關于辦公室安全管理工作特點的思考

文/中國石油集團渤海鉆探工程有限公司油氣合作開發分公司 王文琦

辦公室管理工作是一種有著較強綜合性的工作，而辦公室安全管理工作則也是其中很重要的一部分。對于企業和員工來說，都十分重要。所以，對于油氣開發服務類等專業性公司來說，要牢記辦公室安全管理工作這個重要的部分，培養員工牢固樹立安全意識，要讓他們時時刻刻注意安全問題，牢記時時、事事安全的原則。同時，樹立風險意識，識別業務風險也是十分重要的一個部分。它不僅僅可以有效防范一些安全風險，降低事故發生的概率，給人們安全保障，同時也是一種能力的培養。

一、培養員工牢固樹立安全意識

（一）幫助員工認識安全的重要性。很多時候人們不能或者不想做好一件事情，或許不是因為他沒有那個能力，而是他們并不理解這件事的重要性。如果幫助每個員工正確理解辦公室安全是為了誰——為他們自己，也為了他們的家人，為了公司的利益等等。那么他們在做這件事情上，便會多加思索，多注意一些在安全方面的問題，那么他們也勢必會更加有動力、有毅力堅持下去。為此，公司方面可以切合員工日常工作多舉辦一些具有實用性的安全培訓活動，幫助員工更加深入地了解安全的重要性，改變他們的思想、意識，從而達到一種良好的效果。

（二）培養員工的安全意識。對于部門員工來說，他們必須要有非常強的安全生產意識，要通過自己不斷的學習、工作、訓練、實踐、總結、理解——以此來提高自己的安全意識，并且能夠不斷地有意識培養自己這一點。因此，公司應該加強對員工的安全意識培養，從科長到普通員工，全部貫徹落實這一點，這樣大家一起努力，彼此鼓勵和提醒，就可以形成一種良好的安全意識范圍，可以更好地培育員工的安全意識。

二、樹立風險意識，識別業務風險

（一）辦公室安全生產的相關業務風險。辦公室往往存在著很多的安全隱患，比如說日常清潔、食堂管理等業務由于外雇人員薪水低、沒有系統培訓等原因，往往會使得存在一些較大的安全隱患。對于現代辦公室管理工作而言，這些安全隱患必須要得到及時的處理和重視，才能避免一些安全事故的發生。在處理文件和日常工作方面，要進一步落實保密責任，規范保密管理，特別重視涉密文件管理工作，堅決杜絕失泄密事件發生。嚴格執行《密碼工作管理制度》，嚴格印信安全管理，始終做到用印和開具介紹信有登記、有編號、有審批，不蓋違規章、不開違規信。加強文印管理，對印制的涉密文件材料做到不泄密、不傳播，并實行專柜回收和定點銷毀。在檔案管理方面，也應該加強內部管理，嚴格檔案利用程序，確保檔案實體在收集、整理、保管、利用各個環節的安全保密，管理類檔案盡量以數字化檔案或復制件代替原件利用。加強對電子檔案的保管和安全保密工作，電子檔案應實行異地（指不在同一地區）、異質備份，雙方應簽訂重要檔案異地備份協議書，明確雙方的責任和義務。在交通安全方面，以“四條紅線”管理為抓手，以基層車隊HSE建設為工作著力點，強化行車許可管理及安全教育，培育駕駛員安全駕駛習慣，進一步加大路查抽查及違章處罰力度，并將交通安全管理向8小時外延伸，加強私家車輛管理，不斷提高全員交通安全意識，確保公司實現交通安全形勢穩定的目標。

（二）辦公室經營的相關風險。由于辦公室工作極具綜合性，所以很多時候，公司的管理人員沒有辦法面面俱到，這個時候就難免會存在一些安全隱患。比如說，在會議管理方面，應嚴格會議審批制度，嚴控會議數量、規模和規格，壓縮會議費用支出，精簡辦會、節儉辦會，切實實現會議活動提質減量。加強會議管理，會前充分醞釀，會中高效決策，會后督辦落實，減少會議費。在業務接待方面，應嚴格落實中央“八項規定”精神和渤海鉆探公司相關要求，嚴格執行公務接待管理辦法，進一步規范業務招待支出。完善工作流程和服務標準，強化超前服務、細致服務。要按照清正廉潔的規定、節支降耗的標準不斷強化接待服務軟實力，在服務硬件、服務成本支出上量尺子，在服務細節、服務創新上上水平。

三、思考：要多多激勵員工

雖然說已經了解了辦公室工作的特點，但是實施起來卻未必有想象的那么簡單，因為人往往是有惰性的，這也是很多公司的一些思想不能完全地貫徹下去、員工不能很好地執行的原因。為了避免這方面的短板，公司不能忽視的一點是要多多激勵員工去學習，自主培養辦公室安全管理工作方面的意識，只有這樣，才能戰勝惰性，幫助公司更好地向員工貫徹辦公室安全管理工作思想，也能更好地為公司發展謀福利。

四、結論

對于其中的辦公室安全管理工作，人們應當了解如何將這部分工作做好，其中的具體步驟和工作特點都應理解。尤其是要了解其中的特點——包括培養員工牢固樹立安全意識、樹立風險意識，識別業務風險等。與此同時，公司應當激勵員工去積極參與這方面的實踐，再好的想法都需要行動來支撐，而激勵是讓員工積極行動起來的最好方法。只有這樣，才能為公司的未來謀求更美好的前景。