憑證材料。當前，在住房制度改革不斷深化、房地產市場迅猛發展、地產市場宏觀調控政策實施、國家不動產契稅政策調整以及子女入學等諸多因素的影響下，相關政府部門、群眾對不動產檔案的利用需求不斷增長。在這樣的背景下，做好不動產登記檔案信息化工作，對于滿足社會日益增長的不動產登記檔案利用需求，確保不動產登記工作的準確性、高效性和便捷性，具有重要意義。作為一名多年管理不動產登記檔案的人員，筆者認為要實現對不動產登記檔案管理信息化，必須做到“四個堅持”：

一、檔案管理信息化必須堅持標準化建設

在不動產統一登記規定出臺之前，不動產登記工作主要由國土、住建、農業、林業等部門進行，且各部門有自己的管理制度，這樣使得登記信息混亂，檔案管理分散，各部門檔案信息管理體系標準不一、規范管理工作發展不協調，使不動產登記檔案管理工作進行極不規范。多年來，不動產登記機關的職能過于分散，各部門采用不同的數據標準，不同的數據采集方式、精度要求等。每個部門的管理側重點不同，致使檔案信息資源不能共享、互通，不僅給利用者的查閱帶來了極大不便，而且對不動產檔案信息的完整性及保密性產生了不良的影響。因此，要對分散在各部門的不動產登記檔案進行整合，實現“三統一”：一是統一業務規范與技術標準。要求不動產登記檔案對涉及不動產物權的所有事項均做出真實、詳細、具體、明確的記載，并必須具有嚴格統一、規范適用的格式。二是統一實施信息化管理。在制定不動產信息管理基礎平臺建設總體方案時，將不動產登記檔案信息管理平臺列入建設總體規劃，上級部門應盡快出臺指導性文件，加快推進不動產登記檔案信息化建設。尤其應該利用好“物聯網”“大數據”“云計算”等技術，讓每卷實物檔案與不動產登記信息關聯，還可起到自動定位、自動統計、智能監管等作用，推廣利用移動通信終端，實現登記簿信息可自助查詢。三是統一實行集約化管理。有必要建設高標準的不動產登記檔案館，將整合分散在相關職能部門登記信息的按照統一的歸檔標準與管理系統進行規范化管理，推進不動產登記檔案規范化、標準化建設，實現信息共享。

二、檔案管理信息化必須堅持數字化管理

不動產檔案最初是采用傳統的紙質檔案，紙質檔案的保存受到多方面的影響，尤其對于內容價值較高的檔案，能夠確保檔案的完整、完好顯得尤為重要。另外，檔案要經常進行查閱，容易損壞或遺失，這也給檔案的保存和管理帶來很大的困擾。因此，要轉變不動產檔案的管理模式，利用現代信息化技術，如互聯網等對檔案信息進行采集、整合及儲存，實現檔案信息數字化、檔案信息網絡化及檔案信息一體化，加強不動產檔案管理信息化的推廣與應用。數字化不動產檔案管理指的是利用現代化的數字技術以及設備，即計算機網絡系統對不動產檔案信息進行收集、整理、存檔等，最終通過利用數字技術實現對不動產的檔案管理。在數字化檔案管理中，檔案信息多以電子檔案或者數字檔案的狀態被儲存或使用，在相關檔案信息的調用過程中，使用者必須借助計算機網絡系統進行信息檢索操作，而且借助數字化系統，檔案信息會更加全面，而且檔案管理工作會更加方便和高效。一是嚴格遵循檔案信息建設規定，確保信息真實準確。不動產檔案信息管理是一項非常嚴謹的工作，為了確保工作實施的有效性，也為了確保信息資源的可靠性，在檔案信息資源建設管理過程中，必須遵循國家的相關規定，根據相應的標準和程序進行嚴格操作，特別是工作人員在進行檔案收集和整理過程中，必須保證不動產檔案信息的完整、真實和準確。二是建立統一信息平臺，健全網絡風險防范機制。以不動產登記信息平臺為基礎，建立不動產檔案管理系統，實現“統一歸檔、統一監管、統一查詢與服務”等功能，同時嚴格保護數據，注重網絡風險防范。三是構建不動產登記檔案數據中心，實現信息化利用。充分利用信息化技術，為不動產登記檔案構建一個管理一體化、資源數字化、服務網絡化的數據中心，實現數據安全傳輸、充分共享，為社會提供多維的、一體化的信息服務。數字化不動產檔案管理利用發展平臺的搭建，是以數字化不動產檔案管理為基礎，通過建立數字化平臺，最終實現對數字化不動產檔案的科學管理。

