淺析檔案管理工作的重要性

文/白城市水利勘測設計院 王妍

檔案是在各項工作中逐漸積累形成的，負責管理檔案的工作人員在搜集資料、管理檔案以及服務的過程中，在滿足實際工作的基礎上，將公司發展與社會進程結合起來，堅持與時俱進，并在實際工作中不斷尋找規律、歸納經驗，完善管理體制和工作制度，以此來保證每一個環節的工作質量與效率，能夠最大限度地為公司出現的重大或重要決策提供值得借鑒的參考資料。在我國現代企業制度體系中，檔案管理工作對企業的蓬勃發展有著舉足輕重的影響。

一、檔案管理工作的重要性逐漸淡化

當前仍然有相當一部分人認為檔案管理工作無足輕重、可有可無，對其重要性還缺乏一定程度的了解。對于一些檔案管理工作人員而言，他們并沒有扎實的檔案管理方面的科學知識與理論知識，在工作當中缺乏應有的工作熱情和崇高的使命感，缺少優良的職業道德和樂于奉獻的敬業精神，再加上部分企業管理人員也對這一部分業務中的戰略作用和現實意義認識不足，未高度重視，直接導致檔案管理意識越來越淡化，管理過程中的失位與錯位愈發明顯，而要改變這一現狀無疑要從企業內部的領導高層著手改進，首先要重視企業檔案管理的一系列環節并對檔案管理工作重要性進行大力宣傳，使檔案管理“無用論”的觀念在公司中徹底鏟除，將檔案管理意識逐漸強化，檔案管理工作的氛圍也能夠大大改善與提升，避免企業由于不重視檔案管理工作而造成企業在上升與發展這個新舊更替的過程中遇到新的問題與障礙。

二、數字化時代檔案管理方式發生轉變

我們處在一個新型的數字化新媒體時代，許多事物包括檔案管理也不可避免受到了數字化的沖擊，如此一來，傳統的紙質檔案管理的存儲模式發生了一定程度的變化，其形式轉化成基于互聯網的計算機磁盤存儲的機器識別代碼，也就是我們現在廣泛應用的電子檔案；傳統的檔案管理的書寫操作模式從資料收集、整理到利用無不浪費大量的人力、物力、財力，不僅費時費力，也為重新修改與存檔帶來不小的困難。但是隨著數字化技術的應用，使得檔案管理模式與手段發生了翻天覆地的變化，管理流程與環節得到了相應的調整，減少了外界或人為原因對檔案造成的損壞，為檔案信息的安全“上了一把鎖”，也為檔案管理省去了不必要的成本。數字化檔案管理一方面使得信息檢索與查詢更便捷，另一方面也大大提升了檔案管理工作人員的工作效率和工作熱情。在20世紀，檔案生命周期理論是對檔案管理理論影響甚為深遠的一個理論，這一理論將檔案的收集到形成完整檔案的過程視為一個整體，而由于檔案的價值形態可以分為幾個不同的層次與階段，不同階段的檔案與服務對象、管理模式和保管場所之間具有不可分割的相應關系。檔案生命周期理論為檔案的管理奠定了理論基石，該理論深刻揭示了檔案運動階段的前后對應關系和相互影響，成為實現檔案管理一體化、操作高效化的重要理論依據。

三、傳統的檔案管理手段陳舊

現如今，科學技術更新換代的過程越來越短，知識結構與產業結構也發生了翻天覆地的變化，但是由于企業在管理手段、設備更新與技術創新方面始終無法與時代潮流保持一致，使得企業無法跟隨著時代與科技的洪流“順勢而上”。在檔案管理過程中，往往會發現檔案的數量龐大，收集與整理的周期也較長。目前，為了滿足項目龐大的管理需求，一般情況下檔案管理都是采用一臺計算機使用一套軟件的管理辦法，檔案利用與管理的方式往往難以適應檔案數字化進程的要求。檔案管理方式的“默守成規”，給檔案管理工作帶來不小的障礙，其中最主要的原因在于當前的檔案管理手段不能保持與時俱進，無法應對實際工作中存在的問題。造成檔案管理技術缺陷的原因有兩點：一是一些企業盡管購入了許多先進的檔案管理設備與機器，但是企業檔案管理人員對設備的操作缺乏足夠的經驗，導致先進設備沒有起到應有的作用。二是部分領導認為檔案管理工作無足輕重，對其重要性的認識不足，在資金投入方面沒有加大力度。三是上級領導不能正視檔案管理工作，缺乏足夠的重視，雖然有電子和網絡檔案，但是檔案還沒有上傳至網絡，還必須運用傳統的手工工作方式來進行。為此，當前的檔案管理系統需要為企業檔案管理提供歸檔模板、離線采集等多種功能，解決工程項目檔案管理的難題。

四、結束語

綜上所述，檔案管理工作的制度與模式還不夠成熟，科學化與規范化的檔案管理模式還需要進行大力改進。企業勢必要認識自身發展中存在的不足與缺陷，進行相應的調整措施。因此企業需要從檔案管理工作制度與模式上來一個“大翻新”，在順應時代潮流與需要的基礎之上，對不符合實際需要的制度與方式進行剔除，而保留相對完善的部分模式，做到“取其精華，去其糟粕”，讓企業的檔案管理的效率與質量并存。