知識管理在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用

文/江西昌河航空工業(yè)有限公司 李小春

在知識經(jīng)濟時代，知識因素參與經(jīng)濟活動的程度越來越高，在以提高競爭力為目的的經(jīng)濟活動中，知識取向愈加明顯。在此條件下，建立“知識型”企業(yè)和各類“知識型”組織是管理活動的客觀需求，并逐步成為社會的共識。就企業(yè)檔案管理而言，其發(fā)展只有適應(yīng)知識經(jīng)濟，融入知識管理中，才能充分發(fā)揮檔案信息的潛在價值，實現(xiàn)全方位效益。

一、檔案知識管理的必要性

（一）檔案知識管理是企業(yè)檔案工作發(fā)展的必然選擇。知識經(jīng)濟的顯著特征在于知識成為最重要的生產(chǎn)要素。企業(yè)知識管理的主要目標是管理顯性知識，發(fā)掘隱性知識，實現(xiàn)知識共享，鼓勵知識創(chuàng)新，實現(xiàn)知識的增值，從而提高組織的競爭力。傳統(tǒng)檔案管理在企業(yè)最大的價值是記載“歷史”，而知識經(jīng)濟時代檔案管理的最大價值是有效利用，促進企業(yè)提升效益。檔案中不僅蘊藏著大量顯性知識，對企業(yè)的科研生產(chǎn)、經(jīng)營管理等都有重要的作用。而且，也蘊藏著大量待開發(fā)挖掘的隱性知識。作為具有豐富知識資源的檔案，只有按照知識資源的管理過程，將它“應(yīng)用”到工作中，“創(chuàng)新”工作，實現(xiàn)知識創(chuàng)新和共享，才符合知識管理的規(guī)律，企業(yè)檔案工作才能“活”的更有意義。

（二）檔案知識管理將給企業(yè)帶來新的價值。知識管理通過系統(tǒng)管理知識資源來提高組織效率、創(chuàng)新能力和資本價值。檔案管理走向知識管理，對推動企業(yè)發(fā)展和科技創(chuàng)新極為重要，將帶給企業(yè)新的價值。加強檔案知識管理，把崗位經(jīng)驗、業(yè)務(wù)技能知識準確地應(yīng)用在工作崗位上，那么員工的學習效率、工作效率和企業(yè)的科研生產(chǎn)能力就會大大提高。另外，企業(yè)的知識與信息、決策的方法大都蘊藏在企業(yè)檔案知識中。如果按照知識管理的方法，及時把相關(guān)的知識信息配置在決策的各個環(huán)節(jié)，將極大提高決策質(zhì)量和決策效率，為企業(yè)的持續(xù)發(fā)展指明方向。

（三）檔案知識管理可以提升檔案智能化服務(wù)水平。提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案知識服務(wù)，實現(xiàn)檔案知識共享是檔案知識管理的最終目標，也是檔案部門與其他部門和外界聯(lián)系的紐帶。檔案知識智能化服務(wù)可以通過建設(shè)知識倉庫，提供知識導(dǎo)航、知識咨詢等方式實現(xiàn)。這種服務(wù)的方式將更容易實現(xiàn)，尤其在企業(yè)內(nèi)部，檔案知識管理作為整個知識服務(wù)子系統(tǒng)，可以將內(nèi)部原本各自封閉的信息孤島互相連接起來，有效提升了檔案智能化服務(wù)水平，從而實現(xiàn)知識的傳遞和共享，用自己的個性化知識服務(wù)滿足企業(yè)需求。

二、知識管理在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用策略

檔案知識管理涉及計算機科學、信息科學、管理科學和社會科學等綜合領(lǐng)域，是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，要聯(lián)合強有力的跨系統(tǒng)、跨專業(yè)的管理和技術(shù)部門，進行統(tǒng)一規(guī)劃、逐步推進。在實施工程中要統(tǒng)一思想，提高認識，重點加強以知識庫和知識流為對象的檔案業(yè)務(wù)管理、以知識生產(chǎn)和處理技術(shù)為支撐的檔案知識資源庫和系統(tǒng)平臺建設(shè)，以知識傳播和教育為目標的檔案宣傳培訓，充分實現(xiàn)知識服務(wù)和知識共享。

（一）提高對檔案知識管理的認識。隨著知識經(jīng)濟的到來，新事物、新技術(shù)及相關(guān)前沿理論的不斷滲透，要求為人們提供知識服務(wù)的平臺，這種對知識的需求給檔案工作開辟了新的天地。企業(yè)的管理者和檔案人員只有認識到檔案知識管理的必要性、重要性，建立檔案知識管理的認識和理念，對檔案知識管理達成共識，后續(xù)工作才能有條不紊地推進下去，收到良好的效果。

（二）加強以知識庫和知識流為對象的檔案業(yè)務(wù)管理。檔案知識管理不同于傳統(tǒng)的檔案文獻管理，它不僅管理本館擁有的實體資源，還要對隱含在各類檔案信息資源中的知識進行收集、加工、組織。在對傳統(tǒng)館藏檔案進行數(shù)字化加工和電子檔案自動采集的基礎(chǔ)上，通過建立檔案全文數(shù)據(jù)庫、多媒體檔案數(shù)據(jù)庫、各種專題數(shù)據(jù)庫等為內(nèi)容的知識倉庫，使檔案各類信息按一定的標準進行系統(tǒng)化集成，積累、保存信息和知識資產(chǎn)，加快知識流動，實現(xiàn)知識共享。這是實施檔案知識管理的基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)工作。

（三）建設(shè)以數(shù)字檔案館為基礎(chǔ)的檔案知識系統(tǒng)。知識管理和服務(wù)強調(diào)以通信技術(shù)和計算機技術(shù)為核心的多種高新技術(shù)的應(yīng)用，需要建設(shè)現(xiàn)代化的知識信息資源網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。為了實現(xiàn)知識在流動過程中的價值增值，不僅需要建立知識庫，還需要在檔案信息管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，固化與數(shù)字檔案館相關(guān)的各種業(yè)務(wù)和知識，開展包括知識采集、知識處理、知識存儲、知識共享、知識服務(wù)和知識評價在內(nèi)的技術(shù)支持系統(tǒng)建設(shè)，最終形成檔案知識管理體系，促進知識集成、知識生產(chǎn)、知識共享和知識創(chuàng)新，為用戶提供個性化知識服務(wù)。

（四）開展以知識傳播和教育為目標的檔案宣傳培訓。知識只有在使用中才能更好地創(chuàng)造價值，知識的共享和交流是知識管理的重要組成部分，基于知識管理的企業(yè)檔案管理需要向外拓展，開展一系列以知識傳播和教育為目標的宣傳培訓活動，促進知識傳播和交流，加快檔案知識管理的外化進程，促進全方位發(fā)展。

三、結(jié)束語

檔案知識管理要以促進、完善企業(yè)知識管理，實現(xiàn)檔案知識共享為總目標。通過統(tǒng)籌規(guī)劃，有步驟地進行，逐步將知識管理這種全新的管理理念與管理方法融入檔案工作領(lǐng)域，參與知識管理，實現(xiàn)企業(yè)檔案工作的創(chuàng)新，檔案工作才能跟上社會發(fā)展、企業(yè)發(fā)展的要求，才能實現(xiàn)檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展，為企業(yè)的發(fā)展發(fā)揮更大的作用。