地質檔案管理利用及信息化探討

文/河北省地礦局第四水文工程地質大隊 楊海波 孫樹峰

隨著社會的不斷發展和進步，我國的地質檔案管理漸漸走向信息化，這樣的趨勢已經越來越明顯。可是與此同時，在這樣的發展趨勢之下，也出現了許多的問題。一方面，檔案信息化的建設更新換代太快。另一方面，檔案信息化建設的關聯性太高，而且一旦啟動檔案信息化管理，就在某種程度上涉及對人才的引進以及在科學技術上的不斷創新等問題，所以，當務之急是解決好這些問題。

一、地質檔案信息化的基本含義

檔案部門對于國家的一些地質資料用電子信息的方式，錄入到國家的電子檔案當中。這樣的信息化建設，在一定程度上會大大提高相關工作內容的效率。

二、地質檔案信息化及利用過程中存在的問題

（一）檔案管理軟件實用性有缺陷。首先，當前我們國家的檔案管理信息化建設迫在眉睫，所以有很多檔案管理軟件應運而生。但是，在許多檔案管理軟件當中，由于不同的檔案管理部門使用的計算機模型在規格、型號以及版本上的不同，在實際使用過程當中，出現了地質檔案信息錄入效率低，甚至很多檔案不能進行錄入等問題，在實用性上存在著很大的問題。而且，這些檔案管理軟件沒有一個合適的平臺，在通用性上也存在著問題。

（二）檔案管理的規范性有缺陷。首先，在絕大部分地質檔案管理部門，對于地質檔案的管理沒有一定的標準，這在很大程度上嚴重影響了檔案管理的規范性。由于檔案管理的等級不同，相應的規范發展以及服務的要求也會有所不同，而且有關單位對于地質檔案信息之間的交流非常少，所以就導致文件的共享性不強，這樣有一些單位就沒有辦法得到持續更新的信息資源，就會使得地質檔案信息管理沒有一個統一的標準，大大阻礙了地質檔案信息化管理工作的進程。

（三）檔案管理的人才匱乏。眾所周知，數字信息資源的加工是我們地質檔案管理的重要內容，所以對于數字資源加工平臺進行建立，是地質檔案管理員非常重要的戰略性活動，因為相關工作人員要對各個數字資源進行相互融合，相互重組，還有對他們重新進行分類，最后再使他們形成了一個新的結合體，所以這就需要工作人員，對于地質檔案數字化管理的專業知識，熟練掌握到一定程度，但目前我國地質檔案數字化管理人才依然很匱乏，很多概念都混淆不清，這在一定程度上影響了我國地質檔案信息化的發展進程。

三、地質檔案信息化及利用過程中的解決對策

（一）提高檔案管理軟件的實用性。首先有關單位在對于檔案管理軟件開發的時候，要多注意它的實用性，首先要考慮，地質檔案管理部門所使用的計算機模型是否相同，如果計算機模型不同，那么要想辦法讓它們在使用的過程當中，即便有不同規格，不同的軟件開發系統也能夠有一定的實用性，簡單來說，就是讓不同規格，不同開發系統的計算機模型在一定程度上能夠相互融合，讓它們在一定程度上可以通用，這樣能夠顯著提高地質檔案管理的錄入進程，提高有關單位的工作效率。可以有效解決很多地質檔案不能錄入的問題，在一定程度上提高地質檔案信息錄入的效率。所以，如果有一個合適的平臺，讓這些檔案信息管理軟件可以相互通用，就能夠在某種程度上解決檔案管理軟件在使用上的問題。

（二）提高檔案管理的規范性。首先我們要明確一個概念，就是檔案信息管理具有一定規范性的含義，是檔案信息資源共享的一個過程，有關單位會通過基本文件的指示對信息管理過程當中可能涉及的細節進行規范化和標準化，使得檔案信息管理有一定的標準。還有就是，要想實現檔案信息的資源共享，那么我們就要在一定程度上把隱藏在文件當中的檔案信息隱含價值尋找出來，使得這些隱含信息價值達到最大，這樣在某種程度上，檔案信息資源的隱含價值就會成為我們在無形之中積累的財富。而且我們都知道，地質檔案信息一般都是由有關單位的技術部門來進行應用的，而且技術部門在一定程度上是一個有著非常統一的科學標準的部門，所以我們要確保他們的工作與檔案信息進行有效的結合，與此同時，要求我們在檔案信息方面進行規范化，這樣才能夠使他們的工作效果達到最佳。

（三）大力培養檔案信息管理的人才。對于數字信息資源的加工是地質檔案信息管理的核心內容，所以在我們國家，對于信息資源加工方面人才的要求也是非常高的，所以相關單位一定要重視在這方面的人才，還要對這方面的人才進行培養，在一定程度上，相關單位可以定期選擇平時表現積極的人，對他們進行定期培訓，并且經過一定時間的學習，還要對他們的學習內容進行考核，這樣不但能夠加深相關工作人員對于檔案信息管理的理解，也能夠在一定程度上幫助他們熟練自己平時的業務技能，這樣可以有效緩解國內檔案信息管理人才匱乏的現象。

四、結束語

隨著我國經濟和科技的快速發展，地質檔案信息化的趨勢越來越明顯，要想使得地質檔案信息化在實踐的過程當中越來越順利，那么我們就要加強這方面人才的培養，使得檔案信息管理具有一定的標準，而且在相關軟件的開發上還要注重檔案管理軟件的的實用性。一方面，這樣能夠響應國家與時俱進的號召；另一方面，也能夠提升相關單位的工作效率。