檔案館的危機管理及優化路徑分析

文/云南省昭通市檔案館 陳銳

檔案館作為社會基本的檔案管理機構，而且也是對外開放的公共場所，其工作有著十分重要的意義。特別是隨著信息化的趨勢逐漸體現出來，我國檔案館工作的改革優化成為重要的核心課題，必須要追隨信息趨勢完善工作體系才能確保檔案管理工作的效率與質量，但是信息化的時代背景帶來了更大的機遇，也同時帶來了更大的危機，影響著管理安全，為此必須要思考危機管理策略，確保管理工作的革新。

一、檔案館實施危機管理的必要性分析

（一）從檔案形態分析。所謂檔案，主要是指人們在各類社會活動的過程中，直接形成的對活動內容、過程及最終結論的記錄。其主要的本質特性也是原始記錄性，是管理工作的依據，而隨著我國步入了信息化的時代，檔案形態的變化，也成為了必然趨勢，為了達成高效管理、環保管理的目標，檔案內容在逐漸向著虛擬化、數據化的方向轉變。這樣的轉變顯然給我國檔案館的檔案管理工作帶來了更大的機遇，但也同時帶來了更大的挑戰與問題，即是非實體檔案的管理危機。隨著檔案形態逐漸從實體形態向虛擬形態的不斷轉變，也更容易受到來自網絡環境不利因素的負面影響，進而影響到檔案管理安全。鑒于檔案的行政性，以及一定范圍內的機密性，如果以數據形式存在，一旦網絡風險出現，檔案資料被竊取、篡改的幾率就很大。而且檔案的版本獨一性及內容的典型性，會導致在受到破壞或是竊取后很難恢復，而且許多材料甚至關系到各個領域的整體發展，關系到國家整體的政治安全。所以在當前的虛擬化趨勢下，信息安全危機是最應當得到充分重視的主要問題。

（二）從檔案館所處社會環境分析。鑒于許多領域的檔案不僅數量越來越大，而且類型也愈發復雜，所以檔案維護的難度以及所要耗費的管理費用也越來越大，實體管理自然已經無法在當前的時代滿足實際管理需求。即便是在網絡環境當中落實檔案管理，鑒于我國網絡安全管理權限分級機制以及管理體系不夠完善，技術缺乏革新，所以自然更難達成實際的管理需求，會使檔案管理工作面臨更大的風險。

二、檔案危機潛伏期的常態管理

檔案危機的出現都有一定的原因與先兆，所以為確保檔案管理的可靠性，就必須要首先結合當前的趨勢，明確潛在風險，隨著時代的推進，信息技術在檔案館中得到更廣泛的普及，檔案館中可能引發檔案管理問題的誘因也越來越多。總結起來主要分為兩個大類：其一是非人為的風險誘因，其二是人為的風險誘因。要首先判定檔案的問題在于系統的缺陷，還是人為的竊取行為或是操作的失誤，明確判斷，才能更好做出應對。此外必須要合理針對檔案風險的級別進行明確，特別是在發現多項檔案風險存在時，要首先明確輕重緩急，才能避免混亂，更加有序地去處理風險，避免風險隱患演變成實際的問題。此外還必須要做好評估，找出風險的根源是十分重要的，在實際管理過程中，要對檔案館實體管理環境以及網絡管理環境進行嚴格監測，特別是針對網絡管理平臺環境，必須要運用不間斷監管系統進行監測，要積極利用預測性的技術去完成全面監管的目標，并作出更精準的預測，針對實際預測結果合理采取防范措施。此外，即便風險并未出現，為避免檔案管理出現重大風險，也必須要事先制定出具體且合理的危機事件應急預案，以確保檔案管理工作有章可循。要盡可能完善預案的內容，隨著預案的可靠性不斷提升，一旦實際中出現檔案管理問題，應急處理的時間也會更短，達成第一時間止損。此外還必須要進一步強化檔案工作人員的防范意識，要嚴謹開展風險管理培訓，并且不斷激發管理人員的專業意識，確保管理人員的整體素養提升，才能更好地依靠自身能力去維護檔案安全。

三、檔案危機發生期的應急管理

檔案館當中，檔案所包含的范圍是十分廣泛的，更有許多檔案，涉及重要的機密信息，所以一旦檔案管理工作出現危機，便很容易給檔案館帶來極其巨大的損失。為此我國檔案管理的相關部門以及所屬的各級政府單位，都必須要加大對危機應急管理工作的支持力度。在實際管理過程中，需要安排專業的相關人員隊伍，在管理工作出現危機時第一時間采取協助措施，相關人員必須要首先明確應急搶救工作的實際需要，了解應急管理的內容，其中主要包括檔案管理危機的確認與預估、檔案管理工作危機的應急預案的實際應用、檔案管理危機管理體系的建設以及應急技術的改革等等。簡而言之，最重要的核心，是檔案管理危機預警體系的完善。

四、檔案危機恢復期的后續管理

在檔案危機解決之后，檔案的恢復工作是最為重要的一環，這項工作的質量，直接影響著檔案館的功能體現。后續的恢復工作，主要包括以下幾點內容：其一是對檔案損失情況的統計、對檔案修復方案的訂立以及對檔案館危機處理概況的評估等。特別是在信息化的大環境下，檔案系統使用者的安全意識養成是至關重要的，是后續維護工作的一大要點。檔案館必須要首先對相關人員的信息素養進行培養，引入新的檔案管理系統，或是新增了系統功能，都必須在第一時間展開系統性的培訓，確保相關人員能夠嫻熟運用系統實現檔案危機管理，此外平日也要養成良好的用網習慣，才能避免檔案竊取、篡改等問題的出現，例如在啟用檔案管理系統前后，應當養成進行網絡環境安全檢測的習慣，而且在登出系統時，必須要事先注銷自身的賬戶，消除登錄用戶名及登錄密碼的記錄，才能避免被他人重復登錄。此外隨著檔案系統的服務模式愈發傾向多樣性，在檔案管理的信息系統當中隱藏的風險類型也越來越多。其一是檔案混亂導致的檔案丟失，即是說檔案依然存在于系統當中，但是卻因未設立明確的搜索路徑，或是建檔時的信息缺失，而導致難以搜尋。不僅如此，實體與信息化檔案的備份制度也是導致檔案風險的問題之一，因為只有借助備份系統，才能夠完成后期的檔案信息恢復重建工作?？紤]到這樣的問題，就必須要對檔案管理信息系統的分支及搜索路徑進行明確。針對不同類別、不同級別、不同環節的檔案，都要針對性的規劃系統區塊，以確保能夠通過系統分支及關鍵詞搜索等路徑精準找到檔案信息，這樣一來，在恢復階段，對檔案信息進行核對時，工作效率及精準性也會更高。備份系統的完善更是決定著在檔案風險出現后、丟失的、被竊取的、被篡改的檔案是否能夠找回，并且精準還原。因此必須要建立起智能化的檔案備份機制，并且允許設置檔案自動上傳備份的時限，隨著系統當中檔案備份機制的不斷完善，檔案管理的風險自然也會得到控制，避免問題與風險產生，進而維護檔案安全。后續維護管理策略，對于檔案館的整體信息安全性維護有著十分重要的意義，是不可忽略的。

五、結語

檔案館的管理工作，決定著各個領域的檔案信息安全，特別是在信息化的趨勢下，隨著檔案逐漸從實體化向著虛擬化發展，出現檔案管理危機的幾率也越來越高，為了避免檔案管理工作的效率及質量受到影響，必須要對危機管理體系進行優化，以確保達成工作目標，促進企業的發展。