新時代檔案資源開發與管理中存在的問題與對策

文/湖南城建職業技術學院 郭湘仁

伴隨著社會經濟的不斷發展，我們已經步入一個全新的時代。新時代，信息數據海量增長，信息化滲入各大行業領域，信息技術不斷擴大運用推廣。檔案是十分重要的信息資源，承載了社會歷史的發展與進步，是機關、組織乃至個人在工作中產生并保存的記錄、文件或者資料。在這樣的背景下，如何有效利用新時代的電子政務、檔案信息開發、檔案管理技術等，真正意義上推動對檔案資源的開發與管理，轉變成檔案管理的重要研究課題。由此可見，對新時代檔案資源開發與管理中存在的主要問題與對策開展研究，有著十分重要的現實意義。

一、檔案資源開發與管理的意義

檔案是社會信息資源必不可少的一部分，是見證、還原、記錄社會歷史發展的重要方式之一。對于該種重要的信息資源而言，倘若其未能得到有效的開發與管理，顯然是一種極大的浪費，將喪失保存的價值與意義；倘若檔案資源出現檢索、傳播不暢等，同樣會使得信息價值大打折扣。因此，信息資源應當側重于開發與管理，唯有得到有效的開發與管理，其價值方可得到有效體現及實現。新時代背景下，檔案資源的開發與管理尤為關鍵，檔案部門應當推進這項工作的有效創新，真正意義上滿足社會公眾對信息資源的需求，將各式各樣原始信息資源依托科學適用的信息處理技術，進行有效的開發與管理，為社會公眾提供優質信息服務。

二、新時代檔案資源開發與管理中存在的主要問題

新時代背景下，檔案資源開發與管理存在很多問題，且主要表現為：其一，創新理念不足。受傳統檔案資源管理模式影響，紙質文件的廣泛運用在很大程度上制約了檔案資源的開發與管理。因為傳統檔案資源管理模式不利于檔案資源的傳播，不論是時間層面還是空間層面均受到極大的限制，使得開發與管理效率不盡人意。再加上管理人員學識有限，不具備創新理念，缺乏對于檔案資源開發與管理的改革意識，也不利于檔案資源的共享。其二，對檔案資源價值認知不足。檔案資源信息化建設是檔案資源開發與管理的一個重要發展趨勢，是現階段實現檔案資源最大化開發的前提，應當提高重視度。然而在實際管理工作中，即便政府出臺了一系列法規政策，由于一些檔案管理人員對檔案價值認知不足，無法與檔案資源信息化建設保持一致步調，嚴重阻礙了檔案資源開發與管理向前發展。其三，檔案資源不足。大多數檔案部門存放空間有限，自身檔案收集與管理能力也有限，使得檔案資源嚴重不足。近年來，即便我國檔案部門推進了室館藏空間建設，文件管理規章制度也逐步完善。但現實操作中，檔案資源開發與管理依舊受限于檔案資源結構不完善、設施設備陳舊等因素的影響，難以開展。

三、新時代檔案資源開發與管理對策

新時代背景下，檔案部門應當緊緊跟隨時代前進步伐，不斷改革創新，加強對國內外檔案開發與管理成功經驗的學習借鑒，切實開展好檔案資源開發與管理工作。我們可從下述對策入手：

（一）樹立正確的檔案資源開發與管理理念。為了確保檔案資源開發與管理的順利進行，首先要樹立正確的檔案資源開發與管理理念，具體而言：其一，對過往工作進行全面歸納總結，找出過去檔案資源開發與管理中存在的不足之處，為后續相關工作的開展提供有力依據。其二，針對找出的不足之處尋根究源，找出檔案資源開發與管理理念中存在的問題。其三，樹立正確的檔案資源開發與管理理念，并開展檔案資源開發與管理的試推行工作。除此之外，還應注重對其他機關、單位、企業成功管理經驗的學習引入，促進檔案資源開發與管理的有序開展。