三、檔案管理信息化必須堅持創新服務方式

在提高檔案管理信息化水平的同時，也要強化不動產檔案利用的服務意識，做到檔案管理為不動產登記檔案利用而服務。一是運用“互聯網+服務方式”。為貫徹落實國家關于推進“互聯網+政務服務”和開展信息惠民的要求，可以采取“互聯網+服務方式”，讓數據多跑路、群眾少跑腿。“互聯網+服務方式”，即查檔申請人通過網上申請，提交查閱不動產登記檔案所需的資料，網上申請系統自動將查檔申請信息提交到內部檔案管理系統，查檔工作人員獲取申請信息并開具不動產登記查詢證明，采用快遞到付的方式寄送給申請人。二是提供自助式查檔服務。即在行政服務中心、圖書館等人流密集的公共場所設置不動產登記檔案自助查檔終端設備，設備包括工控機、觸摸屏、打印機、身份證識別儀、攝像頭、揚聲器等，查檔申請者可在設備上刷身份證，設備自動檢測申請者的人臉并進行拍照，接著按照申請者要求提供檔案信息查詢服務，并打印查詢結果，自助完成檔案查閱利用的整個過程。三是為部門單位提供專門化服務。組織部門、紀檢監察部門等特定政府部門在人事調整、違紀跟蹤等工作中，需要查詢不動產登記檔案信息。為這些部門提供服務時，可以采取延伸查檔的服務方式，即通過電子政務內網，采取網絡安全準入、CA認證等安全措施，延伸不動產登記檔案管理系統接入范圍，方便這些部門查檔。民政部門、法院、銀行等單位在查詢權利人及家庭成員在行政區劃內有無房屋登記信息或房屋登記數量時，需要不動產登記檔案信息。為這些單位提供服務時，考慮到其所查閱的檔案數量龐大，可提供數據接口查詢方式。

四、檔案管理信息化必須堅持專業人才培養

在數字化時代，檔案管理更需要技術型人才。為了有效推動不動產登記檔案管理信息化建設工作的開展，不動產登記部門應重視專業技術人才的引入和培養。一是制定人才隊伍建設規劃。圍繞“培養、吸引、使用”三個環節，加強高素質檔案人才隊伍建設，培養和造就一大批有理想、有道德、掌握現代科學技術和現代管理知識的復合型人才和各類專門人才，推動檔案事業又好又快發展。二是加大專業人才的培養力度。采取“請進來”與“走出去”相結合、集中培訓與分類指導相結合、專家授課與個人自學相結合等培訓方式，提高檔案人員的綜合業務素質和專業技能。在相關檔案管理人員的培訓過程中，主要進行理論知識傳遞和實踐操作培訓，如理論知識包括計算機病毒的形成和傳播、必需供給數據庫系統的方式和途經等，實踐操作可以是檔案信息的正確存儲和錄入方式、檔案信息的正確訪問方式以及如何減少辦公計算機而降低信息泄露可能性的操作方式等。通過此類培訓，使檔案信息管理工作人員能夠更好地規范自己的行為，以維護不動產登記檔案信息的安全性。三是引進高素質的管理人才。為適應數字化檔案管理要求，重點引進掌握現代計算機網絡技術和檔案管理的人才，提高不動產登記檔案管理信息化管理水平。