淺談如何加強事業單位檔案信息化建設

文/山東省鄄城縣人力資源和社會保障局 譚存民

一、當前事業單位檔案管理現狀

（一）檔案保管儲存不力。目前，事業單位仍普遍沿用傳統檔案管理方式，執行紙質檔案的存儲管理，由于紙質檔案極易受所處環境的影響，而檔案保存又不注意環境選擇，導致檔案在潮濕環境下會產生發霉現象。同時部分檔案年代久遠很少翻動，很容易造成蛀蟲的生長，導致紙質檔案被蛀蟲啃食變得殘缺不全，造成檔案內容的損毀，影響到單位重要信息。而事業單位對于檔案的需求量很大，部分工作人員在查找檔案中不注重對于紙張的保護，部分紙張保存過程中出現老化脆弱，一旦用力翻頁就會導致紙張出現破損，造成檔案資料內容殘缺，影響到事業單位的重要工作。

（二）檔案查詢工作強度大、費時長。由于部分事業單位使用傳統紙質檔案，當進行檔案查詢與借閱工作時要由工作人員事先提出檔案查閱調度的申請，經上級部門批準后方可由管理人員幫忙尋找。往往等待檔案查閱調度的申請批準就要耗費大量時間，再加上檔案管理人員要在成千上萬的檔案館中尋找到所需要的檔案，導致檔案獲取到已經是幾天之后的事了，嚴重影響了工作效率。且紙質檔案借閱到工作人員的手中難免有不同程度的損壞，同一檔案經多人借閱在翻頁的過程中也會使檔案老化，導致頁面脫落、字跡不清、磨損等問題發生，檔案也就難以長久保存。

（三）檔案管理工作人員缺乏專業素質。一些事業單位由于發展規模與經費的限制，對于檔案管理人員缺乏必要的上崗考核與培訓，導致檔案管理人員并沒有明確了解其日常工作的任務與具體注意事項，僅僅掌握最基本的信息錄入工作，還難以保證信息的準確度，缺乏系統專業的檔案管理方式。同時，部分檔案管理工作人員進行檔案分類時無法做到細化，工作效率難以提高，對于計算機專業操作技術并不擅長，導致實際工作起來任務完成效率低、質量差，遇到問題時無法有效反饋給上級部門進行解決，嚴重影響到事業單位的檔案信息化工作發展進程。

二、加強事業單位檔案信息化建設的措施

（一）健全檔案信息化建設體系制度。檔案管理工作作為事業單位的基本工作之一，關系到事業單位許多正常工作能否順利進行，因此必須要完善檔案管理工作，健全檔案信息化建設的體系制度，為更好實現檔案高效管理提供保障。制度層面的約束是保障檔案管理信息化建設的前提，只有在原有體制基礎上進行改革優化，完善現代信息化檔案管理與傳統檔案管理的融合，才能夠真正為實際執行工作提供理論依據。

（二）完善檔案信息化安全監督制度。在執行事業單位檔案信息化建設的過程中，要重點關注檔案信息的安全問題，保證其在嚴格的監管與監督機制下順利進行。首先要設置檔案讀取的訪問限制，將事業單位工作人員的身份信息錄入檔案信息系統中，對于不明身份的外部訪問者要統一進行攔截并核對其IP地址與身份，務必做好檔案信息的保密工作。其次要注意內部工作人員的訪問，將每一個訪問者的身份、時間、檔案讀取與操作處理都進行記錄并上傳，避免部分領導或工作人員借用職務之便隨意篡改或泄露他人的信息與重要檔案內容，杜絕不法行為與私自牟利行為的發生。最后，要做好檔案信息化管理工作的對應監督工作，讓管理人員處于有力監督下，既能起到制約規范作用，還能夠提高檔案管理人員的工作效率，實現檔案信息化系統的高效運轉。

（三）培養檔案管理人員的綜合素質。檔案信息化管理縱然仰仗著計算機電子設備提供的便捷優勢，但歸根結底離不開檔案管理工作人員的實際執行，因此切實提高檔案管理人員的綜合素質是重點內容。首先，事業單位對檔案管理人員要進行統一的入職培訓，通過專業考核合格后方可錄用，保證業務技能符合崗位要求。其次，要針對現有工作人員定期舉辦講座與培訓課程，組織檔案管理人員進行信息化學習，用科學的知識方法提高自身能力，擁有熟練使用計算機軟件的操作技能，能夠順應信息化時代的發展需要。最后，要培養工作人員的思想政治覺悟，擁有事業單位工作人員應該具備的政治文化素養，提高日常管理工作中的服務意識、優化服務水平，更好地為檔案事業貢獻力量。

（四）推行新型檔案數字化管理模式。檔案數字化是一種新的管理模式，以電腦存儲為主，是把紙質文檔用掃描儀、照相機、錄像機等設備數字化轉換，再存儲到電腦中，通過電腦掃描、分類、整合、修正的零散數字化文檔轉換為一個整體完善的數字化檔案庫，還要對它進行錄入全宗號、年份、目錄、卷宗號等的編寫，以便日后搜索查找和及時利用。通過新型檔案數字化管理模式的推行與實施，能夠在傳統檔案管理的基礎上實現更好的整合優化，建立龐大又精細的數據庫，用便捷的服務減少了工作人員檔案查找的時間，提高事業單位工作效率。

三、結論

在當前信息化時代的迅猛發展局勢下，事業單位應立足于當前局勢針對傳統檔案管理工作進行優化與升級，將信息化服務體系應用到檔案管理建設當中，實現檔案的信息化、網絡化、數字化，從而更好地為事業單位管理貢獻力量。