（二）推進檔案資源的優化整合。新時代背景下，為了開展好檔案資源開發與管理工作，應當推進檔案資源的優化整合，具體而言：其一，構建現代化的檔案資源管理模式。建起獨立的檔案資源管理中心，依托檔案資源管理中心實現對檔案資源的全面統一管理，并打造一站式服務平臺，提供搜索、查詢、利用等服務，確保檔案資源的充分共享，自源頭上提高檔案資源的有效利用。與此同時，注重與社會不同部門機構的橫向聯合，推進社會整體資源的優化整合，構建起科學健全的檔案資源數據庫，確保整個社會的檔案資源得到充分開發，還可設立及不斷完善檔案室網頁、微信公眾號、微博等，依托不同媒介向全社會發布實時準確的檔案資源目錄，為人們快速獲取自身需求信息創造有效便利。其二，檔案資源管理原本即是一個系統的社會整體，然而在新時代，檔案資源逐漸被分離成各個相互獨立的系統，該種分離是社會精細化發展的一大產物，對檔案資源開發與管理帶來了極大沖擊。為減少因檔案資源分離造成的檔案資源浪費，我們需要不斷加強社會不同活動主體相互間的有效聯系，推動檔案管理機構與不同活動主體之間的交流互動，這樣既能使檔案資源管理部門相互間保持彼此獨立，還能更好地為社會公眾提供服務，進一步促進檔案資源開發與管理工作的發展。其三，一方面，應當調節好檔案資源開發與管理和檔案資源保密相互間的關系，開發與管理和保密表面上看存在一定沖突，但實際上它們是可以共存的，只有當檔案資源開發以保密工作為前提，才能更好地推進檔案資源的開發與管理。所以做好檔案資源保密工作，并合理為受眾解密相關檔案資源信息，或公開相關社會發展需求的檔案資源信息，進一步促進檔案資源開發與管理的有序開展。另一方面，應當調節好繼承與創新相互間的關系，在檔案資源開發與管理過程中，尊重繼承，但始終將創新放在首要位置，借助創新方式方法，加強對檔案信息資源的采集、分析、歸納，進一步構建起科學完備的檔案資源管理系統，確保檔案資源的實時更新。

（三）增強社會公眾對檔案資源開發與管理的參與力度。新時代背景下，社會公眾的參與對檔案資源開發與管理而言至關重要。因此，我們應當增強社會公眾對檔案資源開發與管理的參與力度。其一，推進檔案資源與社會公眾日常生活的有效相融。要想調動起社會公眾參與檔案資源開發與管理的主觀能動性，需要加強對現有檔案資源的有效利用，從中提煉出相關特殊內容，然后對該部分內容進行有效編輯處理后，依托社會媒體傳輸給社會公眾，推進檔案資源與社會公眾日常生活的有效相融，使社會公眾對檔案資源產生濃厚興趣。其二，培育社會公眾檔案文化。社會公眾缺乏參與檔案資源開發與管理的興趣，很大一項原因在于社會公眾缺乏對檔案資源的有效認識，所以可依托培育社會公眾的檔案文化以不斷解決這一問題。不僅要加強檔案宣傳，檔案部門還應當加強與教育部門的有效合作，促進檔案資源與學生課堂的相互結合，豐富課堂內容。除此之外，檔案部門還可提供不同種類的檔案志愿服務崗位，鼓勵社會公眾通過參與檔案志愿活動，提高對檔案資源的認識，進而為檔案資源開發與管理提供社會層面的有力支持。

四、結束語

總而言之，伴隨時代的不斷發展進步，過去的檔案資源開發與管理方式方法已難以滿足新時代的發展需求。檔案資源開發與管理不僅是時代發展進步的需求，也是時代賦予人們的重要使命，還是檔案資源管理事業應對新時代不斷發展的重要舉措。所以，檔案部門應當不斷研究總結，提高對檔案資源開發與管理意義的有效認識，不斷對新時代檔案資源開發與管理中存在的主要問題進行深入剖析，樹立正確的檔案資源開發與管理理念，推進對檔案資源的優化整合，增強社會公眾對檔案資源開發與管理的參與力度等，積極促進檔案資源開發與管理工作的順利開展。